佳禾食品：信息化打造舌尖上的精细化管理
场景一：作为专业的食品配料公司，苏州市佳禾食品工业有限公司(以下简称“佳禾食品”)每天都要采购进来很多液态原料。货物到厂后，磅房人员会参照采购到货通知，进行第一次过磅计量，在系统生成的过磅单上记录下供应商及车号、存货、毛重、供方发货数等信息，仓库人员可以随时看到货物过磅信息，并进行报检。车辆卸车完成后，进行第二次过磅计量，得到实际存货净重，并自动回写采购到货单实际重量，仓库人员再依据实际重量办理入库手续。
IT经理许海平介绍：“通过在采购订单和采购入库之间加入的计量设备，原料过磅数据与ERP系统无缝集成，计量数据可以直接被入库单采用。进行这样严格的采购到货计量管理也避免了潜在的人为舞弊的可能性。”
苏州市佳禾食品工业有限公司IT经理 许海平
场景二：在外地出差的佳禾食品业务员接到客户的订货要求，于是，该业务员通过手机终端的移动CRM APP直接录入客户信息和订单信息，然后发给销售助理和主管进行审核。之后，他还可以通过CRM APP进行订单执行的信息跟踪。
许海平介绍，这些业务应用是构建在CRM和U8+数据库结合的基础之上的。过去业务员接到订货要求后，会通过给销售助理打电话，或者发短信的形式下订单，但有时由于口音或者短信内容不够详细，导致下错单的情况时有发生。现在由业务员通过移动终端直接下单，传递的信息更加精准，也极大的改善了订单录入的效率，提升了响应客户的时间。
以上场景分别是通过佳禾食品的核心信息系统ERP和CRM实现的，这也是佳禾食品最平常、最典型的信息化应用场景。
高速成长背后的核心竞争力：管理标准化
作为一家曾经典型的B2B企业，佳禾食品的名声并不在外。这是一家成立于2001年，生产咖啡专用植脂末、奶茶专用植脂末、麦片专用植脂末、调味品及汤料专用植脂末、红枣奶茶粉等产品的专业食品配料公司，所有产品均是自行开发研制。经过十多年的发展，在2013年，这家仅有300多名员工的企业，年度收入规模已经高达15.5亿元。
谈起这样的成就，总经理柳新荣的话语间充满自豪：“无论是在技术上，规模上，还是市场占有份额上，我们都具有一定的优势，目前我们是亚洲最大的植脂末生产商。”
那么佳禾食品高速成长背后的核心竞争力究竟是什么?
在柳新荣的眼中，佳禾食品的发展目标是成为一家百年的食品配料企业，因为无论百年之后科技将如何发达，对人类来说，始终都会对食品具有刚性需求。这也促成了柳新荣要向其他百年企业学习的决心。柳新荣表示，很多企业之所以能够做成百年企业，究其重要原因是其实现了管理标准化，而ERP就是这个管理大师。
据柳新荣介绍，食品行业一直面临着复杂的发展环境，存在渠道难(佳禾食品有两万多个客户，渠道种类繁多而且复杂，多种类型并存，管理难度大)、竞争大(行业集中度逐步上升，竞争难度大)、费用高(营销费用杂而多，效果差)、同质化(产品同质化，营销手段同质化)、原料少(来自国外的原材料比例上升，采购成为主要瓶颈)、控制难(大宗材料采购计量、优质优价、农户控制、变化多，人为因素多)、政策紧(国家的质量管理要求越来越严格)等难题。对于佳禾食品来讲，最大的难题就是要保持效率和控制的平衡。产品质量和成本需要控制，但是控制又会带来效率的下降，如何做到既要控制，又要效率?佳禾食品的选择就是信息化。
谈起佳禾食品的核心竞争力，柳新荣也毫不讳言：“佳禾食品的核心竞争力在不同的阶段有不同的解释，如果说十年之前我们的核心竞争力是产品研发，那么十年之后则是规范化、标准化的管理。”
