西安车辆厂深入应用用友ERP

    一、现状
　　
    西安车辆厂的主要经营范围是制造铁路罐车、进行客车和货车的修理，这两种业务的成本构成主要是原材料耗用，因此对材料成本的控制是西安车辆厂成本管理的关键。在材料中，钢材的比重占到60%左右，近年来，钢材的价格变动频繁，且变动幅度也比较大，很难确定出较为合理的计划价。在计划价和实际价间的差异总是存在并且数额巨大时，采用计划价进行材料的发出和结存的核算对于管理已经很不合适。西安车辆厂每年的采购资金有5个亿以上，其中钢材类的采购资金占有3个亿左右，差异占到采购资金总数的20%，也就是有一个亿左右的差异要采用综合差异率进行分摊，其成本的准确性和对管理的意义可想而知。西安车辆厂的领导早就意识到这个问题，但在手工核算方式下，对上千种材料都采用实际价法核算很不现实，因此，迟迟未对存货的价格核算政策做调整。
　　
    那么就企业管理来讲采用计划价核算和采用实际价核算有什么不同呢？在我国企业存货管理实践中哪一种方法更合适呢？
　　
    目前，在我国大型国有企业，存货的计价方式大多数都采用计划价法。采用计划价法的原因很多：
　　
    一是计划经济的延续，在计划经济体制下，商品的价格受政府影响很大，一般只在政府决定调整某种商品的价格时，价格才会变动，一种价格可以几年不变。同时企业生产的产品构造也很少变化，因此，使用计划价法进行存货发出成本计量既简化核算又有利于考核部门业绩，被多数企业所采用。
　　
    二是大型国有企业的物料品种多，收发频繁，在没有先进的管理工具和核算手段的情况下，采用实际成本法工作量大，而且也很难核算准确，管理的成本太高而得到的效果不理想，故多数企业在新形势下仍采用计划价法对存货发出和结存进行计量。
　　采用计划价法进行存货成本计量，在计划经济时代有利于企业对物的管理，简化会计工作，平时只需记录存货的收、发、存数量，要了解存货收发存的价值，只需用数量乘以计划价即可。所以，在我国的大多数企业里，都有完整的计划价格体系，定额指标，这套体系的基础就是计划价法核算，比如材料费消耗指标的价格就是该种材料的计划价，机物料消耗指标的价格是机物料的计划价，半成品消耗是按半成品的计划价计算的等等。由此，我们可以这样认为，计划价法核算不仅仅是一种存货发出时成本确认方法，在我国的企业实践中，同时也把它作为一种成本控制方法在应用。
　　
    改革开放以来，市场在企业的经营过程中越来越发挥着重要作用，没有一个企业可以忽视市场的变化。市场经济条件下，价格是受市场调节的，价格波动频繁，有些商品的价格波动幅度还会非常大。市场需求是多样的，再也不会有一种产品可以30年不变的生产，企业要时常根据市场的需要调整产品结构。多变的市场，多变的经营方式，不变的计划价格体系是越来越难以适应了。
　　
    采用计划价核算时，虽然可以进行计划价调整来适应市场价格的变动，但是在实践中存在以下几种情况使得调整的可行性不高：
　　一是企业在采用计划价进行会计处理时，大多数对差异的分摊是通过计算分类综合差异率在存货发出与存货结存间分配，这样会抹杀每种存货的真实差异，按照综合差异率调整后的存货成本，已经掩盖了存货的真实成本，长期这样积累下去，进行计划价的调整就没有准确的依据。或是采用最近一次采购价（实际生产成本）进行调整，或是采用最近一段时间的平均采购单价（实际生产成本）进行调整，但在价格波动频繁的市场环境下，该调整并不能被证明是最合理的价格。
　　
    二是频繁调整计划价，采用计划价法进行核算也就失去了它本身的意义。计划价调整需要调整存货发出成本、存货结存总金额，是采用追溯调整还是未来适用？不同的处理势必带来不同的结果。当调整面比较大时，统计调整影响额工作量也相当大。
　　
    三是从历史可比性来讲，调整计划价会使得成本、存货方面的数据比较尤其是历史同期的比较都不存在可比性。
　　
    西安车辆厂是一个传统的国有大型工业制造企业，计划价在管理中起着重要的作用，它是材料发出成本确认的依据，是车间成本考核的计算基础。车辆厂有一套完整的计划价格体系，计划价在企业管理中深入人心。

