三张药方 防止ERP上线后“旧病复发”

大家都了解，在通常情况下，脚气的症状消除后，真菌仍然会存活在皮肤鳞屑或鞋袜中，当遇到潮湿温暖的环境，真菌又会大量繁殖，导致脚气复发。

企业ERP上线后，虽然有些问题表面上得到了解决，但是，有没有根治呢？其实，就像脚气一样，只要企业稍有放松，就会乘虚而入，旧病复发。

这不，ERP已经成功上线了一年多的沃奇公司又来诉苦了。丁经理说，员工刚接触系统时，是战战兢兢，规规矩矩，一点都不敢违规操作；现在对系统熟悉了，反而以前的一些不合理的操作又“复活”了。

单据错误手动改，帐不符实

在手工操作的时代，若单据错误，修改的方式一般就是在原由单据上直接进行修改，然后在修改处签名即可；而不会重新打印单据，审核，因为这要花费一定的时间。ERP系统上线后，用户会沿用这套习惯，当遇到单据数量或者金额等发生错误时，不会在系统中开立变更单进行修改，而是直接在原打印出来的单据上进行修改。

这会造成什么影响了？简单的说，就是帐不符实，具体的说，可能造成的问题是非常严重的。

以销售定单为例。销售主管在审核时，发现订单的交期有误，销售员就直接在打印的销售订单上进行修改，然后发到生产等部门。而生产部门在排生产任务时，是以系统订单的日期为准，当销售订单的交货日期不准确时，很可能造成交期的延误；而采购也会根据系统自动计算的提前期去下采购订单，会根据系统建议的日期要求供应商交货，若销售订单的交期比正确的交期要迟，则系统推算的交期也必然会迟，从而导致生产、交货的延迟。

从这里可以看出，ERP的各个作业是一环套一环，源头单据帐不符实，后续作业更加“文不对题”。

有事问“114”，多此一举

企业仓库，管理这企业大部分的资产，同时也是公司的问讯部门，企业库存有多少零件，有多少库存成品，有多少呆滞品，等等，仓库人员都要一清二楚。销售、采购、生产，都会不断的打电话去查询他们需要的信息。所以，有些企业戏称，仓库就是114部门，甚至把仓库的内线号码就设置为“8114”。

本来ERP上线后，仓库就可以脱离114这个角色，其实不然。用户还是喜欢把仓库当作一个问讯部门，想知道仓库里有什么库存商品，他们不喜欢去查系统，而是喜欢去问仓库，然后仓库人员在系统中查出来后，再告诉他们。这说的不好听一点，不就是“脱裤子放屁，多次一举吗？”

一方面，导致工作效率的不高，管理成本增加，另一方面，在口述时，很容易发生信息交流的误解、口误等，从而导致所需信息的不准。

单据审核多道坎，流程累赘

在没上ERP系统前，一张单据审核要经过多个人的手。如采购单，采购主管审核采购数量，采购经理审核采购价格等等。

上ERP系统后，有很多流程可以省去。但是头头脑脑有时候，不签字，就觉得手痒，不盖章，就觉得自己没地位，而去进行一些不必要的、重复性的劳动。如采购单的价格，在ERP系统中，设置了采购员不能更改价格后，只要每次价格更改时，采购经理通过价格更改作业审核，价格其他人员就无法修改，采购经理也就没有这个必要，每张采购单都进行价格的审核。

对于销售订单等，其他的审核也是如此。

任务急急急，“先斩后奏”

企业在生产管理中，遇到急单也是习以为常的，但是，很多企业喜欢来先斩后奏。如企业生产部门急着生产，没开领料单就去领料，甚至供应商的货还没卸下，就去“抢货”；如出货时，暂时找不到开单人员，就先出货，后开单。

其实，这很容易造成单据忘开。不补开单据，就造成库存数量的不准确，从而影响系统物料的运算，最后导致该出货时，仓库里没货，该生产时，仓库里没料。

三张药方

针对这些顽固杂症，阿峰给丁经理开了三张药方。

药方一：审核人员把关，防止单据手动改。

当单据发生错误时，相关人员拿着在原单据上修改的单子去审核时，审核人员一定要坚持原则，打回去。让他从系统中开立变更单，再进行审核。由于是出于同个部门，有些主管人员不好拉下面子，这是要杜绝的。

阿峰建议小丁跟每个主管都谈谈，让他们坚持“任何单据的修改，必须通过系统进行”的原则，不把问题流到其他部门。

药方二：不断的持续改善，驱除多余的流程。

ERP上线后，不是战争的结束，而是战争的升级。在ERP的后期管理中，要定期的召开一些总结会议，检讨在ERP过程中出现的问题，特别要注意，那些在手工作业下，可能看起来很正常的流程，在ERP系统下，操作是否合理？有没有必要存在？

只有如此的定期检讨，ERP的威力才能越来越体现，给企业带来的价值也会越来越大。

药方三：不断培训、强化，标准流程要深入人心。

国有国法，家有家规。员工若不遵循企业规章制度，那再怎么好工具，都不会给企业带来效益。作为信息化软件的负责人，他要考虑的是每个人都必须对ERP流程等非常的了解，要把流程制度化。

若他们心中根本没有流程，那更加不用谈“遵循”了。

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