退货遇上了ERP 向左走还是向右走？

邮件是好东西，自从电子邮件发明以来，电子邮件便改变了人们的生活方式。同时面对不同客户，电子邮件也成了阿峰工作的得力助手。这天阿峰收到沃奇公司丁经理发来的一份邮件：

阿峰：

我公司1月份与某供应商之间发生如下业务：

产品A进货100只，单价10元，总金额1000元，开了1000元的发票;

2月份又跟这家供应商发生如下业务：

① 产品B进货100只，单价20元，总金额2000元;

② 退货，产品A退给供应商50只，价值500元，所以，2月分，供应商发票开过来的金额为1500元。

如果按正常流程，对待每批开了票的退货，公司都要开个退货证明给供应商，然后供应商再开红字发票给公司进行账务处理，这与其它进货是无关的。但是，这么操作的话，会给双方的财务人员造成很大的工作量，特别是在退货频繁的情况下，我们公司可怜的几个财务人员几乎要天天加班。

请帮忙找个好的解决办法。

沃奇公司：丁

显然沃奇公司的这种处理很不规范，但很多企业为了避免更大的工作量也不得不这么操作。更糟糕的是，相关部门进行审计时，因为没有造成资产的实际差异，都睁一只眼，闭一只眼，默认了此种做法。

然而ERP是按照标准的操作规范设计的，从系统的角度来讲，不会把一些不符合规矩的流程考虑进去，尽管这些流程显得更加合理，但显然不合规定。

针对此种情况，阿峰给出了两个解决方案，一实(根据实际业务流程操作)一虚(利用虚拟发票完成退货流程)。

ERP跟着退货实际流程“向左走”

结合沃奇公司1月份和2月份的退货业务，阿峰给出了根据实际业务流程的解决办法：

① 产品A退货时，不开红字发票，只开退货单;财务人员根据退货单在系统里生成扣款单，先不审核。

② 产品B按正常流程形成应付账款2000元，而不是1500元。

③ 收到发票后，在确认时，修改该批业务的发票单价或数量，使发票总金额为1500元，并在备注中注明修改原因。修改好过账，会产生供应商应付账款1500元。同时，找到刚才那张扣款单，把扣款金额改为0，并注意原因及相应的单据号码，以备查询、审核。

之所以这样解决阿峰基于如下考虑：

① 根据退货单生成扣款单，是为了保持业务流程的衔接，退货单只有进行相关业务处理后才会结案备查。

② 生成应付账款时，不是按采购订单的单价生成，而是以发票上的单价生成应付账款;库存数量也不是按发票上的数量计算，而是入库单的数量计算。所以，修改发票上的单价，会影响应付账款，而修改入库单的数量，不会影响库存数量。

但是，根据会计恒等式，资产=负债+所有者权益，应付账款减少，资产(这里指库存)也会相应减少，此笔会计分录是：借原材料，贷应付账款，不会影响总的库存金额。但会影响产品A和产品B的库存金额。所以，如果要统计具体产品的库存金额时，财务还要做相应的成本调整。

③ 根据这种办法，在对账时，采购单、入库单、发票不会完全匹配，为了以后审计的需要，修改时，一定要注明原因及相关的单据编号。

退货跟着ERP虚拟发票“向右走”

然而除了让ERP适应实际流程，并完全按照实际流程操作外，也可以充分利用虚拟发票来解决退货问题。这样做的好处是免去了发票往来以及对税务机关的解释。

利用虚拟发票，简单的说就是，在遇到退货的情况时，开一张虚拟的红字发票，来完成退货流程。根据沃奇公司1、2月份的向供应商的退货情况，可按照如下办法解决：

① 产品A退货时，按正常流程走，生成扣款单，并生成一张虚拟的红字发票，金额为500，注意，此时的发票编码要手工填写，与正常的发票进行区别;

② 产品B结账时，生成发票2000元，此发票也是虚拟发票，因为本身的发票只有1500元;

③ 最后付款时，红字发票对冲，最终付款为1500元。

这种方法虽然更能够反映实际业务，采购单、入库单、应付账款能取得完全匹配，但是发票不能跟实际取得的发票一致，两者金额上有差异，需要在处理的时候特别注意。

 来源:IT168

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