徐州烟草/用友ERP-NC应用经典案例

   烟草行业是我国为了提高烟草制品质量，维护消费者利益，保证国家财政收入，对烟草制品实行专卖管理的较特殊行业。国家烟草专卖局对烟草专卖品的生产、销售、进出口贸易及对外经济技术合作业务依据《中华人民共和国烟草专卖法》实行专卖管理。卷烟流通环节的批发、零售、运输实行许可证制度。

　　随着我国加入WTO，烟草制品关税减让、配额和许可证管制放松乃至取消，国外卷烟大量涌入我国市场将不可避免。徐州市烟草专卖局（分公司）以市场为导向，以规范为基础，按照国家烟草专卖局的总体要求和江苏省烟草专卖局提出销售网络建设目标，实行了"访送分离、专销结合、四化运作、科学管理"运行模式，以大访销大配送为突破口，以信息化建设为支撑，以机制创新为动力，以优质服务为手段，以零售连锁拓展外延，在"高起点建设、高水平运作、高质量服务"上下功夫，加快城网建设步伐。徐州烟草2001年选用用友ERP-NC系统，经过全体干部职工共同努力，在公司本级顺利实现了"大访销大配送"配送模式。2001年累计销售卷烟23.1272万箱，实现税利2.3493亿元，利润1.7876亿元，同比分别增长121%和144%，其中，分公司本级销售卷烟4.78万箱，实现税利7100万元，利润5400万元，同比分别增长141%和138%。

　　徐州烟草信息化原状

　　在2001年10月以前，徐州烟草公司销售业务模式是在徐州市区设立14个卷烟批发部，实行店面批发销售。在批发部、财务部门和专卖部门、信息中心各自使用省烟草公司推荐使用的软件或委托开发的软件。由于缺乏整体规划，导致信息割裂，公司领导不能全面、正确、及时地掌握公司本部、批发部以及下属区县烟草公司的库存情况；由于缺乏集中式管理信息系统的手段，卷烟商品价格仍用发文传真方式下达，商品价格不能有效执行；由于经营管理和财务管理出现信息孤岛，企业不能全面、及时掌握各部门各业务员的销售业绩、毛利分析；财务上不能实时监控本级公司以及下属区县公司的资金运作、物流运转等情况。这些情况说明，原系统已不能适应国家局提出的"全面访销、全面配送、访送分离、专销结合"的管理目标。

　　信息化建设目标

　　徐州烟草公司立足于长远，经过公开招标，选用了用友ERP-NC管理软件，以促进公司信息化建设全面升级，促进公司专卖经营管理全面升级。徐州烟草公司提出企业全面信息化应用应达到的目标是：

