选型可能是ERP长征 皇明集团按需索求跳脱困局

  作者:kaiyun体育官方人口
2006/8/8 9:35:48
本文关键字: ERP 选型

       2003年10月5日,当张航第一次迈进位于山东德州的皇明太阳能集团大门的时候,怎么也没想到这一步竟然成为他日后职业生涯的重大转折。
  当时的张航还是北京利玛软件公司的一名华东区销售经理,他得知皇明太阳能集团正在做分销系统的选型,本来是上门推销产品去了,可在他做完了企业调研后发现,他觉得皇明根本没有必要重新选型。
  张航找到皇明太阳能集团的董事长黄鸣,把他的想法如实阐述了一遍,认为应立即结束耗时耗力的选型工作。黄鸣一听十分震惊,眼前的小伙子竟然完全推翻了前几年选型的结论。直觉告诉他这一次有戏了。
  不久,张航正式接到了皇明太阳能集团CIO的聘任书。


分销瓶颈


  让皇明设在连云港天泽太阳能经销处的黄泽非常苦恼的是,皇明有两种提货方式,大批量的货要从总部出库,小量提货则可以从办事处直接走,昨天分两次向皇明总部汇款,第一次上午汇了15万用于主机,货物正好够整车从总部发货;下午发现配件也不够了,和皇明办事处联系,于是下午又向皇明总部汇了3万元的配件款,可今天早晨办事处来电话说配件库存没有了,要从总部发货,让黄泽再汇3万元的配件款。办事处解释现在黄泽要在总部提18万的货,可总部提货账户上只有15万,另3万元是在办事处提货账户上。
  每天,皇明集团总部和遍布全国的60多家办事处都要处理上百张订单。由于类似上述信息的不透明,办事处不能直接从财务系统里查到经销商汇款情况、总部的发货情况,反之,总部也不能查到办事处的账目情况。大部分办事处的实际情况总部不清楚,即使有人玩数字游戏也很难发现。
  “我们全部是预收账款,没有应收账款,信息滞后让总部对办事处财务和销售的监控、管理变得鞭长莫及。”信息孤岛成了皇明曾经的痛处。
  总部在山东德州的皇明集团,1995年创立,是一家大型民营股份制企业,主营太阳能可再生产品,目前不仅是国内行业的领军企业,也是世界上最大的太阳能光热产品供应商,其一年的产品销售量比北美两倍还多,年销售额已突破10亿元人民币。
  皇明的主要销售途径是渠道,目前在全国拥有几千家经销商,是一家典型制造相对简单,销售系统庞大的企业。多级销售模式往往使得分销网络十分复杂。如果供应链信息不透明、不准确,会在渠道传递过程中不断放大造成“肠梗阻”。2002年,皇明集团就面临这样的问题,而且越来越棘手。
  从企业信息化角度来讲,各个办事处使用的是用友U8的单机版C/S(客户机/服务器)结构的软件,不支持互联网异地远程应用,要到每个月月底才能把数据发回总部进行一次统计和汇总,这造成信息不能实时传递,而且多套系统的维护非常麻烦。2002年,皇明决定加强分销渠道的控制,实现订单信息、库存信息、经销商账款信息、发货信息的完全共享,屏蔽信息孤岛,打造高效运行的分销系统在此时已势在必行。
  病症发现了,可是病根在哪,分销系统该如何来实施,整个皇明集团上上下下谁都不是十分清楚,在时任总经理黄鸣收集来的反馈当中,大部分的意见都指向更换现在的用友系统,重新上一套新的软件。
  也就是在一种业务需求不明晰,对产品理解不充分的前提下,皇明集团的选型从开始就注定要多走很多弯路。


