基于SaaS的中小企业会计信息化实施策略

SaaS发展的障碍主要是信任问题,要解决此问题,SaaS需要服务性中介的参与,形成“SaaS服务商——服务性中介——中小企业”的运行机制。基于SaaS的中小企业会计信息化实施是一个复杂的系统工程,需要政府、服务性中介、SaaS服务商及中小企业的共同努力和配合。

我国的会计信息化工作已经走过了30年历程,这30年来,实施会计信息化的企业越来越多,但这些企业主要以大中型企业为主,有相当一部分中型企业及许多小型企业会计信息化水平还停留在较低水平,有些甚至尚未实行会计信息化。中小企业会计信息化实施程度已经影响到我国会计信息化工作的进一步推进。理论与实务工作者为此提出了不少解决措施,比较典型的就是ASP(Application Service Provider),即服务商将自己的应用软件放在服务器,企业通过租赁获得使用权,服务商对租赁企业负有维护、管理软件、提供技术支持等责任。

应当说,ASP对中小企业而言具有节约投资、减少维护开支、提高企业财务管理水平等好处,是非常适合中小企业实施会计信息化的模式,但实践中该模式在我国几乎没多久就陷入了沉寂,究其原因主要是条件不成熟,服务商的信用及安全保障等问题制约了其发展。近年来,一种叫做“SaaS”(Software as a Service)的软件运营服务模式又逐步成为人们关注的话题,并表现出了强大的生命力,此时如何避免出现类似ASP的昙花一现,让SaaS能够成为推动我国企业特别是中小企业会计信息化工作的模式就显得尤为重要。

一、推动SaaS模式对我国会计信息化工作的意义

要充分理解SaaS,就得将它与ASP相比较。在ASP模式下,服务商向用户提供空间租用,用户在自己的空间上可以上传应用。因此,ASP更倾向于一对一提供服务,每一个用户拥有自己的数据库。SaaS虽然是在ASP基础上发展起来的,但它是比ASP高一层次的信息化应用模式,SaaS可以一对多,同时向很多用户提供多种应用服务。真正的SaaS服务商并不只是提供简单的在线软件租用,理想的SaaS平台应该提供融通企业整个经营业务的信息化管理平台,用户各部门能方便地使用并监控企业整个业务流程,并能快速进行相关分析。例如客户下了订单,供货商马上就能备货或组织生产,物流企业也能看到供货进程,及时制订送货路线,准确掌握运输时间,客户通过SaaS可随时看到订购商品的各种状态,企业领导则能将所有供应商、承运商、客户的数据集中,分析经营状态并快速作出决策。

推动SaaS模式发展对我国企业特别是中小企业会计信息化工作具有重要意义。数据显示,截至2006年10月,我国中小企业数量已达4 200多万,占全国企业总数的99.8%,中小企业创造的最终产品和服务价值占国内生产总值的58%,生产商品占社会销售额的59%,上交税收占50%左右,城镇就业人口中80%以上的就业岗位是由中小企业提供的。《2006——2020年国家信息化发展战略》指出,要制定和颁布中小企业信息化发展指南,分类指导,择优扶持,建设面向中小企业的公共信息服务平台。因此,大力推进中小企业会计信息化建设是必要的。中小企业会计信息化的建设对于企业全面实行信息化具有重要作用,有助于中小企业做大做强,占领更广阔市场。同时,中小企业会计信息化建设必然带动我国企业会计信息化整体水平的提升,提高会计信息质量和会计管理水平,促进我国会计事业的全面健康发展。

SaaS模式可以给我国中小企业带来诸多益处。首先,影响中小企业会计信息化实施的一大因素是费用。传统会计信息化实施需要企业投入大量的人力、物力和财力,而这些投入可能还只是开始,随着软件的维护和升级,中小企业在具体实施过程中还得不断投入资金,对于资金不充足的中小企业来说是较大的负担。而SaaS模式可以帮助中小企业降低会计信息化实施成本,中小企业只需定期或根据服务量来支付服务费(从我国目前情况来看,费用往往是每年几百元),这些费用大大低于以往购置软件的成本,避免了以前实施模式的大笔资金投入,提高了有限资金的使用效率。特别是当前众多企业正处于金融风暴中,SaaS可以使中小企业以极低廉的价格获得竞争优势。其次,SaaS能够给中小企业带来效率的提高。中小企业生产经营灵活,他们需要会计信息系统能对瞬息万变的市场作出及时反应,传统模式实施项目周期较长,同时在日常软、硬件的维护方面也需要耗费大量时间,采用SaaS可以减少项目的实施周期,系统的维护也大都交由服务商完成,由此企业可以集中精力对数据进行分析并作出决策,从而建立起轻便灵活的运作方式,提高企业生产管理效率。