　　1、建立一个具有现代物流管理思想的，支持烟草行业系统内B TO B运作模式的信息管理平台。

　　2、建立一个实用、先进、科学、高效的，集营销管理、专卖管理（客户关系管理）、财务管理三位一体的，以工作流协同商务为手段的企业管理平台。

　　3、利用先进的信息技术，全面提高员工素质、密切卷烟零售户关系，提升企业管理水平，增加经济效益。

　　4、全方位提升徐州地区烟草流通企业的核心竞争力和抗风险能力，迎接市场竞争带来的挑战。

　　具体目标为：

　　1）、运用物流管理信息系统，实现卷烟销售"访销配送"管理模式，支持多点分销，集中配送的业务模式，实现商流、物流、资金流中的信息流高度集成；

　　2）、使用POS机访销系统，及时掌握客户的商品库存情况、商品销售情况，做好客户的访销、配送服务，密切客户关系。

　　3）、运用集中式信息管理手段统一全地市各烟草公司的卷烟批发价格；

　　4）、动态掌握企业本部、各批发网点的商品库存情况，统筹安排商品库存，有效降低运营成本。

　　5）、动态掌握每一笔业务发生的销售成本、毛利情况，及时了解各部门、各业务员销售业绩。

　　6）、密切供应商关系，为供应商提供卷烟产品销售、库存信息服务，为供应商创造价值；

　　7）、对辖区内零售户实行户籍化管理，可以根据零售户守法程度、经营情况进行科学评价与分类；针对不同的零售户分类,制定不同的商品品种、商品数量访销限量政策；

　　8）、借助电子地图，辅助制定零售户访销、配送线路;辅助批发网点、零售户分布的合理布局；

　　9）、规范办案程序，及时了解和掌握违规案件的执行、处理情况；

　　10）、实现专卖案件档案电子化管理，对物品暂扣、罚没、返还、移交、销毁以及专卖案件查处各环节的记录数据进行计算机归档记录；

　　11）、通过执法人员的案件处理纪录，对专卖执法人员进行业绩考核；

　　12）、加强市局烟草公司对区县烟草公司的监控职能，提供对区、县烟草公司的商品采购、销售经营活动、库存状况、财务资金运作状况、专卖执法情况进行实时查询与监控，为公司提供科学决策依据。

　　信息化建设方案

　　１、实施前的准备工作

　　在项目合同鉴定前，用友软件公司派出应用专家对用户需求、系统目标进行了调研分析，并向用户提交了应用解决方案，讨论了项目实施潜在的各种风险，通过沟通交流取得了用户的信任。合同签订后用友公司再次派需求分析人员对用户的具体要求进行分析，比较现有软件上与用户管理上的具体差异，向用户提交了系统概要需求说明书，并得到用户方的签字确认。用友实施顾问本着"总体规划、分步实施、重点突破、效益驱动"的原则，根据用户需求制定了较为详细的实施计划。

　　之后，双方按照实施计划，成立了由北京用友实施顾问、用友华东区实施专家和徐州烟草三方人员共同组成的项目工作组，制定了《项目实施建议书》，明确项目组每个成员的作用、工作内容与职责，对实施策略和实施方法以及"里程碑"阶段验收等达成了共识，并对实施过程做出了经费预算。

　　在硬件设备安装的同时，用友实施人员对烟草公司管理层有关人员随即进行了现代企业管理思想与物流管理改造方面的理论培训，在软件安装到位后，对具体岗位作业人员进行了软件的功能及其操作使用技能培训，并派出专人轮流对各岗位操作员进行在岗操作指导。

　　·计算机硬件方案

　　徐州烟草公司下辖6县1区烟草公司，其中市烟草公司与物流中心仓库分别在一个市区的不同地方。徐州烟草公司要求各烟草公司的财务数据、营销数据、专卖管理数据必须在市公司集中管理。考虑到各烟草公司数据录入、查询的工作效率等问题，我们采用应用服务器分别放在各区县烟草公司，数据服务器集中放在市公司的硬件配置方案。考虑到市公司物流配送中心日常单据处理的数据量和处理效率问题，以及采用用友客户/服务器（C/S）结构的物流管理应用软件，我们建议用户在物流中心配置一台访销、配送应用、数据服务器，集中处理访销、配送业务数据。

　　徐州烟草信息中心按照"协同商务、集中管理"的要求，铺设了烟草公司到电信局的光纤电缆，从市烟草公司到各区县烟草公司铺设了2M DDN专线，从市烟草公司到物流中心仓库、从在物流中心与各访销部之间配置DDN专线7条，在局长（经理）室、财务、业务、专卖管理、统计等  各科室都配置了计算机。

　　网络硬件配置，如图2所示：　　

　　图2-网络硬件配置图

　　·物流人员设备方案

　　徐州烟草方面则按照现代物流管理要求，分别在公司本级和各区县烟草公司设立了访销管理中心和物流配送中心，对各烟草公司仓库进行了改造，将公司本级两层楼式的大仓库分为两大区域：二楼为卷烟储藏区域（公司仓库），商品采购入库、系统内销售出库通过该区域管理；一楼为卷烟配送区域（配送仓库），该区域配备20个货架。访销管理中心下设5个访销部、1个特供部。访销部管理员10人，访销员45人，访销专用自行车46辆；在物流配送中心配备管理员3人，配送员23人，汽车驾驶员23人，理货员9人，信息管理员6人，应急订货配送员3人，配送汽车26部。

