深圳万基药业有限公司

案例：深圳万基药业有限公司

公司简介

深圳万基药业有限公司，属民营的高科技企业，为深圳使的百强企业，创建于1991年，主营保健品和中西成药，拥有员工2000多名，资产有6亿多，在全国有60多个办事处，近1500人的专业销售队伍。销售额在三年内从6亿升至12亿，利润超亿元。目前公司旗下拥有深圳万基新特药公司等多家医药批发生产企业、印刷厂、农场等，并在加拿大、香港、美国建立了公司。其产品包括国家级新药诺克（泛昔洛韦），国家中药保护品种塘尿乐，深圳高科技术项目降钙素、洋参系列保健品的等。在医药保健品市场具有“龙头”地位。95年公司被国家内贸部评为市场占有率第一，综合竞争力第一。目前公司有新药和保健品50多项目，和上海医药工业研究院，中国药科大学、香港生物科技开发院，美国、英国、加拿大的科研单位，有着紧密的合作关系。现代化的深圳万基制药工业城，正在兴建之中，为深圳市政府重点支持企业。 

软件选型过程回顾

经过对大陆市场上主要流行ERP系统的了解、分析和比较，万基公司决定重点考察两家ERP供应商的产品，QAD公司的MFG/PRO系统就列于其中。在对软件功能详细了解、成功用户走访的基础上，万基项目选型委员会就以下几方面进行了重点论证。

1.    实施的必要性

对于实施ERP系统，万基高层领导一直持肯定态度。他们认为，无论从企业管理现状出发，还是从企业长远发展来看，现在实施ERP系统都是非常必要和及时的。但对实施中可能出现的问题、新系统对原有企业管理体制的影响与冲击，公司很多管理人员还没有足够的认识。就在选型进入最后阶段是，大陆某媒体刊发了一篇题为《ERP在中国实施成功率几乎为零》的文章，引起了包括万基高层在内的许多管理人员的主意。QAD公司的合作伙伴之一源讯信息技术（上海）有限公司就此向大家讲解了对ERP项目“成功”的界定与评估、ERP项目成功的条件与因素等知识，坚定了万基公司实施ERP的决心与信心。

2．   实施周期及实施费用

MFG/PRO系统以实施周期短而见长。在实施费用上，MFG/PRO系统远远低于那些功能多而参数设置复杂的其它ERP软件。而MFG/PRO的模块功能已经满足万基公司当前的业务需求。

3．   顾问公司

源讯信息技术（上海）有限公司QAD服务部无论在项目实施的经验和实施效果上，均有突出表现。

4．   系统升级、更换

由于万基公司正处于快速成长期，今后肯定面临系统的升级、更换，而MFG/PRO的良好兼容性和低成本，最大限度地减少了风险、控制成本。

基于以上考虑，深圳万基公司最后选用了QAD公司的MFG/PRO系统，并选择了源讯信息技术（上海）有限公司作为其实施服务供应商。项目于2000年10月正式启动。 

实施中遇到的障碍及解决方法

在项目实施过程中，以下业务范畴受到了重点关注：

·    寄销、购销模式

万基公司的销售合同是购销合同，但销售管理、财务管理则是一种不到位的寄销式管理，业务部门无法准确提供系统所需的讥笑管理基础数据。

ERP实施改变了以前的旧模式，采用了购销模式。

·     计量单位

实施前万基公司计量单位非常混乱。诸如成品的“盒”，就有“大盒”、“中盒”和|“小盒”之分，其转换系数也视具体成品品种不同而不同；另外如绸布的“米”与“块”的计量单位混乱也造成财务核算的不准确。项目组首先与库房、采购、成本、计划和销售等部门统一了“度量衡”，然后在库存余额录入中按新的计量单位盘点实际库存、录入余额。

·     外库

由于上海、广州销售业务量较大，公司总部在此设立了成品外库。但受手工管理的限制，外库的存量、出入库业务等数据的准确性和即时性无法保证，总部财务月结业经常为此延迟。保健品行业存在“促销赠品”现象。总部也向各地办事处发放了大量赠品，但由于手工管理水平有限，公司根本无法对个办事处赠品的余额和耗用进行跟踪。

在MFG/PRO系统中，各地办事处都被赋予“地点”代码，并在“地点”下设立了“库位”代码，通过对“库位”的跟踪实时监控库存量极其变化。

·     采购及其入库

以前采购物料入库只核对品种与数量，这给应付帐管理带来不便。如今按采购单入库、进行|“三方匹配”，理顺了业务流程。

·     生产及其入库

以前生产发料、完工入库只核对品种与数量，这给计划管理、成本控制带来不便。如今按加工单发料、入库并进行流转，理顺了业务流程。

·     市场费用

在保健品行业，市场费用尤其是其中的广告费用在整个销售费用中占了近80%左右比例，对各种市场费用的详细及时的分析和相应的预算控制，是企业市场部门工作中的重点和难点。

MFG/PRO系统将广告代理商等业务伙伴设置为供应商，并对凭证、预付款和付款进行系统性管理。 

系统顺利切换与实施成果

万基MFG/PRO项目在2000年10月正式启动，经过业务流程调研、软件功能培训、业务模型模拟与确定、静态数据录入、动态数据录入等过程，保健品数据库于2001年3月顺利切换，药品数据库于2001年4月按原计划正是切换。经过3个多月的运行，该项目在以下方面取得了显著的成果。

·     建立了标准成本核算体系

对所有原辅助材料、包装材料、半成品、成品和赠品均建立了较符合实际的“标准成本”，并通过对差异的分析，强化了成本管理。

·     结束了财务重复记账、缩短了月结时间

手工管理时由于数据的来源不规范，信息不畅通，导致各部门对财务部门数据及报表的不认可而自己记账；同样，财务部门对各部门的账目更不认可。这样一来月结时间大大延长。

在MFG/PRO系统中，数据来源明确、处理方法公开、处理时间及时，避免了各部门的重复记账，缩短了月结时间。

·     提供了客户化销售分析报表

ERP系统强调数据的及时性，表现在软件中即“重查询、轻报表”，而目前国内企业在手工管理中习惯于“生成”各种报表。考虑到实际情况，万基公司信息部在ERP系统中又开发了一些符合企业习惯的管理报表。

·     实现了实时库存、应收帐和应付帐管理

ERP系统真正实现了实时库存管理、应收帐管理与应付帐管理。

综述

通过万基ERP项目的实施，我们有以下认识，特在此总结中提出，仅供大家参考：

1． 合适的软件系统

2． 专业顾问公司与经验丰富的实施顾问

3． 公司最高层的一贯支持

4． 项目组的辛勤工作

随着ERP系统的应用和业务的拓展、变化，万基组织结构势必应作相应的调整。同时，与ISO9000/GMP、KPI基销评估相结合，ERP工作流程也应不断调整、完善。最后，我们希望ERP项目系统能够继续提升深圳万基药业有限公司的管理水平，并最终提供万基公司的综合竞争力。

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