BI和Excel真的能完美结合吗？

电子数据表与商业智能(BI)系统真的能完美地结合在一起成为一种更有效更可靠的工具吗?最新推出的BI-Excel 整合体工具既能让你进行电子数据表分析还能提供永久有效的不断更新的数据。添加程序、外接程序和原始程序中，哪个更适合你呢?

在商业智能的世界里，Microsoft Excel被许多人认为是最好的BI工具。不过，对于将Excel运用于商业智能这一举措，商界人士和IT工作人员是又爱又恨，因为Excel很适合于进行大量的个别分析，而这可能破坏企业为确保信息连贯一致所做出的努力。另外，电子数据表也可能对商业智能造成破坏。Excel对输入数据进行分析后产生出多个版本的(可能互相矛盾的)分析结果以及随之发生的数据混乱，最终都可能导致公司的瘫痪。

　　我曾经见到过这样的公司，他们完全禁止了由BI工具向Excel传输数据，也碰到过抱怨BI工具的用户，他们要求所有的数据都应该直接传送到Excel。

　　经过多年的发展后，现在似乎大家得到了自己满意的工具，因为有了最新的BI-Excel整合工具，解决了世界上所有的问题(当然，不是全部问题，但是确实解决了很大的问题)。在这里我们来仔细分析一下，这些主要生产商(包括Cognos、Business Objects、SAP和Microsoft)在整合BI和Excel方面都做出了哪些努力。

　　BI和Excel：初期

　　其实将电子数据表与BI整合在一起已经不是什么新鲜事了，事实上，在过去二十多年里这项技术一直在不断演变发展。它始于80年代初期，那个时候用户们还在使用印刷绿栏写报告然后再将数据输入(随后普及开来的)电子数据表格中---Lotus123。后来，用户们慢慢地开始理解并使用静态数据，将它过滤，制造图表，使用程式加强信息，并进行假设分析。这种不需要依赖IT技术对数据进行操作、设计报告以及获得洞察力的能力使电子数据表很快成为当时存取数据的最流行的界面。

　　事实上，电子数据表的受欢迎程度从部分上解释了Oracle-Hyperion Essbase迅速流行开来的原因。因为Essbase(Extended Spread Sheet Datebase的缩写)的初始界面就是一个电子数据表格。这样使用户们不需要重新输入数据进行分析，企业数据能迅速从电子数据表中调出来呈现给他们。后来该公司还向Essbase中增加了一个仪表板风格的浏览器。

　　并非世界上所有的数据都是在“立方体(cube)”结构中的，所以说要想客户们满意需要做出很大的努力。BI生产商们增加了由BI报表向Excel输入数据的简单的方法，但这也使这个程序埋下了祸害之源。没有重新输入，没有输入、输出、转换和另存为。这些或许还不足以导致数据混乱，不过生产商们为了满足市场需求确实做的有点过头了。所以现在的用户随时可能会有数据混乱。我在各种会议上与用户交流时，经常听到这样的估算，将有超过一半的BI报表将被输入到Excel。

　　怎样避免数据混乱

　　那么到底出了什么问题呢?用户们得到了他们所想要的，应该向BI生产商们为他们兑现诺言致以热烈的掌声了，不是吗?但是，问题在于，数据能如此简单的传输到Excel意味着可能会更多地产生出一些互相矛盾的分析结果。公司们很担心数以千计的不受控制的未验证的电子数据表格将在企业网络中蔓延。而这些不受控制的未验证的信息直接关系着公司的重要商业决策。

　　这些错误可能导致巨大的损失。例如，在2005年，礼品零售商RedEnvelope在发现关于货物成本的电子数据表中的错误时，没有引起重视，结果导致公司股价暴跌。随后，该公司的首席财务官辞职。在另外一个例子中，柯达公司因为将很多“0”错误地输入电子数据表，结果不得不重新公布财务报表。当类似问题不断成为新闻头条时，带来了一个更普遍的问题，那就是企业用户们开始花费大量的时间来争论谁的电子数据表才是正确的数据是从哪里来的等等问题，这样浪费了很多应该花在讨论业务问题上的时间。

