流淌的信息化甘洌崂山矿泉水牵手SAP Business One

用“大起大落”来形容小李这两天的心情再恰当不过了。作为新加入青岛崂山矿泉水公司不久的销售人员，他偶然地接到了一个数额很大的订单。对方唯一的要求是两天内交货。之前，小李特地查过企业的生产单据，想这应该不是问题。作为新人，能这样顺利签约大单，小李兴奋地拉了几个同事去附近的酒吧庆祝。

但是，第二天一早接到的一个电话，却让他心里咯噔一下：提货的人告诉他，仓库的货，还不足订货量的三分之一!原来，生产、仓库与业务之间相距几十公里，使用的单据不同步。原来显示的生产与库存量，大多是一天前的数据。如果到晚十点前还无法交货，就意味着违约，后果是他这样的新人所不敢想象的！

“尽管最后由于销售经理与生产厂长共同出面将问题解决了，但留下的教训却非常深刻。其实不光是业务与仓库数据有延迟。”青岛崂山矿泉水公司 IT 主管刘世磊顿了一下，补充道，“那时，还有一个令决策层头痛的问题，就是月底总结业务与财务出的数据根本对不上，在以销定产的时代，该相信谁的数据来决策，让领导左右为难。”现在，这些烦恼都已经烟消云散了。因为他们成功实施了SAP Business One，这也是青岛崂山矿泉水新一代公司领导人送给这个基业长青的企业的最好的礼物——该公司刚刚庆祝完它们的百年华诞。

“SAP Business One 的成功上线，使公司初步实现了物流、资金流、信息流的‘三流合一’，实现了企业的信息化管理，让老企业焕发出新的青春气息。”提起这次信息化之旅，崂山矿泉水总经理张正欣难掩兴奋之情。

百年老厂的新难题

青岛崂山矿泉水有限公司（原青岛汽水厂，以下简称崂山矿泉水）始建于 1905 年，是生产、销售“崂山”牌系列矿泉水的国家大型企业。在全国矿泉水行业中率先通过ISO9002国际质量体系认证，成为首批“全国质量信得过产品”，2003年荣获“中国名牌产品”称号，成为中国名牌产品矿泉水行业首次评选中获此殊荣的四家矿泉水之一。

近年来，崂山矿泉水发展势头迅猛，产品不仅在国内畅销，还出口到日本、美国、巴拿马、新加坡、马来西亚、香港等十几个国家和地区，出口量一直位居同行业之首。“2005 年，我们的产品产量已经突破 5万吨，比起 1998 年的 1 万多吨来，翻了至少 4 番。企业的高速发展，对管理提出了更高的要求。原有的企业管理模式已经无法满足业务发
展与需求。”刘世磊坦言，“由于前期的业务数据与财务数据脱节，采购、销售供货等方面也没有得到有效统一的监控，管理层无法得到及时有效的信息，信息孤岛的现象日益严重，使企业内部一度出现了一些非畅销品大量生产，而畅销品反而受到压制的现象。”

“作为决策者，我什么也看不到！”在 2004年秋天的一次中层会议上，总经理张正欣严肃地指出，“我们必须改变现状，寻求一套先进、成熟的信息系统来改善企业的经营管理，规范各部门流程，全面提升工作效率。”

“那个时候，我们甚至想过自己开发一套软件产品，来减少这种数据传输不畅给企业带来的危害。”刘世磊说，他们还尝试过选择国内某软件厂商的财务模块，但发现支离破碎的软件根本没有办法为企业疏通经脉，打通关节，实现根本的管理提升，“这也让我们将目光瞄准了一些能将财务、业务、仓储等各个方面全部统一企业的一体化 ERP模式。”

众里寻她千百度

“一开始，我们也很希望使用国产 ERP。”青岛崂山矿泉水希望轻车熟路的国产软件能帮他们实现一体化管理的目标。然而，事与愿违。“我们的产品比较特殊，同一个大系列产品下会有很多的单品出现，最多的一个系列单品数量达到了六七十种，而且每个单品还会根据市场需求选择不同的包装和口味。这一点可以说是我们在市场上取得优势的法宝。”刘世磊说，“没有想到，这也成了我们信息化的一个难点。”

原来，国内的一些知名厂家可以提供的ERP系列，大都存在着可以处理的业务量单一，无法灵活地适应生产的需求。在演示的过程中，还多次出现月底结账时，无法实现财务流、业务流和数据流之间账目的统一。“这两个致命的弱点，让我们在无奈之下，开始在更大的范围内寻找信息化合作伙伴。”刘世磊说。