苏州市佳禾食品工业有限公司一角
据了解，佳禾食品重视规范化管理是始于十多年之前。2002年，也就是佳禾食品成立的第二年，公司就开始着手进行信息化建设了。十多年来，从简单的财务记账+进销存管理，到如今的U8全领域基础模块+行业插件+CRM+移动+条码+电商，经历了从简单应用到全领域应用、从标准应用扩展到标准与行业应用的结合、从传统线下营销到线上电商应用的拓展……佳禾食品与用友U8+相伴成长，精耕了从财务、供应链、生产制造、商业分析到移动应用、CRM、电子商务等多个领域应用。
许海平介绍，加上在新加坡和其他城市的分支机构，目前佳禾食品共有300多名员工，其中系统用户为140人，基本上办公类人员都在使用信息系统，可见公司对信息系统的依赖程度之高，“不夸张的说，如果我们现在没有网络，基本上就没有办法办公了。”
信息化建设：从核心业务到全面应用
回忆起信息化建设的历程，在2006年加入佳禾食品的许海平记忆犹新。当时佳禾食品刚刚开始与用友合作，进行信息化的全面建设。在经历了三年来自不同供应商的财务软件和进销存软件应用之后，佳禾食品的数据分散问题开始凸显，无法适应快速发展的业务情况，急需进行一次IT升级或规划来支撑业务，满足越来越大的公司规模和越来越精细的管理要求。
于是，在用友、SAP、Oracle等多家的供应商中进行甄选后，基于成本投入、合作关系、方案与业务的匹配度、服务等因素，佳禾食品最终选定了用友U8，自此公司全面启用了ERP系统的建设。在接下来的几年中，佳禾食品又陆续采用了用友集团的TURBO CRM、同样源出用友集团的致远OA系统和其他行业插件等应用。
可以看出，佳禾食品的信息化历程和大多数制造行业企业的信息化路径大致相同，都是先把核心业务流程管控起来，然后再进行全面应用。
值得一提的是，在很多企业用户强调业务特性，为了维持现有业务而纷纷对信息系统进行大量二次开发的今天，佳禾食品则是抱着虔诚的心态，希望借用软件中的标准来改进自己的业务模式。许海平表示，“我们迫切的想要做好精细化管理，带着在业务上、管理上遇到的问题去寻找软件。我们不会把自己当前的做法看成是被验证的最佳业务实践，我们更希望向行业中的成功企业学习，在学不到同行企业的情况下，我们就学习软件厂商总结并固化在软件中的管理思想。”
柳新荣也认为，“用友优普提供的管理软件总结了各个行业的最佳管理实践，我们只要先按照U8+提供的管理流程和思路执行，就不会有错，在执行的过程中，我们再结合自身行业特点与管理需求不断进行优化，效果就会不断显现出来。”
专业力量助力深度精细应用
在过去的九年中，佳禾食品借助用友优普的专业力量，实现了信息化的深度精细应用，具体表现在：
首先，佳禾食品借助U8+搭建了全面的质量管理平台。佳禾食品率先通过了 ISO9001国际标准质量管理体系认证，并依据U8+质量管理系统建立了统一标准的质量管理平台，现在通过U8+质量管理和各个业务环节的报检，实现了原辅料的采购检验、产成品/半成品的入库检验、在库检验、仓库定期检验、发货检验、退货检验等。最重要的是，通过批次追溯实现了正向和逆向的双向追溯，从原材料供应商、辅料供应商到用户，以及从用户到原材料供应商和辅料供应商，佳禾食品都可以做到完整跟踪。
其次，佳禾食品借助U8+实现了营销服务一体化管理。借助U8+系统，佳禾食品实现了从以产品为中心到以客户为中心的一体化管理，从品牌资产管理到客户资产的管理。从重视每笔交易发展到重视关系管理，通过详细记录业务交往过程，全面掌控从客户线索发现到商机录入到商机推荐，便于管理层及时调整方法协助销售人员获得订单。通过在系统里定义客户类型，完成了从吸引客户到维系客户的转变。