　　·软件方案

　　现代物流是在传统物流的基础上，通过引进高科技手段如通过互联网络技术、GIS技术、自动化仓库技术等，对运输、仓储、装卸、加工、整理、配送各环节信息进行科学管理，从而达到加快物流速度、提高准确率、减少库存、降低成本的目的。现代物流主要包括信息流、商流、资金流、物流、人才流、技术流，因此现代物流管理离不开计算机管理信息系统，离不开电子商务软件。用友公司按照现代物流管理模式，并根据徐州烟草城区物流配送的管理要求和烟草专卖管理要求采用J2EE技术平台，研制开发了一套以B/S应用构架为主的、实行集中化管理、客户端免安装、零维护的，数据服务、应用服务合理分布的，并实现移动办公的烟草ERP系统。

　　徐州烟草公司在营销管理、专卖管理、决策支持应用方面，全面采用用友基于浏览器/服务器（B/S）结构的NC烟草行业管理软件2.0版；财务应用方面使用用友B/S结构的NC版财务管理软件；在访销、配送管理方面，采用了基于客户/服务器（C/S）结构的用友烟草访销配送管理软件2.0版；访销数据采集采用原已采购使用的南京智通软件POS系统，保护用户的前期硬件投资；销售发票报税管理采用国税局统一使用的航天金税开票系统，用友软件做到了与金税系统的无缝连接。其软件功能结构如图3所示：　　

　　２、财务系统实施过程

　　徐州烟草项目是首先从财务系统开始实施的，使用的是用友NC版财务产品，采用B/S结构，实现集中式财务管理，数据服务器集中放在徐州市烟草公司，下属6县1区部署应用服务器。财务系统主要模块有：总账管理、项目核算、工资核算、固定资产核算、IUFO_财务报表、财务分析等模块。

　　实施人员首先对用户操作人员进行了用友财务软件的应用操作培训，之后与原财务系统进行了双轨运行，二个月后系统升级转换成功。

　　３、业务系统实施过程

　　业务系统是指烟草公司的购、销、调、存等经营管理环节，在经营环节上主要涉及省内、省外卷烟商品采购，系统内调拨销售，系统外访销配送批发销售，以及相对应的进销存商品核算、业务往来核算等。为了支持离线应用的访销、配送业务模式，采用C/S结构的物流管理系统，其他模块则采用B/S结构营销管理系统。

　　物流配送业务模式对于徐州烟草公司来说是全新的业务管理模式，为此徐州烟草局领导极为重视，多次赴烟草行业兄弟单位学习观摩，组织业务、专卖、财务、信息部门全面调研、展开讨论。按照现代营销网络特征和物流管理体系的要求于2001年8、9月份着手调整机构，理顺体制，在城区撤销了14个批发部，设立了访销管理中心、物流配送中心和专卖稽查中心。这种组织结构和管理模式在2002年1月份复制推广到了徐州地区1区6县烟草公司。

　　本应用系统软件不是只对业务结果进行管理和控制，而是对业务发生的各个环节的工作流程的关键点进行动态管理和控制。本系统由于采用工作流操作平台，实现了业务、财务一体化协同流水作业，提高企业员工的商务协同水平和企业管理信息化水平。

　　４、专卖管理系统实施过程

　　按照我国烟草专卖法，烟草行业目前实行"政企合一"、"专卖专营"管理体制。徐州烟草专卖局下设专卖处、烟草稽查支队、稽查中队，依法对卷烟市场进行执法检查、案件审理，并对卷烟零售户发放卷烟零售许可证，对卷烟运输单位发放卷烟运输准运证。

　　实施烟草专卖管理系统，我们首先从卷烟零售许可证管理、户籍化管理开始着手，打通烟草专卖零售户管理与营销系统的客户管理流程化作业通道。新审批的卷烟零售户从许可证申报到访销配送信息的户籍化管理流程如下图所示。为了制定合理的访销、配送、稽查线路，我们指导用户利用系统提供的电子地图功能，对所有经过许可证年审的卷烟零售户辅助制定了访销、配送、稽查线路。

