ERP编码原则之业务伙伴编码

ERP中所说的业务伙伴,一般包括两类,，一是客户，二是供应商。而供应商根据合作性质的不同，又分为原材料提供商和委托加工商。

笔者以供应商为例，阐述一下，企业一般的编码原则与方法及要注意的点。

对供应商进行编码的优点

对供应商进行编码，主要优点体现在两个方面：

1、 便于查询。

对供应商进行合理的编码，可以方便对其的查询，提高查询速度与准确度。如有一供应商叫“杭州肃洋五金机电有限公司”，若不进行编码，要如何查询呢?输入供应商名字，那效率不高，输入中文字，就算用五笔，速度也不如输入字母快，更何况，现在企业中，会使用电脑的人不一定都会五笔呢;若我们对其进行编码，如编写为SY01，则在查询时，只要输入“SY01”或者“SY”就可以查到，不用当心万一输错一个汉字而找不到所需要的信息的问题。

2、 便于单据的输入。

大家回想一下，以前我们手工下采购单的时候，在纸上写供应商名字的苦恼，没下一张采购单，都要写长长的十几个汉字，定单越多，工作量越大。在ERP系统中情况也是类似，若我们每下一张采购单，都要通过输入供应商的名字来查询供应商或者选择供应商，那会是多么麻烦的事情?

有简单的方法吗?有。通过编码来选择供应商。当采购员对供应商熟悉时，可能只要输入“SY01”就能定位到杭州肃洋五金机电有限公司，比输入汉字定位方便多了，可以节省几倍的时间。

常用的编码方法举例

正因为供应商的编码如此重要，所以，一般在实施ERP时，把供应商的编码跟产品编码，有时都是放在同一个层次上的。

一、按字号命名。

根据有关法律规定，企业名称应当由行政区划、字号、行业、组织形式依次组成，法律法规另有规定的除外。例如：杭州肃洋五金机电有限公司，“杭州”为行政区划;“肃洋”为字号;“五金机电”为行业;“有限公司”为组织形式。

我们对供应商编码时，就取“字号”拼音的前两个字母，字母为大写，后跟两位流水码。

如：杭州肃洋五金机电有限公司，字号为肃洋，就编码为SY01。

杭州万达包装有限公司，字号为万达，就编码为WD01。

按字号编码时，要注意以下问题：

1、 若按字号编码，要统一，全部的供应商编码都按字号编写，而不要有的按字号，有的按字号跟行业结合来编码。

如有两家供应商，一家为杭州万达包装有限公司，按字号编码，编为WD01，一家为杭州万达工具有限公司，编码时，考虑了行业性质，编写为WB01。当不熟悉此情况的人，输入“WD”去查询时，找不到杭州万达工具有限公司，就会以为没有此供应商，从而去新建供应商，导致供应商重复。

按照笔者多年实施ERP的经验，不建议把字号跟行业结合起来编码，单纯按字号进行编码，已经能够帮企业解决问题，而且，又不会出错。

2、 有的字号为三个时，该如何编码

字号不一定都为两个，有的字号可能有三个，甚至更多，如“北京安泰新世纪信息技术有限公司”，字号为安泰新世纪，该如何编码?把全部字号都编进去吗?编为ATXSJ01。这么编写明显是不合理的，太长，违反了编码原则中易用性的要求。

其实，我们只要取字号中的前两个汉字即可，也就是说，只要编写为AT01即可。当然，也可以取第一个汉字与第三个汉字，即AX01。具体怎么编写，没有特殊的规定，只有一条，就是要在全公司范围内统一。

即要么都取前两个汉字的拼音首字母，要么两个字号的，取这两个汉字的拼音首字母，多余两个汉字的，都取第一个、第三个汉字的拼音首字母。

二、按供应商分类命名。

有些ERP系统软件，由于没有提供供应商分类的功能，或者有些用户喜欢看编码来识别供应商的种类，喜欢把供应商的分类码编到供应商编码中去。

如：

把供应商分类码放到编码中去，主要的好处就是一看到编码，就知道该供应商的性质及提供哪一类的材料，这对于新的采购员特别实用。

另外，若ERP软件没有提供供应商分类管理的话，把分类码加人到编码中去，就能起到类似的作用。若要查询所有提供五金工具的供应商，则只需要输入1010，就能查询出所有满足条件的供应商信息。

另外，笔者没在此处介绍纯粹用流水号的编码方式，如按输入的顺序，分别编为100001，100002等。这种方式的编码，在供应商比较少时，是蛮实用的。但当供应商比较多是，就非常的具有局限性，难以记忆。当有上百家供应商时，要记住这成百上千的没有丝毫意义的编码，是件非常痛苦的事情。所以，这种编码方式，已经逐渐的被淘汰。

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