这个时候，SAP的代理商方正科技及中科管理咨询公司的到来，让崂山矿泉水公司的信息化小组成员们眼前一亮：踏破铁鞋无觅处，得来全不费功夫！ SAP Business One 不仅拥有灵活的业务模块，非常适应各种业务流程的管理。他们从财务、库房、采购、销售等各个环节入手，给企业的管理来个“洗骨伐髓”，用信息化手段全面替代传统的手工管理，实现企业管理的网络化、规范化。而且在测试的时候，SAP Business One 的完美表现也让众多评委“芳心暗许”。经过评审，SAP Business One 以较大优势成为最后的赢家。

积极的备战

“在 ERP 实施之前，准备活动一定要充分。”刘世磊说，“因为，ERP实施的成功率不高是出了名的。但对于我们而言，却只许成功不许失败，签订信息化协议，就是在立军令状。”

抱着打硬仗的态度，崂山矿泉水公司开始了紧张有序的备战。他们把工作重点放在了两个方面：业务流程再造和人员培训，给 SAP Busi-ness One 的成功实施上了“双保险。”

之所以强调实施业务流程再造，原因是由于崂山矿泉水各个部门比较分散，信息共享困难，公司总部和两个生产基地之间几十公里的距离也造成了彼此之间信息屏蔽非常严重，第一线的业务数据与财务脱节，采购、销售、供货等方面也得不到有效统一的监控，管理层无法得到及时有效的信息，“信息孤岛”已经限制了企业的规划与发展。

此时，对于崂山矿泉水而言，上 ERP 的意义，已经不能简单的定义在解决信息孤岛问题上，而有必要对企业的各项流程进行梳理、优化，以提高各个缓解的工作效率，实现管理提升。在这种共识下，从2004年8月开始，以财务总监周国伟率领的财务、业务和仓储等部门的人员组成的信息化小组的成员首先对公司目前的业务流程进行了摸底。同时，他们还广泛听取了由中科咨询总经理蔡旭东挂帅的实施顾问团队对崂山矿泉水的业务流程再造提出的合理建议，重新确立了各个业务的关键点，明确了各个部门的责权利。历时3 个月，这套关系着 ERP 实施成功与否的业务流程改造基本完成。

在业务流程重组的同时，崂山矿泉水还有意识地开始了员工的内部培训。2004 年 12 月，与 SAP 签约之后，中科咨询公司与方正科技在实施过程中严格遵循 SAP 制定的实施方法， 按照 SAP Business One 的标准，将实施重点放在培训上。前期的培训，主要注重对软件的流程和实施阶段中概要的宣传和落实，中期针对操作人员的系统应用培训，后期则主要针对整体业务流程的培训，以确保操作人员对系统的熟练操作。经过培训和各种测试之后，整个团队的人员也经过了一次优化组合，一批年富力强的青年员工被提拔起来，资历较深的老员工们则到了更合适他们发挥经验的岗位，新老交替在这个过程中十分自然地完成了。

水到渠成的信息化工程

2005 年 1 月10 日，伴随着迎接春节的鞭炮，崂山矿泉水的 ERP 实施拉开了序幕。由于前期进行了充分的准备和大量得测试，整个 SAP Business One 得实施过程变得简单而且高效，仅仅用了一个月，就宣布顺利竣工。

“实施的过程，主要是消灭一些临时出现的新问题。”刘世磊说。在这个过程中，他们分别用“？”、“△”和“！”来表示遇到的问题的性质。比如“？”表示该模块需要修改；“△”表示问题比较棘手，也许需要修改业务流程；“！”表示一种建议，意识是可否按照崂山矿泉水员工的信息化习惯进行模块表达？之后他们会与 SAP Business
One 的代理厂家实施的工作人员进行仔细沟通，“一个一个地消灭问题”。

经过信息化小组、咨询公司和方正实施小组三方共同努力，他们先手完成了业务调研、静态和动态数据准备、软件培训、解决方案的测试、模拟试运行以及切换上线等阶段性的工作，项目于今年初成功上线。

“在实施 SAP Business One 系统过程中，我们的确收获了很多东西。”刘世磊说，“我们不仅简化并规范了工作流程，使崂山矿泉水大大提高了工作效率，降低了成本，并成功实现了以总部为中心，对各下属生产基地及物流部门的统一管理。管理层能够快速、及时、准确地掌握各部门业务信息，实现对历史数据的采集、分析、处理、并能对未
来经营情况进行预测，为企业发展规划提供了科学的数据与信息。同时管理层还通过系统对所发生业务进行控制和分析，形成了整合集中的管理模式。”

现在，整个系统已经在崂山矿泉水公司平稳运行了好几个月，公司的财务总监以及管理团队不必再忙于穿梭于两个生产基地，每天下午 4点，他们就可以在自己的电脑上看到当天的销售和库存数据，物流、资金流、信息流，真正实现了“三流合一”的业务要求。

“经过非常简单的查询，我们就可以随时看到系统内部各个环节数据的变化方式，为决策提供了强有力的支持。”总经理张正欣对此非常满意。

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