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ECM：后OA时代的新一代协同管理平台

来源：互联网

2014/8/12 13:44:53

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办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

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本文关键字： ECM 后OA时代协同管理平台

为什么说后OA时代已经来临？

要了解什么是后OA时代，我们首先从OA的发展历史来认识它的由来、现状、以及未来的方向。

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。

Groupware（群件）是一个网络软件概念，它定义了由一组（群）人使用的应用程序。它本身是基于这样一个设想的：因为网络连接用户，这些用户应当通过网络互相操作，作为一个整体而提高组的工作效率。比如：电子邮件是一个很好的群件例子。它能使用户间相互通信和协调活动。一个真正的群件允许不同系统上的用户能在一个组织、工作或事件上交互和协调工作。

可以说，OA是国内特有的概念，技术上则经由群件（Groupware）演变而来，终而成为一个本土化，合乎中国企业特色的管理软件类别。

OA在原有Groupware的技术基础上，做了很好的沿承和扩展，在国内企业的信息化管理中，具有功不可没的作用，甚至成为企业信息化管理中的必需品。它不仅仅提高了企业的办公效率，并在流程审批、协同工作、公文管理、沟通工具、文档管理、信息中心等方面解决了传统企业纸质化办公困境。但是，OA由于其本身定位和技术的限制，在很多方面逐渐暴露出了一个作为过渡性管理软件的明显不足：

1.流程管理的深度和广度：流程是OA系统的核心，但由于OA产品普遍缺乏专业的流程引擎，OA流程管理主要还是面向行政办公范围的审批流程，满足人和人之间的表单传递和审批。与全面流程管理存在着巨大的差距。实际上，越来越多的企业发现，OA系统中的流程往往不够灵活，难以有效支持复杂的流程，整合性差，出现流程孤岛，往往后续还需要实施BPM业务流程管理系统替代或者弥补OA系统的流程管理。

2.协同管理的工具化：OA主要借助于信息交流、即时通讯、工作任务等实现组织和团队的协作。协作仍然停留在工具和技术层面，缺乏从业务出发，对各种协同技术进行整合，形成一体化协同(Unified Collaboration)。

3.信息管理的局限性：传统OA依旧停留在文档共享的层面上，远没有达到真正意义上的知识和非结构化内容管理的水平，更没有涉及到企业大数据（Big Data)管理的高度，难以支撑企业信息资产的挖掘和有效利用。

大家知道，信息化管理技术主要来自于国外，发达国家的企业信息化要领先于我国企业，而这些海外企业的成功应用的协同软件不是群件Groupware，更不是OA，而是ECM。比如，美国和欧洲很多发达国家的大型企业大部分已实施了ECM系统。

ECM是三位一体的新一代协同管理平台

在国外，ECM是管理软件中相对独立、专业、发展迅猛的领域。ECM的演变不是一朝一夕的，Gartner Group在2001年给出了早期ECM的定义-企业内容管理，将它定位为“运用信息技术对贯穿企业的内容进行创建、捕获、分发、客户化以及管理的过程”。随着ECM行业的不断升温，经由众多企业的反复实践和验证，产品的不断完善，到了2010年左右，ECM逐渐地被企业认知为涵盖流程、信息、协同管理的软件平台，而不再局限于“内容”一个维度的概念。

根据权威机构AIIM（美国信息及图像管理协会）对ECM的最新定义，ECM是涵盖业务流程管理（BPM）、内容管理、协同、搜索、记录管理、数字资产管理（DAM）等多个方面的协同管理软件。

从字面上来说，ECM主要针对企业信息的生命周期做全阶段的协同管理。其中E代表Enterprise、M代表Management，而C则包含着三个维度的诠释：