50亿元业务规模的计划管理和知识系统是怎样构建的？

作者：shilly

2007/3/15 9:03:07

本文关键字：案例交流

业务庞大，亦有烦恼

X集团是国内一家年收入高达50亿元的服装企业，其业务在近几年发展得异常迅速，目前在全国已经拥有了大约5000多家的门店，并形成了一套完整的立体交叉的品牌连锁专卖体系。同时X集团还逐步形成了拥有研发公司、采购公司、生产公司和营销公司等四大公司的管理体系。

但随着业务规模的逐渐扩大，X集团发现服装行业的产品随着市场国际化变得越来越细分，市场对企业反应速度的要求越来越快，对企业各部门间协作配合的要求也越来越高。

订单如乱麻，问题在哪里？

在X集团原来的销售体系中，由于生产过程控制在生产公司和OEM供应商的手中，X集团无法真正准确地把握销售节奏，而分公司间工作的不协同容易导致订单的混乱，销售计划从主动变为被动。

集团的管理者们意识到系统地把客户与整个公司联系起来的正是产品订单，因此想在全体员工中推广这种观念，要把自己和产品订单“钉”在一起，也就是要全程跟踪产品订单在整个周期中的经过，进行以市场需求为导向的产品订单管理，而知识管理正是解决这类问题的最佳载体。

源天专家发现，在X集团中，其实际业务运作的组织设置和流程设计并不十分合理，主要表现在以下几个方面：

1.组织设置重复，部门之间的职能边界不清楚，导致计划管理工作职、责、权、利的不匹配。

2.业务流程的设计不尽合理，部门之间的信息互不沟通，集团内部高层与基层的分级现象逐渐明显。

3.各个产品季节的产品交叉上市，通常是几个环节交叉重叠，从而导致工作出现混乱和延误，引来客户投诉。

以上这些都是造成产品订单管理出现衔接缺口的重要原因，即X集团没有将产品订单的管理看作一个整体系统。

鉴于此，源天专家为X集团提供了一个协同平台来加强集团的季节线的计划管理，即在一个产品季中，制订好统一的产品订单执行计划，通过对一个产品季的产品订单进行计划管理，来提升四大公司之间的协同工作能力。

把握要素，明确阶段

众所周知，服装行业最大的特点，就是其产品是与时间和季节息息相关的，因此在服装行业中会有一个“产品季”的概念。根据具体的市场细分以及相应产品所适合的季节性特征，一个服装企业的产品在一年中可能会有四五个产品季甚至更多。在以产品季为核心的计划管理中，其核心是产品订单。因此源天专家指出，整个业务流程梳理的工作都应该围绕着活动、节拍和资源三个要素来进行的（如下图）：

1.活动：就是在一个产品季中各个公司、业务部门所从事的工作。

2.节拍：主要是用来描述活动之间的逻辑关系。这里的节拍是以时间的先后顺序和业务的逻辑关系来设定的。

3.资源：主要是指某项活动应该由哪个部门来负责完成，还需要哪些部门来参与、支持和提供相应的配套措施。

（产品季中的三个要素）

在一个完整的产品季中，源天专家把计划管理分为六个阶段：需求分析、产品开发、评审订货、产品组织、销售推广、总结考核，每个阶段又由若干个子项活动和不同的关注点所组成（如下图）。

（项目阶段划分与关注点）

“众人拾柴”搞研发

一直以来，产品研发也是令Ｘ集团头疼的难题之一。Ｘ集团投入了大量的资源在研发活动中，但实际情况是，专卖店的营业员依然在抱怨：“为什么我们的衣服款式总是显得过时呢？”，又或者是：“为什么宣传画册上有的商品，仓库中却没有货？”这些问题的产生其实都是由于研发活动的低命中率而造成的。

在Ｘ集团中，由于部门间协同工作的低效率，经常导致研发部门迟迟拿不到市场分析报告，或者是由于沟通不够，拿到了与产品季节有偏差的市场报告。这样导致的最终结果是，研发部门只能凭空或者面对有偏差的报告搞研发，这也就难怪研发活动的低命中率了

（研发活动的五位一体）

针对这一问题，源天专家提出了在计划管理知识平台中实现＂五位一体＂，即营销、采购、生产、OEM与研发部门协同起来搞研发（如上图）。能够达到这一目标的办法就是，在各个部门中以工作手册的形式，将其部门中的知识“标准化”和相对量化，从而实现各部门之间的研发接口。源天专家通过对各部门需求以及职能的详细调查，最终对Ｘ集团的以下几大方面制订了“标准化”的手册：

1.研发：《产品设计中审手册》、《产品设计终审手册》。

2.采购：《当季原、辅材料选用表》、《特殊材料选用流程》、《设计材料选用手册》、《产品制造工艺编制流程》。

3.生产：《产品制造工艺编制流程》、《工艺编制指导手册》。

订货会计划----忙而不乱

订货会对于X集团来说也是十分重要的，根据订货会期间的订单，企业可以大致推算出本季所需生产的产品数量，从而能有效地组织原料采购、生产、OEM采购等活动。在X集团中，订货会一共要经过以下四轮：

1.全国集中订货会：是各区域办事处代表去企业总部订货的订货会。集中订货会的举办应该与产品季相同步，举办时间也可以基本固定下来，按顺序均匀分布在不同的产品季中。

2.巡回订货会：是企业根据某个片区的特点，选择适合该区的样品，将产品带到各个片区去给办事处、代理商订货的订货会。

3.网上订货会：其订货过程是在网上进行的。网上订货会可以作为其他几种订货会的补充，实现新品和畅销品的推广和订货。

4.小型集中订货会：是各办事处直接去采购子公司订货的订货会。

源天专家对所有参与订货会的部门的职责做了一次梳理，明确了各部门在订货会过程中的知识获取和知识需求：

（订货会流程框架）

源天专家还为X集团完成了订货会的流程设计和流程中的知识梳理（如上图），因此其订货会体系做到了“有条不紊，忙而不乱”。

规范管理----IT帮助实现

Ｘ集团深知，前面所有来之不易的成果并不是稳固的，只有利用IT系统对这些成果进行“固化”，才意味着企业计划管理和知识管理改革的成功。因此，在进行计划管理知识平台的建设过程中，需要时刻注意计划管理流程梳理和IT实现紧密结合。在系统平台的建设过程中，源天专家提出了以下几个方面的指导思想：

1.提升集团公司整体协调的运营能力，各部门清楚在每个时间节点上需要完成的工作。

2.避免六个产品季节的产品交叉上市，避免不同环节的交叉重叠，从而导致工作出现混乱和延误。

3.将营销公司、研发公司、生产公司和采购公司四大公司之间的职能边界划分清楚并落实到日常的业务运作中。

4.通过对业务流程的梳理和信息系统的实施，将四大公司高层的管理工作与日常业务运作的核心整合在一起。

5.把个人的知识转化为企业的知识，从而尽可能的减少对关键员工的依赖。

6.保证在快速扩张的基础上，相关人员的能力得到同步提升，为员工创造更好的成长环境。

协同办公，价值无限

X集团作为拥有数以万计的员工、分支机构遍布全国各地、多元化发展的集团型企业，其合适的协同办公知识管理系统能够深刻地影响到每个子公司、每个分支机构、每个部门、每个人的日常工作，能够将集团所有的人、所有的事、所有的工作纳入视野，综合管理每个员工的工作计划、工作过程和工作结果，促进不同公司、不同部门、不同人员之间信息的传递和思想的交流，建立一个稳定的、可积累的知识架构，促进知识、经验在集团内部的共享和积累，成为集团长期稳定发展的强大基石。

责编：shilly