　　目前我们正运用重新开发的具有离线运行C/S结构的专卖管理系统，在全市各稽查队指导用户使用了市场管理、案件审理、暂扣罚没物品管理等模块，已取得了较好的应用效果。　　

　　应用效果评析

　　徐州烟草公司于2001年9月开始应用用友烟草ERP软件在全市城区实行"访销大配送"业务管理，出现了＇三增三减＇的良好局面，即批发网点、业务人员、经营费用减少，人员素质增强，科技含量、经济效益增加。"。徐州烟草公司认为他们已取得了明显的经济效益和社会效益如下：

　　·降低经营成本，提高经济效益

　　市区由14个批发部合并为5个访销部，批发部的撤并，减少了二分之一的管理人员，减少了房租、水电费等管理费用；人员工作条件的改善、劳动强度的降低，减少了招聘职工工资，减少了劳务费开支，降低了经营成本，提高了综合经济效益。

　　·提高员工素质，提升企业形象原来批发部主任抓全面，配送员既访销又配送，忙于事务性工作，现在管理人员和访销配送人员分工更加细致，责任更加明确，对工作的目标也提出了更高的要求，有力地推动了员工综合素质的全面提高。访销配送工具、工作服装和语言行为的统一规范，有力地展示了烟草商业企业的良好社会形象。

　　·规范经营行为，提高管理水平

　　用软件约束人的行为，用信息科技手段规范业务流程，数据采集及时准确、适时在线，提高了服务水平和工作效率；通过软件开发应用，  体现了全新的管理理念，彻底杜绝了跨区销售、变价销售等违规行为；取消批发部仓库，汽车送货服务，降低了商品安全风险；取消坐批，有效地避免了"批零不分"现象，克服了内部批零不分的顽疾；提升了内部管理水平。

　　·货源分配合理，送货及时到位

　　访销、配送、稽查三线相互分离，相互监督，杜绝了网建第一阶段存在的"送近不送远"、"送亲不送疏、紧俏卷烟给亲朋、一般卷烟卖大户"等现象。

　　·加强客户联系，密切批零关系

　　原来配送员是集开票、收款、保管于一身，权力相对集中并且监督约束不力，无暇顾及客户需求与意见，客户有意见反馈渠道不畅；现在，职能相对分解、人员相对分离，设立了客户服务电话，疏通了信息反馈渠道，解决了"一证多店"、"无证供货"等不规范行为的问题，规范了零售户的合理布局，实施科学间苗，准确收集客户销售信息，提供决策支持，编制合理的访销、配送线路，建立科学的客户关系管理。

　　·信息反馈及时，调控有力到位

　　原来专卖、销售、财务数据相对独立分散，部门之间靠报表传递信息，信息传递手段比较滞后，现在所有数据都是适时在线，信息反馈及时快捷，销售、财务、专卖数据信息共享，规避人为修改基础数据行为，确保销售信息的真实完整。

　　·统一专卖、经营客户档案，优化网络资源

　　原来各个批发部条块分割、分片管理，数据不能共享、适时传递，导致部分客户数据失真；现在所有的数据都在同一个数据库中，通过数字检验信息的准确性，有效地优化了网络资源，为领导正确决策提供了科学依据。

　　·密切部门联系，提升协作水平

　　原来销售、专卖、财务、办公系统独立运行，没有形成合理的信息沟通渠道，部门之间没有联网；现在财务、营销、专卖实现了信息一体化，通过软件实行工作流方式的管理模式，从专卖的办证到经营的销售，从访销配送到资金到账，从录入采购合同到商品入库，把各个部门的关键岗位紧密地联系在一起，有效地增强了职工的协作意识，培养了团队精神。

　　·建立信息中心、数据高度共享

　　徐州地区本级以及下属各烟草公司的财务核算中心、物流管理中心、专卖管理中心、决策支持中心的数据共同放在徐州市烟草公司的数据库服务器中，实现了数据集中管理、分布式应用，大大降低了系统维护成本，降低了系统实施的难度，极大地提高了数据的综合分析能力。企业决策者可以随时随地通过上网及时掌握公司的经营分析资料。　

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