企业内部邮件泛滥如何跳出信息漩涡

作者：kaiyun体育官方人口

2008/10/17 10:06:22

E-MAIL，已经成为当今社会和企业中人与人沟通的必要介质。曾几何时，企业员工因可以采用互发邮件的方式传递信息，安排工作，并做到信息备份而倍感欣慰。但在时下的企业中，E-MAIL已经逐渐褪尽了最初的光环，反之，还为企业内部信息的流通带来了诸多的困扰。
来自分析机构国际数据公司(IDC)的数字显示，在2002年，全球共发送了310亿封电子邮件；到08年，这个数字可能已经N倍增长。的确，一些统计标明，即使几个人参与一个简单的项目，共同完成一个文档，也有可能产生几十封电子邮件。如果只使用电子邮件，则很难搞清楚整个工作流程。

另据笔者了解，许多职场人员反映，目前公司内部的邮件系统甚是混乱，为了对任务有所备份，又不得不使用邮件的方式，但往往是，一个简单的任务，团队之间需要往返发送数十条邮件。再不同任务的情况下，还要调出原来的备份来进行“温故”。并且，团队中的每个成员可能都会向其发送反馈邮件，进而再逐一回复，往返工作，无穷尽也。由此，造成一项并不复杂的工作迟迟未能走入正轨，邮件的传输成为了阻碍办公效率的最大瓶颈。

而这种情况，对于企业高层和主管来说更是苦不堪言。每时每刻都会收到来自外界和公司内部员工的各类邮件，计划书、提案、汇报、财务账单、甚至员工投诉，况且邮件的越级情况很难控制，这给原本就忙得不可开交的领导带来了更多的困扰。而一旦领导出差在外，对于公司内部运营的掌控曾更加困难，无法及时看到各项任务的执行进度，无法及时找到当前最紧迫的任务进行监督，大部分时间花费在给下属发送邮件和等待回复的过程中，有时甚至会将重要的提案遗忘。

不难看出，企业内部邮件的庞杂泛滥已经对企业自身的有序发展造成了极大的影响，执行效率的降低直接导致的便是运营成本的增加和利润的萎缩，如何跳出信息的漩涡已经成为时下每个企业的当务之急。

在这样的背景下，协同软件在2000年后应运而生，以泛微、点击为代表的一些协同厂商逐渐崭露头角。泛微认为，信息共享是协同软件的核心价值。无论是企业管理者、员工、亦或上下游合作伙伴，都可以方便的查找到相关的信息以支持事务的处理，并利用信息创造新的价值。在泛微旗下，其各系列产品，都有一个“信息网”的属性，每个信息节点之间依靠某种，或多种业务逻辑关系进行关联，访问者可以完全突破信息孤岛的困扰，从而驰骋在这张信息网中并获取自己所需的信息。这样，企业员工的工作效率也便得以大幅提升。

泛微协同管理应用平台(e-cology)便对此应用进行了深入的贯彻。而这对于跨区域的企业来说，尤为明显。不同地区的员工，可以通过一个共同的系统平台，获得企业以及业务的最新信息，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。继而达到企业资源优化的目的，使得公司及外部的所有相关资源都可以随企业需要统筹调用，及时响应，达到真正的协同办公状态。

解决了庞杂繁琐的信息障碍，协同软件算是成功了一半。但决不是仅此而已，协同涉及的泛微随着概念、应用的深入在逐渐宽泛，这也给协同软件提供商带来了更多的机遇与挑战。据笔者观察，泛微的协同商务系统(e-cology是)以协同距阵模型和齿轮联动模型为设计理念构架，整个系统包括知识文档管理(e-Document)、人力资源管理(e-HRM)、工作流程管理(e-Workflow)、客户关系管理(e-CRM)、项目管理（e-Project）、资产管理（e-Logistics）、财务管理（e-Financials）七个基础功能模块和供应链管理（e-SCM）、集团数据中心（e-Datacenter）两个附加模块，以人力资源管理模块为核心，以工作流程带动企业业务数据的高效运转。

协同软件的出现，不仅为企业提供了一套提高工作效率的有力工具，更带来了一种全新的管理思想，或者说，是将诸多管理者心中早已架设起来的管理流程在信息化范畴内实现落地应用。从局部优化到整体优化，从信息漩涡走上信息的高速路。

责编：张赛静