客户管理系统的七大利器 提升企业竞争力

前言：

企业不断成长，有一个阶段是：管理者面临的问题不再是如何打开销路，而是如何扩张，如何更快地扩张！

石家庄汇珍电器有限公司是一家专门从事视听产品和厨房电器的跨行业的电器销售公司。是华北地区规模较大、知名度和信誉度较高的综合性家电销售公司。销售额在华北地区位居前三名。在公司不断发展的过程中汇珍电器公司谢总感觉到了管理中的困惑，谢总对公司的管理一直想实现流程化、自动化的管理。　

汇珍电器有限公司在过去几年业务增长迅猛，作为华北地区规模较大、知名度和信誉度较高的综合性家电销售公司，销售内勤每天都会处理很多订单工作，原来销售内勤每天要把订单记录到纸质的订单表上然后发传真到库房进行备货，这个过程不仅通讯费用很高而且处理过程很容易出现遗漏等问题，还有就是管理众多的应收款，哪些客户有欠账，哪些客户有预付款等内部管理难题促使汇珍电器谢总迫切希望通过实施企业管理系统快速解决。

在盛世博达公司的焦总的建议下，汇珍电器的谢总接触到可以利用SaaS的在线CRM（客户管理系统）实现自己的管理难题。

在线月租型的客户管理软件是企业通过登陆互联网账号来使用的销售管理工具，此系统可以管理客户信息，包括联系人信息、销售机会管理、项目管理、合同订单管理、产品管理等，目前成为成长型企业优化销售体系的必备工具。 主营在线CRM的Salesforce在美国非常成功，而XTools CRM是中国最优秀的在线CRM之一。

谢总说：“我的时间主要花在业务上，而信息化不是我的强项，这种在线使用软件的方式，真正使我摆脱为管理而管理的局面，软件系统的每个功能都带来对原有工作的优化，甚至于优化到销售人员的每个销售行为。”

七大关键利器

谢总通过自己公司近一年的应用，了解到解决销售管理、客户管理问题的“七大利器”。

客户视图

谢总一直希望有一个系统可以查找任何客户完整的历史记录，当然不仅仅只是一个客户的联系方式，他希望在一个页面中，能够完整看到客户的所有信息，包括：历史交往记录、相关销售机会、合同回款情况等，而不需要另外开启窗口查看，谢总看到XToolsCRM的界面设计，感觉非常满意，XTools符合自己的查阅习惯。

实际上，大量的销售数据都可以在“客户视图”中记录，添加数据非常方便。而且，销售人员可以同时打开查阅很多个客户的完整数据，这为销售人员穿插联系客户，同时处理众多客户数据提供便捷。

谢总经常通过“客户视图”页面，直接点击联系人的邮件地址、手机号码、QQ或者MSN，给客户发送邮件、短信息、即时信息等，同样显示出与客户沟通的快捷。

工作日报、周报、月报

如何了解销售人员每天的工作情况？让销售人员每天都写述职报告？时间久了，销售人员也疲于写总结，往往应付了事，实际上也是在浪费时间。那怎么办？

XToolsCRM的营销日报工具解决了这个问题，销售人员每天的销售日报CRM能够自动生成，这一点让谢总惊讶不已，因为系统会自动提取销售人员每天录入的数据，在一个页面分类展现出来，这些数据包括每个销售人员新增的回款、合同、新增客户名称、新的历史记录和参与任务情况等。这样，谢总随时了解到异地或者出差人员的工作情况，当然也可以看到销售人员工作量是否饱满，谢总感觉，营销日报功能对自己的日常管理确实必不可少。

热点客户管理

“热点客户管理”实际上是符合中国企业管理者习惯的CRM创新功能。

汇珍电器公司销售渠道涉及地区面广，不断开拓新的潜在客户，对潜在的客户需求需要更加细化的整理和管理。每个月不断有新的可能成交客户涌现出来，销售人员和管理者需要从CRM系统中数千客户里面直观查看或快速记录对这类客户的历史沟通情况，并经常把已经成为正式用户的客户和没有希望成交的客户调整下去，让那些近期可能成交客户一直动态地显示在工作台界面最显著的位置。

群发短信

群发手机短信解决的问题是快速简便的通知所有客户，包括：价格的变化，新的优惠政策，节日问候等，XTools的群发更具特色，群发可以通过条件搜索，从成千上万的客户资料中，搜索到自己需要的客户群进行群发。

另外，定时的短信发送也是XTools的特色功能之一，在特定的时间发送包括日程、任务的短信息提醒。

综合报表功能

报表功能包括企业销售状况总表、销售综合汇总表、人员签署合同明细表、客户回款明细表、人员回款明细表。这个功能对于管理者非常有用，汇珍电器的管理者通过五大报表看到去年和今年的同期销售情况的对比，看到不同销售人员不同时间的回款情况、合同情况、费用情况等，看到不同时间客户的合同额明细、回款额明细等。以前需要财务人员花上几天统计出的数据，管理者只需要点击鼠标即可完成。

XTools报表实际上是销售情况的俯视图，实现了从不同视角来分析销售情况，为领导者提供决策依据。谢总评价：“通过综合报表，想看什么就有什么！”。

应收款提醒

应收款是每个企业都面临的一个难题，应收款太多，时间太长风险太大，所以应收款一定要控制在一定的范围内，在众多的客户中随时需要提醒我们哪些客户欠款了，XTools提供了30天内及过期的应收款提醒，每个销售内勤会在自己的工作平台上看到欠款的客户。XTools还会提醒谢总公司所有欠款的客户及欠款额度。现在销售内勤还会经常用XTools提供的月度对账功能，将对账单发电子邮件或传真给客户，使客户的满意度有了很高的提升。

CTI（来电精灵）与CRM无缝融合

汇珍电器利用开通的CTI（来电精灵）功能，只要电话铃一响，CRM可根据来电（电话号码、手机号码）自动匹配在XToolsCRM系统里面的相关的客户或联系人，并自动弹出客户信息，第一时间叫出客户的名字，快速反应让每一个呼入客户感受最高等级的VIP服务。

谢总觉得CTI功能对于他们意义重大，因为CTI（来电精灵）的意义不仅仅在于来电自动弹出客户或联系人详细资料，更重要的是他们的客户经常会向客服反映一些专业产品的问题，在专业的技术人员不能马上接听的情况下，CTI自动把客户来电问题录音，不需要接听者重复转达问题，专业技术人员可以直接听取录音来回答客户。录音功能保证了客户服务质量，也监控到服务人员的服务态度，提升服务人员的服务效果。

结束语

谢总准备下一步应用软件中的销售自动化功能使销售人员对所管理的客户按统一的业务规范进行有序的推进；在销售过程中，通过调用预先设置好的SFA跟单方案，建立详细的跟踪计划并自动生成人员工作计划表，实现规范的标准化跟单过程。

谢总说：“什么能提升企业的竞争能力？内部管理需要工具，CRM就是提升竞争能力的工具。”确实，企业要发展，离不开管理，也离不开有思想的管理工具。