　　为了解决这个问题，有些IT部门采取了非常极端的方法----完全禁止向Excel输入数据。BI生产商一直在致力于生产出一个更好的解决方案，一个同时能为用户提供灵活性和熟悉的Excel界面操作以及确保数据完整性的解决方案。

　　不断改进的整合

　　在过去的三年中，主要BI生产商推出了许多能让用户将数据存在Excel中同时能确保数据完整性的新功能和新产品。其中除了微软的产品外，大多数产品是Excel添加程序或者外接程序，它们可以将原有的数据通过Excel进行存取。厂商们一直在稳步提高这些外接程序功能，这可以从他们发布的每款新产品中体现。最近推出的新产品包括：

　　Cognos 8 BI Analysis for Microsoft Excel

电子数据表与商业智能(BI)系统真的能完美地结合在一起成为一种更有效更可靠的工具吗?最新推出的BI-Excel 整合体工具既能让你进行电子数据表分析还能提供永久有效的不断更新的数据。添加程序、外接程序和原始程序中，哪个更适合你呢?

Cognos 8 BI Analysis for Microsoft Excel (定于本周发布)增加了对OLAP(在线分析处理)数据源的切片(slice)、切块(dice)和钻取(drill)的操作，该OLAP数据源可以是Cognos PowerCubes、Microsoft Analysis Services或者三维模型的关系数据。正如上图所示，向BI用户显示的同样的Framework Manager模型可以直接在Excel内显示。

　　Business Objects Live Office 能让你在Excel内创造新的查询请求

Business Objects XI Release2的Productivity包和Live Office产品(今年春天发布的)引入了能在Excel内创造新的查询请求的功能同时还能支持产品的“Universe”业务元数据层(如上图所示)。以前，用户们在Crystal Reports或者Web Intelligence文件中只能存取现有的报表定义。在最新发布的版本中，除了能从Crystal Reports引入个人报表外用户们还可以从Web Intelligence获取个人报表部分内容。例如，在任何模块下创建的图表可以直接用PowerPoint呈现和修改更新。

　　小型BI-Excel 生产商XL Cubed在八月份收购了MicroCharts，其产品中加入了MicroCharts的先进的虚拟功能例如spark lines (命令大小的趋势线)和bullet graphs(结合了实际数据和目标的水平栏)

　　Excel2007(于去年发布)使用基于以主要性能指标为目标的有条件格式化，提供了对OLAP数据更直观的存取，并将其属性作为工具提示显示。在这款产品中，Microsoft重点放在了可用性上，使用一种更简便的点击界面取代了以前的拖放界面，在这种简易界面中，用户随时可以通过一个全新的PivotTable Field List对话框看到所有可用的立方体内容。同时，该对话框还可以帮助用户设计报表布局并过滤数据。Microsoft在今年六月收购了SoftArtisans的技术，他们希望能利用SoftArtisans的技术将BI-Office整合体继续扩展，不仅仅是与Excel整合，还可能将与Word和PowerPoint整合。

　　SAP和Microsoft联合发布了Duet，该产品可以通过Outlook来存取报表和提醒信息(如下图所示)。当用户打开电子邮件中Duet支持的报表或者提醒信息时，内容可以根据从Netweaver BI环境内获得的数据进行实时更新。

　　Microsoft与SAP联合推出的Duet 结合了 Outlook

所有这些新技术新产品似乎让人感觉BI-Excel整合是水到渠成了。然而，还是存在很多争论的问题。从技术的角度来看，大家都一致认为如何将这些外接程序安装入用户的桌面是个不小的问题。有些产品使用Smart Client技术，让用户自行安装。而其他产品则需要一些IT技术来安装。使用Smart Client技术安装的话，用户必须首先要确保安装了与其兼容的.Net Framework，并且要升级到一个不会干扰其他应用程序的兼容版本。

　　电子数据表与商业智能(BI)系统真的能完美地结合在一起成为一种更有效更可靠的工具吗?最新推出的BI-Excel 整合体工具既能让你进行电子数据表分析还能提供永久有效的不断更新的数据。添加程序、外接程序和原始程序中，哪个更适合你呢?