选型长征


  让黄鸣没有想到的是,弯路最后竟越走越长,最后选型的长征路竟然走了整整三年。
  2003年,皇明在得到黄鸣全方位的支持下,由销售副总牵头,抽调各业务部门骨干成立了项目小组,开始了第一次选型。
  第一家软件公司很快就上门了。对方是一家知名度很高的企业,对这次选型也非常重视,但问题很快就出来了,做了两天的调研后,对方开始做产品演示,可整套演示结束,黄鸣发现其中没有多少东西与皇明有关。比如要做销售系统,销售具体要做什么,有什么业务需求,都没有体现,对方只是一再阐述产品的概念,好比在空中盖阁楼。
  “这样前后来了不下30家软件提供商,走马灯似地轮番做调研、做演示。各家提供的解决方案都各怀动机,他们的最终目的都是为了卖产品,而我们又不是专业的IT人员,不懂技术,只好跟着感觉走。”一位曾经参与选型的皇明企业成员这样回忆道。
  这种盲目一直持续到最后,工作变成了不断地做毫无目的地筛选。而此时专业咨询专家也提出了意见,“这样做不行,会很危险,不能头痛医头脚痛医脚,皇明已经做到行业第一,一定要有长远的整体规划,要做就做完整的ERP,不能只做分销。”
  原本皇明就没有明确的目标,而各软件商各有目的,加上看法也不一致,第一次大规模选型就这样在利益僵持和争议中暂停了。
  2004年开始第二次选型。这次仍然由黄鸣亲自挂帅组长,还成立了领导小组、实施小组和职能小组。第三方项目监理也花了几个月时间做一些调研分析,写了三本厚厚的《皇明信息化可行性报告》。后来软件公司调研,又来演示产品。
  本来这次项目小组感觉心里似乎又有了底。但不久又发现项目小组陷入了ERP各种名词概念之中不能自拔。大家的争论停留在是否淘汰用友U8,有人认为用友只是财务软件,并不是ERP;有的则持相反观点。
  就在皇明迟迟拿不定主意的时候,一些急功近利的软件供应商们为了抢到这单生意,又开始使出了浑身解数,投其所好。一家坚持了两年的供应商,为了在最后阶段胜出,竟然不顾企业的实际情况,给出了小型机解决方案。深谙此道的技术人员一看就知道这种解决方案只适用于银行保险等大型金融机构,用在皇明公司简直是大材小用。
  历经两年的选型选不下来,黄鸣开始一再提出疑问,换了软件就能解决一切问题吗?更让他无法抉择的是究竟哪个软件更适合自己企业使用,在看不到预期远景的情况下,第二次选型在一片质疑声中又偃旗息鼓了。
  长期的选而难决已经把整个皇明集团拖入了痛苦和疲惫当中。


出现转机


  直到两年后皇明集团的选型长跑突然有了转机。
  黄鸣在接触了张航几次之后,发现他既懂业务又懂ERP,于是决定聘请他正式接任皇明CIO。皇明这几年的选型长跑已经偏离了最初航道。一个企业选型时间越长不确定因素越多,对企业就越不利。2004年6月30日,张航第一天上任,在他意识到了这些问题之后,于是决定先从选型失败的源头查起。
  他又重新找出当年专家提出的三本厚厚的可行性报告,仔细研究后发现报告的内容与他对皇明的了解完全不是一回事。这份报告虽然分析很全面但不深入,没有抓住问题本质,仅仅提出了许多概念性的东西,并没有细化到具体业务的IT需求,企业管理的细节问题也没有表露出来。比如涉及到经销商账款信息,该如何来调整目前的混乱状态,内文中根本没有提及。 张航明白,上信息化是为了解决企业的当务之急,业务需求不明晰,目标不明确,企业自身对ERP需求没有足够认识和清晰的分析,而把依赖重心放在了软件提供商和咨询队伍上,把软件选型放在第一位,正是皇明集团选型受阻的最大症结。
  皇明的销售订单有一个特殊性,当它是产品的时候,它的折扣可能是7折,当作为样机卖给经销商可能是5折,这意味着同样一种产品,有多种销售类型,它的销售价格是不一样的。如果不做这样细致分析调研的话很多软件这样的订单根本无法录入,如果实施的时候遇到这样的问题,麻烦就大了。
  “要了解软件功能就得先熟知业务流程,还要注意追查细节问题。”张航知道上信息化最主要的是,首先必须针对业务做好需求分析,而业务需求越细化越好。为此,他们重新深入到各个业务部门进行调研,经过分析过滤把业务需求转化成软件功能需求,一共列出了上述类似的四十多个具体功能。
  5个月后张航和他的部门拿出了详尽的业务需求报告,并得出了令领导层瞠目的结论:根本不需要更换现有软件,更换软件的风险要远远高于对现有软件的改造升级。用友软件与皇明业务需求吻合度非常高,存在的问题主要是实施问题,没有把软件的功能充分挖掘,唯一的缺陷是用友现有的C/S软件不能满足皇明的异地分支机构远程应用,只要解决这个问题,分销系统也就水到渠成了。
  问题找到后,很快进入测试阶段。系统很快搭建起来了,最终只花了6万块钱,而皇明对整个分销系统投入最初的计划是100万元,这个方案投资少,风险低,周期又短,对此没有人再争了。

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