以策略驱动协同管理平台的实施和推广（二）

——让协同价值在效果中起飞

协同管理系统在信息化领域伴随着web技术的发展，目前在国内已经为很多企事业单位所了解。很多用户已经在使用协同技术和产品进行内部管理，体验新技术带来的价值和效益，还有很多用户在初步了解和尝试实施阶段。协同管理系统随着java技术以及web2.0技术发展，其所蕴含的一些管理方法也在不断深化；用户要想真正让其产生应有的价值，需要真正理解协同管理的价值作用，以及明确其不同于其他软件系统的特点，并能够在实施阶段能够针对用户不同特点制定不同实施方法，才能够让其发挥更大用途。

协同管理系统和实施过程特点分析

在协同管理系统作用愈来愈为企业管理者所关注和接受情况下，我们看到很多企业或在前些年实施了办公系统OA，如在上世纪比较流行的Domino平台；或者近些年在实施协同管理系统。有些企业在实施完成后能够逐步加深应用达到对管理变革要求的目的，并已经为企业管理带来效益，员工每天需要依赖协同系统来处理内部事务、远程办公等。另外一方面，很多在90年代后期和21世纪初几年上过办公系统用户，在最近几年也逐步更换和采用最新技术架构的产品。这些用户除了看重新技术架构带来的便利作用外，更多看重在协同管理系统在近些年与管理结合、延伸的促进作用，可以肯定的是这些用户在这方面获得了相应收益。

但是有些企业在第一次实施后，效果不明显，失败的案例也很多。但是，从总体上，协同管理系统实施成功率远远高于其他业务系统，除了协同管理系统功能本身弹性较强外，其本身应用与业务系统应用范畴从短期影响看对企业变革冲击较小。也不会影响日常核心业务管理；从这个角度看，也影响和导致一些企业在实施协同管理系统后觉得总用不大，或者变成一个简单信息发布平台而已。从这些年大量的行业实施案例分析情况，对实施过程中项目组织、协调以及方法运用、用户方对协同管理的认识和定位的不同等直接影响项目实施最终效果。 我们认为，要做好协同管理实施，达到既定目标和价值，首先是需要正确分析和认识协同管理信息系统的特点；其次在这个基础上有针对性依据企业个性特点，选择不同的策略进行辅导和实施。具体协同管理系统有一下几个方面特点：

协同管理系统和实施过程特点：

企业管理风格和习惯影响系统目标

与企业日常管理行为、事务管理方式结合紧密，由于管理者个性和特点不同，以及企业文化风格、习惯不同，会影响系统实现的目的。如日常员工工作总结计划、绩效管理等往往决定管理者的诉求和执行力。

与其他业务管理信息系统相比在作用和范畴方面区别很大

有区别于其他业务系统实施过程。不管是涵盖的面，还是具体功能，与业务系统所关注的资金、物有本质的区别，协同更多关注事、人、知识、流程；而这些应用范畴具有一定模糊性、可变性。如：会议决议执行可能由于会议性质和目的所确定，而不具备固定模式；虚拟团队合作执行一个任务时，往往取决任务性质和任务执行人管理方式。

协同办公在企业实施的用户面更广

协同管理在企业使用面最为广泛，与业务系统只有业务部门核心人员使用相比，协同管理实施辅导的面广、工作量和难度较大；协同管理系统实施上线，就要求所涵盖的企业员工都要使用，而不是关键几个岗位。如通知通告发布基本上都是面向所有员工；知识库建立也需要全员参与才能达到知识共享和利用的目的。

日常管理的动态性要求影响系统生命力

由于管理本身动态变化强，随着企业战略周期可能需要持续不断做调整。而往往核心业务模式相对固定，对应的组织管理业务往往为了提高效益是需要不断进行优化调整的。如客户投诉流程为了不断提高满意度需要依据问题处理及时程度需不断分析提高流程本身的效率。

应用的可变性和调整频率高

企业组织结构、人员级别调整影响协同管理系统本身需要适应作出相应及时的调整。如岗位调整、部门拆分合并等都会影响流程的进一步适应和改造；否则系统将由于不适应而停止。而往往这样变化对核心业务系统影响不大。如两个部门合并，则原来相应所有流程规则需要重新部署。

协同管理项目实施，必须是循序渐进

协同管理项目实施，必须是循序渐进，并需要持续改进的。由于有些企业虽然有管理制度，但是缺少严格规范执行力，而实际运行流程不清晰，岗位职责不清晰；管理者期望借助协同管理系统固化制度和规范日常行为，这样就要求协同项目实施不能一蹴而就，而应该逐步推进；如：企业内部流程可能有几十甚至上百个，但是上线不能一次全上，否则可能引起员工不适应。

员工工作习惯影响功能和效果

习惯形成更需要较长的时间去培养。协同管理系统是通过软件功能辅助日常事务自动化处理，企业员工的工作习惯各有不同，让每个人从原来手工方式转换成软件方式，并能够按照企业统一要求的风格、方式来处理信息，并能够摒弃个人一些习惯，这个不是短时间就可以的，必须从培训、持续宣导方面采取措施。如企业员工日程管理需要采用平台统一处理，便于能够及时了解每个人的动态。更重要的是员工真正理解和灵活运行系统与日常工作结合起来，相辅相成，也需要一定周期才可以的达到！

综上，协同管理系统项目实施不同于其他业务系统，是对每个员工日常的习惯、企业管理的风格、文化、制度结合很紧密，协同管理系统实施必须是循序渐进、持续改进优化。项目实施结束系统上线只是协同管理系统在企业的开始，也是一个起点；需要管理者在系统辅助管理的方式下促进管理不断变革并达到提高效率、协作、积累、共享、创新的目的。所以，协同管理项目实施必须与企业文化等结合，有针对性确定项目实施方法和步骤，以确保项目目标的达成。

请关注：

以策略驱动协同管理平台的实施和推广（一）--协同管理系统价值概述

以策略驱动协同管理平台的实施和推广（三）--协同管理系统可以借鉴的实施策略概述

以策略驱动协同管理平台的实施和推广（四）--协同管理系统持续改进方法探讨

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