协同文档管理成为企业信息化的新亮点

  作者:mary.chen
2007/7/16 11:19:11
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AMTeam.org消息:信息时代下的现代企业面临着庞大的信息资料管理的压力,每天都会产生很多新的文档,包括来往的邮件及附件、合同协议、备忘录、财务资料、数据、法律规定、音视频资料等等。特别是对于那些业务、财务、法律和新产品开发部门的员工来说,每天都要面临着大量文档的挑战。

以下这几种场景您一定不会陌生:销售人员外出洽谈时需要携带大量资料,纸本文件和电子文件很难统一保存,使得日后的查找十分困难;每日处理大量的往来邮件,其中大部分为针对某个事件的反复修订;花费大量的时间和人力汇总每个项目涉及的全部往来资料,还经常出现遗失的情况;每天花费大量时间在与客户或公司内部之间的文件传送方面,还可能发生延误;多人协同作业时,经常发生各自对文件修改而导致文件版本的不一致;很难找到以往某个项目的全部资料作为参考。

现在,协同文档管理系统成为解决这些问题的有力工具。美国Interwoven公司推出了全新的协同式文档管理解决方案,WorkSite MP是该方案的核心。WorkSite MP 的设计目的,在于提供个人所需的特定文件,以及在团队环境中达到最佳成果所需要的支持。WorkSite MP 所提供的功能及友善的使用接口,可以不改变员工的使用习惯,迅速掌握。

WorkSite MP能够将某项目的全部资料汇总,避免资料流失,确保信息完整性,使得资料内容的管理更加轻松。通过建立索引机制,使资料的查询变得更加简单。只需要输入关键字,既可找出相关的全部资料和信息,从而大大提高工作效率。从此,您不再依靠邮件或其他存储设备,轻松实现公司内部资料共享,由此可以避免因反复修改造成的文件版本错误。此外,通过WorkSite MP,企业可以建立虚拟的工作空间,为扩地区、跨部门的项目团队提供了一个共享环境。团队成员因此能够迅速追踪各种文档的修改、更新及交流互动。

Interwoven的WorkSite MP 提供了全方位的文件管理、团队协同作业及工作流程功能,纳入管理的文件可在不同的分类节点上呈现,以提升搜寻及撷取效率。团队协同作业的功能,包含了两组协同式的工作区,其中一组用于以协同作业方式制作文件,另一组所谓的知识工作区,则可让使用者随时存取已发布的文档。WorkSite MP还提供了全方位的安全防护功能,为外部网络的协同作业及文件分享提供安全的环境。

此外,WorkSite MP可支持自动化的数据关联功能,让工作区的管理人员可以管理协同工作区中所制作管理的文件。 此外, WorkSite MP不但能与Microsoft Office密切整合,以Outlook档案夹的形式呈现协同工作区,还可透过延伸程序与Lotus Notes整合。

Interwoven 协同式文档解决方案在全球同类市场中长期居于领先地位,它以独特的方式,将操作简易性、内容扩展性与强大的IT性能相结合,充分发挥文档的价值。Interwoven WorkSite MP 为团队协同合作提供最强大的基础,特别针对复杂流程的文件,包括新产品的推出、计划书及合约拟订、公司法律事务,以及一般项目管理等,能改善组织决策过程、并加速执行效率,平均可提高效率达 40%。

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