梁星：会议要会而有议 议而有决

梁星点评

—— 一个企业的会议有效与否不仅能够反映领导人时间安排的规律性，也能从侧面反映出企业的很多实际问题。

战略会、预算目标会、审批会、经营例会、汇报会、协调会……案例中的杨总被淹没在会议的海洋中。杨总遇到的问题，绝对不是个案。很多企业的老总们经常碰到类似的难题。即使一天24小时连轴转，仿佛也是有一大堆忙不完的事情。这问题的根源到底出在哪里呢？有什么方法可以把自己从杂乱无章的会议中解放出来，做时间的主人？

会议体系化梳理

据统计，企业高层大约有80％的时间在开会，老总们觉得自己整天都陷在无尽的会议中，脱不开身，留给自己单独思考的时间少之又少，自己的行程安排经常被一些临时性的会议打乱，真是非常痛苦。

如果这些占用工作时间80%的会议，大都是没有体系的、临时召开的会议，那么也就意味着他的工作时间就是没有经过事先计划和安排，那么由此而造成的陷入会议海洋的情况，可以看作是一种必然的现象。只有经过设计的时间安排，才可能让自己抽身于各种临时召开的会议之外，才能作时间的主人，主宰自己的时间。

实际上，由于企业的运营是有节拍的，所以，企业的会议是可以按照企业的运营节拍来体系化的。体系化的会议不仅可以让高层们从杂乱无章的会议中解放，更能让企业按照既定的节拍有效运转。

会议体系的梳理主要是要明确所有经理层以上人员参加的会议，这些会议之间的逻辑关系，以及每个会议的定位、主要参与人、召开时间、主要议题和会上需要准备的资料等，从而梳理出个人的会议地图。

会议要会而有议，议而有决

会而有议。参加会议的目的是为了协商解决问题的，而不是各抒己见后，争个面红耳赤，也不需要和会议要解决的问题无关的人参加。因此，所有参加会议的人，都应该是要发表意见的人，如果有从始至终都不发表意见的人参加会议，那么说明这个会议不需要他参加。
一个会议是否有效果，很重要的一个因素是看这个会议是否有决议。一个没有决议的会议，肯定是没有效果的，等于白白浪费所有与会者的宝贵时间。一个会议如果以争论结束，要么就是关键决策人没有参加会议；要么就是应该负起决策责任的人，没有担当起应有的责任；要么就是与会者会前准备不足，没有给决策人足够的决策信息支持。

重视会前准备，提高会议效率

参加会议的目的，是与会者对解决某个问题发表自己的见解，共同协商来确定问题的解决方法。如果在参加会议前，与会者不知道要讨论的议题是什么，就没有办法发表自己的见解，因为与会者根本无法在会前思考和收集能论证自己见解的有效支持信息。会前准备通常包括以下几个方面的内容：

★ 会前确定议题。在会议组织之前，要有专门的会议组织者，来组织议题。
★ 会前分发阅读资料。在会前，会议组织者要分发会议资料，让与会者提前阅读会议资料，了解会议议题，提前做好准备。
★ 会议前仔细阅读会议资料。与会者在会前收到会议资料后，要仔细阅读会议资料，明确会议的目的和议题。准备会议讨论中支持自己观点

各种素材，为会议决策者的决策提供足够的信息。决策信息准备不足或者没有准备，那么这种会议完全是浪费与会者的时间。

决策权的下放和明确

在案例中我们可以看到，即使杨总意识到了会议需要体系化的梳理，而且也已经进行了体系化的梳理，但仍然不能把自己很洒脱地从会议中解放出来，这就说明，在会议的背后肯定还隐藏着其他问题。

深究问题的根源，我们可以发现，会议背后隐藏的是决策权的不明晰。当一个企业规模很小的时候，老板可以一个人或者很小范围的人一起决策所有的事项。这时候，老板一个人拍板可能是最有效率的决策方法。但是，当一个企业规模越来越大的时候，老板一个人不可能有那么大的精力来决策所有事项，非但影响决策的效率，而且也影响决策的准确性。

决策权应该有层次地下放给各个副总，要分清楚，每个人的决策权到底有哪些，哪些事项是需要杨总决策的，哪些事项是需要副总决策的，哪些事项是需要部门经理决策的。在明确决策权的前提下，就可以保证不会出现一个会议变成了没有结论的“争论会”的情况出现。
企业经营数据的唯一性

一个企业只可能有一套经营数据。当一个企业出现多套经营数据的时候，很可能是不同部门的统计口径不一致造成的。使用多套不同的经营数据，肯定会影响决策的准备性。为了保证企业经营数据的唯一性，可以从以下几个方面来思考：

★ 明确经营数据的统计方法和统计口径。当企业所有人员对经营数据的统计方法和统计口径达成一致的时候，出现多套经营数据的可能性就会减少很多。
★ 基础数据要做到一处创建，多处引用。企业各个部门在统计和分析经营数据的时候，基础数据的来源必须是一致的，否则即使统计方法和统计口径一致，得出的经营数据也是不一致的。

只有做到了企业会议的体系化梳理，注重会议效率提高的各个环节，明确决策权，做到为决策服务的经营数据的唯一性等等，老总们才能做到“我的时间我作主”，否则只能做时间的“奴隶”，淹没在会议的海洋中。

微信扫一扫实时了解行业动态

微信扫一扫分享本文给好友