办公室邮件的常见问题

虽然这个话题，早已经是老调重谈，可职场中发现很多人还是不知道，或根本没在意。故而还是再谈一谈！

文如其人，商务英语邮件从一个侧面展示了发件人的职场形象。别以为在外企混迹多年，就能真正驾驭好Email。看看下面的几种常见病，你感染了几种？

1. 没有主题

Subject 这一栏不写，邮件也可以发出去。但收信人却无法在第一时间得知你的邮件目的，或许就会忽略。反正当我面对每天数十封邮件时，没有主题的邮件总是最后看的。

2. 过度“ 群发 ”

无论盲目的使用 Mail Group 还是 CC （copy to ） 一大群人，都会让人觉得发件人没有教养。

正确的使用 Mail Group 的确可以缩短发信人的时间，还能避免漏发、错发。但是有事没事群发整个公司或 Region 的人，不是新来的就是快走人了。

CC 也是一个让人又爱又恨的功能。你可以用它来通知相关的人（没有收信人那么直接相关，但是有必要知道）；你也可以用它来给收信人施加压力，如CC你或者他的老板。

但从另外一个角度来讲，这些便利的滥用也会带来相应的不良后果。比如CC给不相关的人，会浪费别人的时间，并给人一种常喊”狼来了“的印象；CC给 对方的N+1有时反而会把简单的事情搞复杂，对方会觉得你在搞越级扩大化，从而对你产生敌意。

3. 拼写错误

不要认为中国人使用英语难免拼写错误，大多数邮件系统都内置拼写检查功能，并且可设置为发送前自动检查。如果再出现拼写错误，真的说不过去。

收件人，不光是老外，看到愚蠢的拼写错误会觉得你不重视他，亦会对你的印象大打折扣。

4. 长句加长篇

记住办公室邮件是为了解决问题而写，不是为了展现你的文笔。

首先不要使用过长的句式，句子的长度最好不要超过一行的70%。如果你一个句子写了好几行，看的人肯定会迷失在你的字里行间的。

篇幅也不要过长，简明扼要永远是最佳的行文风格。如果你的邮件长到需要滚屏才能看完，即便收件人耐着性子看完，也会忽略你要表达的核心意思。

篇幅较长时，想办法将要说的罗列成1、2、3…..点或者做成表格，这样可以使收信人一目了然。

5. 冗余的签名档

我经常看到有些员工的签名档比邮件正文还长，如果你不是整日面向客户的客服人员，有什么必要在每封邮件下面附上你的座机、手机、邮箱、地址、部门、 Title、艺术签名……？

这些冗余的信息分散了收信人的注意力，而且显得你非常的业余，一副生怕别人找不到你的架势。

6. 错乱的格式

避免中英格式混搭，如果你用英文写Email，段落起始字符请不要缩进，首字母请大写。

7. 感情用事

邮件需要平实，切忌掺杂过多的感情色彩（除非是祝贺或道谢的邮件）。摆事实，讲道理，就事论事是永恒的书写真理。

滥用粗体，巨型字号，夸张的红色、黄色……这些都是我们应该避免使用的，这些或许会让你逞一时之快，但却会在别人心里永远的留下一个穿燕尾服的大猩猩的形象。

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