AMT:浅析企业预算管控与费用报销的管理价值

很多企业在快速发展阶段都面临着预算管控及费用报销的问题，优异的市场环境能够给企业带来足够的利润，从而忽视及掩盖了粗放式管理的弊端。然而，在当前各种成本增高、市场低迷的大环境下，这个弊端就会被放大甚至影响到企业的生死，所以精细化管理模式势在必行。而对预算及费用进行管控是见效较快的一个途径，也往往是大多数企业向精细化管理迈出的第一步。

AMT IT解决方案团队在给世界五百强的企业亿德公司(化名)做预算管控与费用报销项目时，在调研阶段经常会听到这样的话：

“通过Excel这种预算管控方式还是属于事后管控，我一直强调，应该从事务发生时就对其合理性进行判断，从根源上实现事前管控的效果!” ——某高层

“公司员工每月有超过 200 次的国内和国外的出差，如何及时将差旅的业务管理与差旅费用管控加以有效地结合?如何更有效地计算其差旅补助、报销标准、货币兑换等问题?” ——某财务经理

“我每天的正常工作本来就很忙了，加上还有很多同事不时地询问预算或者费用情况，加班变成了家常便饭，可即便是这样，其他部门还是经常对我们的服务感到不满意!”——某财务人员

“报销以及差旅等事务审批规则复杂，需要不同的部门进行协同和信息交流，对我来说，浪费了大量时间去了解以及去做这些非增值性工作。”——某员工

亿德公司的这些现象其实非常具有代表性，很多企业都会遇到类似这样的问题，其原因在于：

1.缺乏针对预算信息管理的手段或工具，导致预算总在事后管控(如活动结束后才发现并无预算)，让预算本身实行的价值大打折扣。

2.非增值性、重复性工作较多(如计算补贴、核对报销标准、币种汇率转换等)，导致财务人员很难分心为企业理财。

3.缺乏统计工具对成本进行多维度的核算(如无法对一个客户/项目的投入进行成本核算)。

AMT认为，应该从三个方面入手来解决亿德公司的问题：

1．预算信息系统化。

2．差旅管理闭环化。

3．数据计算电子化。

预算信息系统化

通过相应信息化系统对预算进行管理，其中包含预算编制、预算变更、执行监控。当员工在进行费用报销的时候，系统可以即时显示目前剩余预算，超出预算即不允许提交;对审批人来说，可以直接对目前预算的执行情况有所了解。

差旅管理闭环化

将出差申请、出差反馈、差旅费用报销等流程进行关联，并通过信息化软件固化下来，用来达到对差旅费用管理的目的，使得出差合理，差旅费用发生的背景能够有据可查。

所谓的“关联”，指的是将出差申请、出差反馈、差旅报销三条流程按顺序进行强制性匹配。进行差旅费用报销时，首先需要提交出差的反馈或者报告;提交出差的反馈或者报告时，首先需要领导审批通过的出差申请单;

数据计算电子化

将手动工作量的内容通过信息化手段实现，系统自动计算可以替代之前很多的手工工作量，大大提高工作效率。

亿德公司之前的费用报销过程中，有很多内容是需要人工去手动计算，比如一些住宿标准、差旅补贴、货币转换(员工出差填报外币后，国内的出纳需要使用本位币进行支付)等。

企业进行预算与费用管控项目的实施，可以实现两个方面的价值体现：

1. 对人力成本的节约。

2. 对企业风险的规避。

人力成本的节约

通过预算与费用管控，可以将亿德公司中大量的人工进行的事务性工作替代下来，节省了大量的人力成本，见表1。

表1 节省的时间统计

注1：以上信息为根据调研以及试运行得出的平均数据

注2：员工的补贴计算是根据亿德公司的制度计算

亿德公司每月需要处理1600-1700张报销单，信息化系统上线后，在每张单据的处理时间上可以节省19分钟，一个月可以节约522.5个工时。

之前亿德公司的财务经理需要根据不同的维度进行成本的计算，手工计算的方式不论是效率还是精准度都不够理想。而解决方案上线后，汇总报销及支付的数据、每个项目/部门/客户等各个维度制作不同的报表等工作都可以通过系统直接将所需的报表统计出来，每个月可节省40-50个小时的制作报表时间。

对于普通员工而言，该解决方案也有价值，主要体现在两点：1. 之前报销需要排队等待领导签字，时间浪费较为严重;2. 员工不了解报销进度，不时会打电话给财务人员进行询问，双方都浪费时间。

针对第一点，企业可以通过电子化的流程从根本上将传统手工方式进行改革和优化。而针对第二点，员工可以通过系统的自助查询平台进行查询。

解决方案实施后，普通报销人员对每张单据的处理时间(含排队等审批、传统查询)节省17分钟，一个月可以节约467.5个工时，见表2

表2 人力成本的节省统计

注1：人力成本节省计算公式：节省的时间(月)乘以员工的综合人力成本

注2：以每工作日8个工时，每月22个工作日，每年12月计算时间

注3：假设平均人力成本为8000元/人/月

对企业风险的规避

该解决方案除了节省人力成本之外，更多地是通过对报销、差旅等业务流程进行规范化的管理，从而规避风险：

1. 超出公司的标准/预算额度后，系统进行自动控制，规避人为操作风险;

2. 通过与差旅等业务进行结合，在事前进行预算管控，以便更好地进行管控;

3. 玻璃缸效应，规范化透明化报销流程，减少人为操作风险;

4. 补贴、单据金额自动计算，规避人为计算错误的风险;

5. 为未来的预算管控提供信息化支撑。

亿德公司之前每月处理的报销金额为200万元，实施了信息化系统之后的半年内，每月处理的报销金额反而降低至185万左右(业务在增长)。该系统每月为公司规避了15万左右的不合理报销，将报销总额下降了7.5%。