    二、改变
　　
    2002年5月，西安车辆厂在开始规划使用用友ERP-U8时，和其他企业一样，坚持使用手工时非常熟悉的计划价法进行材料的核算。在使用过程中，大家发现在用友ERP-U8中可以很方便计算出每一种材料的差异，依照手工习惯计算分类综合差异率时，每种材料的真实差异已反映不出来了，从而也就掩盖了材料的真实成本。既然系统能够及时方便的处理每种材料的个别差异，那么采用实际价对存货进行核算工作量大汇总统计困难问题也就迎刃而解，西安车辆厂领导便觉得将现行的计划价法改为实际价法对材料进行管理的时机已经成熟。采用实际价后，可以随时了解存货的结存成本情况，而且能使计算的平均单位成本以及发出和结存的存货成本都比较客观，提供的成本数据将更加准确和有管理意义。
　　
    2002年末，西安车辆厂财务处牟处长便和用友实施顾问讨论了这种想法的可行性，经过几次讨论和数据测试，确定了将计划价改为移动平均法的方案，同时保留原存货计划价，该计划价不再是一种会计核算方法，而是成本控制依据，日常的实际价为计划价的定期调整提供依据，保证成本控制标准不会脱离实际。
　　
    为了使移动平均法计算的存货成本更及时和真实，要求系统能够在每一次存货入库时就进行存货单位成本的计算，也就是说，当存货入库时必须进行单据记帐，与前结存数量、金额进行计算，得到最新的结存单位成本，之后的存货出库成本就依此单位成本计算。从理论上讲，使用移动平均法就应该照此计算，但在企业运行的实践角度看来，存在以下几个问题：
　　
    一是材料采购存在货到票未到情形，货到时若不进行记帐，会出现帐面上的负出库，预估的出库成本会与实际成本存在较大差异；若进行记帐，入库单位成本只能是暂估成本价，结算成本和暂估成本之间的差异如何处理？如果当月结算比较容易处理，隔月怎么处理？
　　
    二是存在半成品生产和入库，在月中成本未计算出来前，入库是没有成本的，那么相应的半成品领用就没有准确的出库成本。领用半成品的发出成本怎么计算？
　　
    三是项目费用计划和部门计划在没有计划价时用什么价格，会不会出现差异较大而产生的控制过严或指标过松现象？
　　面对这些现实的问题，西安车辆厂财务处的牟处长和用友顾问在实施前一起探讨了各种可能碰到的问题和协商解决办法，最终拿出了可行的方案。具体应用如下：
　　
    当材料采购入库时，主要原材料的采购依据采购合同约定，原本的目的是通过对合同的评审实现对材料购进价格进行控制，这样也保证了存货到货入库时单价是合同约定单价，取得发票时价格不会有太大差异，差异可以控制在1‰内。所以采购入库单在验收入库时系统就会自动进行单据记帐和移动平均价的计算，材料领用在确认出库时系统会自动计算出截止目前的实际结存单价，以此作为出库成本。没有合同的采购，要求尽量在入库时能确认价格。当月能结算的，其差异部分加原暂估价格按入库时结存情况重新计算结存单价，但已出库的出库成本不再更改，只影响以后的出库成本确认；以后月结算的，采用单到补差的暂估处理方式，将差异汇总为费用处理。
　　
    考虑到成本计算的滞后，对半成品仍采用计划价核算。
　　
    对于计划中的价格确认方式，采用原计划价进行计算，此时的计划价是进行成本费用控制的价格因素，其调整完全属于内部管理控制的范围，不涉及报表调整等会计处理问题，根据前一段时间的平均单价进行调整，与实际价之间的差异更小，尽可能的接近企业现实的成本水平。
　　
    确定了应用方案，真正实现起来有很大的难度。首先，西安车辆厂的业务量特别大，整个ERP系统在工作日是不能停止运行的；其次，将计划价改变为移动平均法核算时，需要对原有数据进行调整，如原有的材料成本差异就需要分摊到每一存货的结存成本中，等等。
　　
    西安车辆厂的项目组和用友陕西分公司的顾问在2002年底做了充分的准备工作，在2003年元旦放假期间做好了所有调整工作，保障了系统的平稳过渡。2003年元月6日，是西安车辆厂2003年第一天上班，各业务环节的系统使用者在调整后的系统中操作，一切仍然在紧张有序的运行，大家似乎没有感觉到有什么变化。只有项目组的人知道，为了充分发挥软件的管理效果和大家的这种感觉，整个项目组和用友的实施顾问付出了怎样的努力。

    三、效果
　　
    经过这一个月业务的完整应用，西安车辆厂上下都感觉到了变化。对操作人员来讲，对变化更有体会的是月末处理时间更短，再也不需要等到存货差异计算出来再算半成品成本，半成品成本计算出来再算半成品差异，差异分摊后再算成品成本。原来在计划价法核算时，系统需要对所有交易数据（近10万条纪录）集中进行记账，进行差异分摊，等待……现在采用移动平均法时，每一张出入库单据在确认时由系统自动进行了记帐，并且省掉了差异分摊的过程，期末处理由原来的8小时缩短为不到两小时。月末成本计算由过去的4-5天缩短到2天左右。
　　
    车间领导通过ERP系统，可以及时的掌握本车间实际发生的材料成本，实现成本的事中控制，因为实际成本的计算不再需要差异分摊这一步骤，领料单的单价直接反映了该存货成本的实际水平。厂领导在查询某种产品材料发生成本时，随时都可以在系统中汇总出某令号产品截止目前材料消耗的水平，迅速对经营活动做出决策。

   【评述】：

   企业的信息化建设之路是漫长的，随着管理软件的使用，用户的认识在不断改变。管理软件的实施不可能一蹴而就，帮助用户成长，在用户发展的不同阶段给予不同的服务才是真正的用户的朋友。

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