　　在努力整合这些技术的过程中，简便操作有时候被大家抛在了脑后。举例来说，对于一个产品来说，一个新的功能意味着能够简便的过滤基于电子数据表格单元格价值的BI查询，而一个关于“有界”和“无界”性质的对话框反而会混淆视听。另外一种工具为了保证工作正确进行则需要对Microsoft Office Templates进行实质的改变。同时还有关于产品包装和定价方面的问题。在输出功能是免费的情况下，为什么用户还会选择支付一个外接程序呢?所有这些问题都引发了有关最新解决方案的购买必要性问题，用户们都表示做一个传统的输出要容易简单得多，希望能有更多公司对可能发生的数据混乱做一个成本效力分析。

　　BI, Excel 和规划

　　BI和Excel之间仍然还有问题需要解决。将规划(planning)加入该整合体的话只会使事情变得更复杂。Excel被广泛地用于规划用途。在编制计划时，人们往往是从实际数据出发，然后再从这些实际数据中做出预测。那么这些实际数据是从何而来呢?一份BI报表!在没有规划系统的情况下，没有比Excel更好的输入计划数据的工具了。规划者当然希望BI整合体中能有Excel，因为它是非常有用的工具，可以输入数据、进行“如果”分析以及根据程式做出预测。只有当要对多个计划进行巩固、完善和协调时，才会变成一场噩梦，这也就是说，任何时候都是一场噩梦，因为企业通常是面对多个计划的。

　　所有的这些问题都是Microsoft发布的新产品Performance Point Server2007主要想解决的问题。PerformancePoint试图利用Microsoft的最优秀两个工具---Excel和Analysis Services来解决每个公司都面临的问题。BI市场仍然需要不断发展成熟，一些高层主管和企业还没有意识到BI的重要性。但是规划却是每个公司都在做的事情，对规划工作进行精简和改善将是明智之举。

　　在这方面，所有规划者们从BI报表中获取的实际数据都存储在一个专门的Analysis Service立方体结构中。不需要从BI报表中手动输出数据，然后输入Excel。

　　实际数据和计划数据都呈现在一个电子数据表内作为PerformancePoin Planning应用程序的部分(如右图所示)。到目前为止，所有以不连贯方式完成的假设分析都是与PerformancePoint中一个基于服务器模型相统一的。如果经理想测试逐渐增多的职员总数产生的影响，他们可以马上看到对于公司利润的影响。如果职员总数增多影响是好的话，服务器模型就会将“利润”显示为绿色，反之则为红色。要是对于增加职员这一计划感到满意，Excel内的数据随后会被提交给那个Analysis Services立方体。这种模式与很多公司正在使用的混乱的手动的调解模式完全不同。

　　实际数据和计划数据都显示在 PerformancePoint内

在这种情况下，Microsoft正试图推出让大家都满意的最完美的产品：

　　规划者将从他们最熟悉的界面中获取他们的数据，并能使用提供假设分析、强大的程式语言和数据录入功能的工具。

　　信息将集中存储在一个Analysis Services立方体结构中以确保一致性和共同商业规则。

　　BI用户可以通过他们首选的工具获取并分析这些信息---一份报告、仪表板、记分卡或者Excel。

　　这一切听起来像是到了天堂，而上面所说的只是Excel整合的一部分。Excel与Microsoft Analysis Services以及Performance Point的整合确实能让Microsoft独占鳌头，不过关系数据却没得到很好的处理。例如，Excel不能进入Reporting Services中使用的商业模式。同时，BI生产商们在将BI与PowerPoint、Word和Outlook整合方面已经迈进了很大一步。

　　Excel适合所有人吗?

　　所有这些整合，无论是Microsoft还是主要BI生产商制造的，都为Excel用户描绘了一个很美好的未来，但是并不是所有人都是Excel用户。BI普及率在高级用户组相当高，但是在行政人员和基层人员方面却很低。确保这些用户使用的是正确的界面是提高BI普及率的关键。

　　在过去，BI和Excel往往被看成是独立的相对的相互干扰的工具。Excel可能破坏BI的可信度。反过来说，Excel支持者们认为在存取数据时BI很没有存在的必要。如今所有的生产商都在努力提高这二者的整合度，这种整合体能够帮助消除数据混乱并满足大部分BI用户的需要。

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