神州数码IBM服务器产品部解决例会之烦恼

神州数码通用系统本部IBM服务器产品部是神州数码非常重要的一个部门，主要承担IBM服务器产品在全国的分销工作，是IBM重要战略合作伙伴之一。神州数码通用系统本部IBM服务器产品部的核心优势是遍布全国的庞大分销网络，它 在全国有20多个分公司。随着业务的不断深入，公司要覆盖大量的二、三级城市。

电话会议成为沟通瓶颈

在很长一段时间内，神州数码IBM服务器产品部每周两次的沟通例会，都是通过电话会议来进行，每次至少都要开2到3个小时。会议流程其实很简单，会议发起人每周都预订公司的电话会议室，然后把会议需要演示的文件通过邮件发到20多个分公司。但其中的一个难题就是，众多的文件无法实时共享，在这些文件中既有如全年规划这样需要演示的PPT资料，也有销售报表这样需要示范填写的Excel文档，又或是销售政策这样需要推敲或者修改的Word文档。于是，每次会议就在“只闻其声，未能眼见”的过程中，匆匆结束。

神码IBM服务器产品部的一个区域经理说，以往，我们经常需要在会议进行中，告诉大家打开第几页PPT，或者第几个文件，稍微一不注意，或者接个电话，往往跟不上会议进度，遗漏重要信息。如果能够有一个平台，让所有与会者跨越空间，如同面对面，轻松看到演讲者的电脑桌面或文件；同时，大家能够在一个文件上进行统一的修改；这样，我们的沟通效率就会提高很多。

实际上，神州数码IBM服务器产品部遇到的沟通难题，也同样存在于众多大中型厂商的跨区域日常沟通中。电话会议根本无法承载实时的工作协同。

IPMeeting让例会沟通变得轻松

2009年开始，神码IBM服务器产品部选择使用了爱普信科技的IPMeeting，日常例会的问题迎刃而解。现在，IBM服务器产品部，无论是两个人讨论问题，还是200人的大会，所有人只需要坐在自己的电脑面前，打开IPMeeting的客户端就可以立即同时呼叫接入所有人的电话，最有帮助的是，会议的发起人不再需要分发任何文件，他只是在自己的电脑上打开需要讨论的文件资料，所有人都在自己的电脑上同步看到了会议发起人正在演示的文件，甚至是他鼠标的移动。

在会议的过程中，主持人可以把电脑控制全交给任何一方，由他人修改编辑自己电脑上的文件。当发起人讲完，就将演示权利交给分公司的经理，由他们各自介绍工作，而所有与会人员的电脑桌面就随之呈现新演讲人的文件内容。IPMeeting为通用系统本部建立了一个完全同步的、实时的通讯平台。而最为美妙的是，所有的与会者并没有购买安装任何软硬件，也没有要求IT部门作任何配置，他们只是租用了爱普信的在线软件服务（www.ipmeeting.com.cn），只要电脑能联网就可立即使用。

现在，神州数码IBM服务器产品部的每周例会变得十分轻松，每个人点开连接进入会议系统，相互演示文件、共同修改报表，协同工作。往往以前4、5个小时解决不了的问题，1个小时就可以全部搞定。

电话会议、即时通、Email的先天缺陷让例会 低效率

目前对企业来说，Email、类似MSN之类的即时通和电话会议是企业最常用的通讯手段。然而，这三种方式都有着种种问题，让企业沟通效率不高。E-mail只是一个传输文件的手段，并不能做到时时更新，或者和参与者保持实时联系。而即时通软件虽然可以实时沟通，但毕竟只是私人的聊天工具功能、场合、易用性上都有很大的不同，并不能承担商务会议的用途。而电话会议虽然经常为企业商务会议时所采用，但是却有着很大的弊端，电话会议只是一个简单语音传输，无法看到与会者所演示的文件，如文档、报表、PPT，或者是各种应用程序，甚至是整个电脑桌面的共享。

神码IBM服务器产品部采用的IPMeeting会议系统，基于Internet，提供了一种简单、快捷、高效的会议模式，全面解决了电话会议、即时通讯和Email的先天缺陷，它充分利用了Internet的实时、共享、互动的优势，实时分享所有文档、应用。而提供IPMeeting的爱普信科技，则在2007年和2008年分别获得了互联网最具价值项目奖和国际软博会创新奖。

对众多企业来说，利用爱普信的IPMeeting网络会议产品和协同工作的平台，无需安装任何额外的软硬件，仅通过浏览器，便可轻松地从电脑桌面实现共享屏幕，共享应用程序，演示PPT等文件，共享鼠标和键盘，网络存储等功能，实现共享工作平台，网络协同办公，让每周的例会沟通变得更加高效。