加强内控管理，提升运营能力

——企业协同信息化解决方案

随着改革开放和入世进程的不断深入，中国企业的国际化需求和发展态势越来越明显。为了应对国际市场带来的市场风险增加以及加强中国企业的国际竞争力，防范金融风险，加强内部控制，自2009年7月1日起，我国将首先在上市公司范围内施行《企业内部控制基本规范》。这部规范，是由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布的我国第一部“企业内控规范”。财政部要求，除了在上市公司施行外，“并鼓励非上市的其他大中型企业执行”。

什么是《企业内部控制基本规范》

《企业内部控制基本规范》，界定了“内部控制”的内涵：内控管理是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程，有利于树立全面、全员、全过程控制的理念。因此，它要求企业信息管理系统不仅仅是表单类的统计、报告类的信息反馈的“结果”，而是强调了实现控制目标的“过程”。

过程可控与简单的目标管理究竟差别在哪里？打个比方，我交代你去做一件事，我们只要结果，不要过程。这个时候，我们看不到：这件事在实施过程中，到底是如何组织的，都有哪些人员参与？在实施过程中遇到什么问题？如何进行同步工作、扁平化的协调？这件事在执行当中到底有无方向性错误、如何进行纠偏？这件事在执行过程中遇到的经验教训，我们如何提供反馈积累并可供调阅？万一这件事搞砸后的问责源头和处理依据在哪里？这件事在执行当中，需要其他部门和人员的监督，我们如何提供这种可供监督的信息机制？

如何应对《企业内部控制基本规范》

智联腾华经过市场需求调研，结合市场大环境和中国企业的实际情况，在门户式协同平台TSC上开发了针对过程管理的电子文档管理系统，简称EDMS系统。加入了EDMS系统这个组成模块，使得门户式协同平台更加贴合《企业内部控制基本规范》对上市企业的信息化要求，是上市企业加强内部控制，提升运营能力的有效协同解决方案。

智联腾华门户式协同平台，可以帮助企业健全和加强内部控制，从而提高上市公司财务报告的有效性；保障公司资产安全，减少舞弊事件发生；堵塞漏洞，有效提高风险防范能力，降低公司风险；提高公司经营效益及效率，提升公司竞争力。

门户式协同平台为企业内部控制解决的问题

• 文档电子化流转和管理

企业员工按照各自的用户名和密码登陆门户式协同平台，在平台上的操作都记录在每个人的用户名之下，操作具有可查性和追溯性。企业内部文档从起草、讨论、审批、发布、存档等一系列流程都可以记录在案，且各类讨论意见和审批意见都会在流程表单中呈现。从流程的创建到归档全程跟踪控制，上级可随时审批下属的请求，并提供相应的审批意见辅助下属做出决策。所有的流程信息都具有可追溯性，用户可以方便地查看其他人员的处理痕迹，形成知识积累；领导也可以全程监控任务的执行情况，及时对事件进展的偏颇之处进行纠正，避免因对事情进展不能及时掌控或者不了解前因后果而做出不适当的决策。

• 打印审批，保障内部信息安全

文档打印有据可查，踪迹可寻。所有绝密或机密的内部文档、所有类型的红头文档、公司治理文档、外来文档等都有打印控制。打印文档需按照文件类型选择打印流程。有打印权限控制的文档，需填写文档打印申请表单，提交上级主管审批，部分特定文档需要提交至总经理级别审批后方能打印，各级的审批意见都显示在表单上，责任明确，杜绝机密文档外泄的可能。

• 管理可授权，便于日常执行

当上层领导由于出差等原因无法进行他权利范围内的操作时，可以在事前设定权限代理，将部分操作权限下放给权限接收人。权限下放能且仅能下放至下一级，权限接收人无权将他接收的权限继续下放。在执行过程中，任何执行人的执行过程系统自动反馈给授权人，授权人对整个执行过程的反馈信息的反馈自动传递给相关的执行人，使得汇报和检查在无形中自然进行。

• 加强人力资源管理

门户式协同平台可以根据公司的组织管理架构和对应的使用权限，在信息门户中建立了用户名-岗位名的双层动态人员权限管理体系，并将该体系与人事流转流程对接，使人员在入职、转岗、离职的全生命周期中，信息门户的用户权限均能够实时对应做出变更，确保系统能真正为企业管理服务。同时，分公司的人力部门必须在总公司的授权范围内为自己公司的员工进行系统授权，有利于对散布在世界各地的分支机构的统一管理，明确职责，降低企业在内控管理上的风险。

利用协同平台还可以在信息门户上建立了企业文化模块，含有员工风采、企业活动、获奖荣誉、内部论坛等等一系列促进员工与员工之间、员工与公司之间相互交流的途径，加强员工的归属感和荣誉感，提升企业凝聚力。

• 业务流程重组

业务流程重组是从根本上重新考虑并彻底重建企业的业务流程，其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善，使企业能最大限度地适应以顾客、竞争、变化为特征的现代企业经营环境。

门户式协同平台可以将企业已有的各类业务系统整合到统一的平台上，通过资源共享和系统挂接，使原本相互独立的各类业务流程互通和对接，如采购系统、库存管理系统、财务系统、ERP系统等实现统一流程管理，提高企业生产经营管理效率，加强企业内部控制力度。

• 便捷强大的系统扩展能力

门户式协同平台充分考虑了企业未来发展和系统整合的需求，预留了系统接口给下属子公司使用。下属子公司只需将自己的组织结构添加到母公司的组织结构里，通过简单的模块配置，即可实现整个系统的可视化、可控化流程操作，所见即所得，随需应变。

门户式协同平台在企业内控管理的价值

传统的OA软件，仅仅是对办公资料、工作事项进行记录和反映，缺乏对工作流、沟通和交流等方面的支持，用户只能看到结果而无法得知事件发展的过程，管理层对于企业的内控管理也不能做到有效控制，企业内部控制存在着很大的风险。

门户式协同平台中的EDMS系统模块，通过对工作流程的梳理，设计合理有效的组织机构和职务分工，实施岗位责任分明的标准化业务处理程序。使企业管理由目标管理转向流程管理，通过身份识别和认证、职责分离、权限授权、工作流程、记录管理等，确保企业员工、主管、部门经理直至总经理，所有人的操作都具有可视化，可查性。

门户式协同平台的实施，体现了企业追求精益管理的过程。它可以极大的减少企业内部工作流程中产生的延误和浪费现象，企业成本下降，利润增加；开辟了员工和员工、员工和管理层之间新的沟通渠道，减少直至消除断层沟通的现象发生，将持续改善，精益求精的工作理念通过业务流程内化到每个员工的思想中；整合化、共享化的信息资源，提高资源使用率，使得企业可以以最快的速度响应客户的需求，提高客户满意度和忠诚度，稳定和不断扩展市场占有率；在不断完善的内部控制中，员工士气、企业文化、领导力、生产技术等都将在实施中得到提升，最终提升企业整体竞争力。

企业信息化建设，作为加强企业内控，提升运营能力的主要途径之一，其目的之一就是促使企业将好的管理做法固化为信息化中的规则与流程，进而形成公司的管理习惯，以提升公司的管理水平。通过流程管理，企业的内部运作将更为透明顺畅，每个人都是内部管理中一个必不可少的环节，企业管理正在向着全面、全员、全过程的企业风险管理发展，最终促进企业价值的全面提升。