二、SaaS推动中小企业会计信息化存在的主要问题

虽然对于中小企业会计信息化工作来说采用SaaS有诸多优点,但在推进过程中也存在不少障碍,比如中小企业领导及员工的观念问题、网络的质量问题、网络数据的安全性问题、资金及人才的匮乏问题等。这些问题涉及到不同的主体,解决起来需要各方的共同努力。

一直以来,网络数据安全都是影响SaaS发展的最大阻力,但近年来新技术的产生为SaaS发展提供了良好的技术支持。目前,SaaS的数据安全问题已经不再是阻挠其发展的绊脚石,而信任问题则成了影响SaaS进一步发展的最关键因素。我国的中小企业大多是民营企业和家族企业,很多采用家族制治理模式,将自己企业的财务数据甚至一些商业秘密借助于第三方提供的模式处理存储,他们显然心存质疑。如果SaaS解决不好客户的信任问题,SaaS就可能步ASP的后尘,到头来只是服务商摇旗呐喊,企业却并不买账。SaaS的信任问题由来已久,即使完全解决了数据在网络传输和存储过程中的安全问题,企业也不见得就充分信任SaaS服务商。企业会担心SaaS员工是否会将自己的资料出售给其他企业,同时一旦服务商因各种原因被淘汰出局,自己就可能会遭受财务及其他数据丢失的风险,或者虽然数据侥幸保存下来,却又会因为数据格式独特、不兼容而无法继续使用,即使数据能够移植,企业也可能会为此承担巨大的迁移成本。

日常工作中,企业将钱存在银行并不会觉得不安全,因为对企业来说毕竟银行已经具备完善的安全措施及运营管理体制,而SaaS要发展壮大就必须解决信任问题,只有信任问题解决了,企业将数据存放在SaaS服务商那里才会有安全的感觉,企业才会自觉使用SaaS。

三、发展服务性中介是SaaS成功的关键

SaaS推动企业会计信息化工作最主要的问题是如何取得中小企业的信任。诚信体系的建设虽然刻不容缓,但建立起来却是复杂的系统工程,要确保诚信体系真正建立需要有一个主导者参与。

市场经济条件下我国的政府已经转型为服务型政府,对于中小企业会计信息化发展政府应当引导而非行政干预,因此政府不适合做这个主导者。而完全依托服务商和中小企业也不太合适,两者正好是矛盾的对立面,在此情况下,服务性中介有望成为诚信体系建立的重要依托。

服务性中介的出现,形成了“SaaS服务商——服务性中介——中小企业”的运行机制。在这个运行机制中服务性中介起到桥梁作用,负责中小企业与SaaS服务商的沟通,帮助中小企业提高信息搜索效率,降低搜索成本,并最终解决中小企业与SaaS服务商因为信息不对称而造成的信任问题。我国于2006年成立了为中小企业服务的“中国中小企业协会”(China Association of Small and Medium Enterprises,英文缩写CASME),它是全国中小企业、企业经营者自愿组成的全国性、综合性、非营利性的社会团体。国家经贸委也在同一年印发《关于培育中小企业社会化服务体系若干问题的意见》,推进中小企业社会化服务体系建设。中国中小企业协会作为全国性的服务性中介,可以发挥其影响,帮助中小企业与SaaS服务商沟通协商,积极制订行业性的SaaS服务资质审核标准和资质许可机制(类似于财政部1994年制订的《商品化会计核算软件评审规则》,在SaaS发展初期能确保其服务质量),代表中小企业对SaaS运行进行监督,保证SaaS服务的安全性、稳定性和连续性。

除了中国中小企业协会外,地区性的中小企业协会也可以积极参与到当地中小企业会计信息化的建设过程中,加强为中小企业服务的意识,维护中小企业的合法权益,引导中小企业会计信息化发展,促进中小企业信息化水平的提高,提升中小企业竞争力。