再次，佳禾食品借助U8+实现了全面的经营与费用管控。佳禾食品建立了全面的成本核算体系，实现了订单成本、工序成本的核算。通过U8+成本差异分析功能，佳禾食品可以分析比较各产品各月份的实际成本同定额(计划)成本的差异，各产品不同月份之间的成本差异，揭示差异原因，改善成本控制。同时实现了营销费用透明化管理、日常费用精细化管控。
此外，佳禾食品实现了实时的商业分析。据许海平介绍，佳禾食品已经深入应用了销售分析，可以从客户、产品、部门或者渠道、业务员角度，利用历史数据进行同比或者环比的分析，做到了利用数据报告来检讨得失或者进行销售策略的应用。
紧跟移动互联网的发展趋势，佳禾食品还实现了无处不在的移动应用。佳禾食品的销售员、设备维护人员都可以通过移动终端进行业务处理，实现了内部管理的全面移动应用。对于这样的效果，柳新荣也称赞有加：“以前我要看什么报表、审批什么单据，都要通过电脑完成。现在每天早上九点半到晚上九点半，系统会自动将企业经营状况推送到我的手机上，我可以查看公司的生产情况、资金情况、产品质量情况、发货情况以及异常情况的提醒和预警，通过U8+移动应用可以随时随地掌控企业运营状况，对于管理效率提升了不少。”
CIO经验谈
在访谈中，基于多年的信息化建设成就，善于总结经验的许海平也与记者分享了一些关键的项目经验：
第一，要有一把手直接参与。在软件规划或项目实施过程中，经常会遇到需要快速做出决定或选择的场景，一把手的参与可以保证在关键时刻做出直接有效的决策，同时一把手也是调动资源的保障。
第二，要忠于软件的标准。因为我们追求的是全局的应用，而不是局部的变通使用，所以要尽量向软件设计的本意靠拢。在业务与软件匹配不上的时候，建议大家不要先考虑改造软件，而是先考虑如何改造业务。
第三，要敢于尝试。在项目实施的早期，我们其实很难认识到一些细节问题，只有在实施中后期才可能对项目有个全面、清晰的了解。在这种情况下，除了对设计方案进行测试，论证之外，还要拿出先破后立的勇气去推动。
第四，要持续总结。要不断反思之前上线的业务或软件功能有没有真正解决问题或者达到预期目标，要带着目的进行持续的反思、评估、总结，之后再做出调整，让信息化效果形成良性循环。
打好信息化基础，无惧企业转型
不难发现，围绕信息化，总经理柳新荣和IT经理许海平提及最多的几个词就是标准化、精细化和效率。现在，通过全面的信息化建设，佳禾食品已经实现了精细化管理，巩固了自己的核心竞争力。未来，佳禾食品还计划推出新品，参与终端市场的竞争，由典型的B2B转型为B2C和B2B并存的商业模式。
对此，许海平也指出，佳禾食品目前的系统架构已经能够满足不同客户群不同的管控重点和业务处理方式的能力。除了上述常见的典型信息化应用，佳禾食品还尝试了一些新兴技术，如基于业务量快速增长而进行的虚拟化、云计算建设，许海平希望创建一个可伸缩的、资源池比较有弹性的方式，来满足佳禾食品将来可能发生的业务爆发性增长;还有基于互联网思维而进行的电商渠道的建设等等。
最后，许海平表示，“一路走来，很感谢用友优普给予佳禾食品的帮助和启发，佳禾食品的很多创新举措都是基于用友优普的产品实现的。现在，佳禾食品也在向互联网时代转型，佳禾食品将携手用友优普在信息化之路上走得更远。我们对未来的合作很有信心。”