四、基于SaaS的中小企业会计信息化实施体系

基于SaaS的中小企业会计信息化实施是一个系统工程,需要政府、服务性中介、SaaS服务商、中小企业的共同努力和配合。

(一)政府要充分发挥职能,做好配套及引导工作

加强和改善政府对中小企业会计信息化的宏观指导,发挥政府服务作用,解决中小企业会计信息化过程中的有关问题。政府可以对条件有限的中小企业实施会计信息化在税收、贷款方面给予优惠政策,为中小企业健康、快速、稳定发展创造条件。政府还要建立和完善面向中小企业的社会化服务体系,支持发展信息咨询、人才培训等服务型中介机构,并加大对通讯、网络等基础设施的投资力度,改善影响信息化的“硬环境”。此外,政府应当积极从法律上为网络创造一个安全的环境,规范网上的交易、核算等行为,防范可能出现的网络犯罪。

(二)服务性中介要加强中小企业与SaaS服务商的沟通与协

调,积极参与中小企业的会计信息化建设,协助中小企业监督SaaS运行

为了更好地带动中小企业会计信息化发展,服务性中介可以同SaaS服务商一起选择不同地域、不同行业、不同规模的会计信息化企业做示范,对成功的案例加以推广,总结他们的经验和教训,通过示范企业的带动作用进一步加强企业间会计信息化建设与应用的交流,增强中小企业实施基于SaaS会计信息化的信心与主动性。

(三)提高SaaS服务质量,保障数据安全

对于SaaS服务商来说,要尽可能消除中小企业的顾虑就必须从自身做起。SaaS的核心是服务,服务质量的高低关系到SaaS的发展。为了提高服务质量,SaaS应采用分工协作模式,并尽可能通过提供增值服务来提高SaaS的附加价值。SaaS的真正价值在于能提供客户并不擅长的专业IT服务,客户关心的是服务商提供的应用服务是否满足需要。在保障数据安全方面服务商应当让客户知道他们采用什么样的技术手段来保障客户的数据安全:数据定时备份、容灾备份;传输加密技术SSL、服务器数字安全证书、插件CA证书等。

此外SaaS应当以开放标准为基础。SaaS的出现和成长与互联网紧密关联,客观上也需要以开放标准作为推动其发展的基础。如果SaaS的数据格式等标准只适合于某一种产品(服务)或某一个服务商,就无法保证这些数据长时间之后是否依旧能存在并正常使用,无法保证用户对自身数据的充分拥有和掌握,无法保证SaaS产业领域必要的互联互通,其结果就是无法保证用户的切身利益,得不到用户的信任,不利于SaaS的持续发展。所以,SaaS领域的标准应当采用开放标准。

(四)充分发挥中小企业的主体作用

服务性中介可以协助中小企业制订会计信息化工作规划,根据中小企业自身的需求和能力以及企业的远景目标,确定“整体规划,分步实施,重点突破”的指导方针。在选择实施时要注意会计信息化程度应与中小企业所处的环境、具备的条件相适应,不能不顾一切的一哄而上。分步骤、适度的信息化可以使企业尽快融入信息化浪潮,而且还能节省投资、实现经济效益的最大化。

(五)重视SaaS选择

虽然SaaS模式相对于购买一套财务软件而言比较简单,风险也更小,但在目前SaaS服务商资质参差不齐的情况下,中小企业还是应当重视SaaS选择,进而规避可能出现的风险。选择时可以依据以下步骤来操作:一是服务商的选择。目前提供SaaS的服务商种类很多,除了大家比较熟悉的传统管理软件厂商外,一些ISP如中国电信、神州数码也都有自己的SaaS产品。企业选择时要考虑服务商的实力、售后服务能力等方面。二是试用。SaaS服务商都提供免费试用功能,通过试用企业可以了解产品是否符合自己的需求,而且也可以据此考察该服务商服务的稳定性、访问速度、产品的可扩展性等。一般说来,试用时间越久越能发现问题。

企业通常需要进行至少一个月的试用来了解产品的各种特性。第三是安全性能评估。SaaS的安全性能在一定程度上会对企业的决策起决定性作用。在对服务商不是很了解的情况下企业往往最为重视安全性,企业可以从认证、数据备份与管理、规章制度等方面来考察。第四是综合对比。通过以上几步的调查,企业可以将符合要求的SaaS服务商列出,对比其价格及操作、安全、售后等方面,选择最终所需要的SaaS服务商。第五步与SaaS服务商签订合同,在合同中要明确服务商与企业之间的权利和义务,并对一些可能发生的行为进行约定,为避免今后可能出现的问题,合同还应特别关注安全保密责任。