扁平化管理模式下的集团管理对策

对于贸易型集团公司而言，随着经营规模、经营范围的扩大，垂直型的管理模式受到管理幅度有限的限制，扁平化管理模式开始大行其道。这一管理模式的特点在于，总部对具体人、物的管理是通过授权委托人，即子公司总经理、财务主管来进行的，其管理是否规范、互相间的监督合作关系的设计是否合理，总部对子公司的监督检查是否有力，都直接关系到子公司整个经营管理水平和总部对子公司风险把握程度。如何理顺成员企业的管理体系，发挥集团公司检查的预警作用，提高检查有效性，是集团公司整个经营管理的重心之一。总部对子公司经营业务主要从三个层面进行监督管理，即事前规范层、事中执行层、事后监督层。

一、合理安排权力和责任这是针对事前规范层而言，主要是指子公司的总经理和财务主管。管理扁平化后，对子公司经营管理负第一责任的应该是子公司的经营班子，尤其是总经理和财务主管，他们一个掌管了公司的人、物和业务，一个掌管了公司的资金，集团公司对子公司管理的各项政策都通过他们贯彻下去。因此，他们的责任、能力合格与否，直接关系到集团对子公司的监督管理有无效力。这一层面的规范是集团对子公司管理规范的基础。1、权力不能层层下放集团公司授权给子公司总经理和财务主管后，子公司总经理和财务主管在没有建立监督机制、员工规章制度意识不强的情况下，不能层层放权，否则会导致权力失控。权力不能层层下放的另外一个含义是，不能层层入股。层层入股一方面使管理触角难以深化；一方面会消耗大量的管理精力，占用较多的流动资金，而由于子公司在改制公司里的持股比例小，导致投入产出不成比例。2、班子成员监督、分工明确，责任要细化总经理应以管理人、物、业务为主，财务主管应以管理资金、监督业务为主，两者在密切合作的基础上，又相互独立、制约。既不能搞成总经理“一言堂”，也不能搞成财务主管“独自为阵”，更不能“两位一体”。接下来，要明确划分总经理和财务主管的职责，对在职责内出现的风险损失要能落实到人，避免互相推诿。3、对总经理实行任期审计由于不少集团的成员企业都是以集团公司控股、员工持股且主要经营者持大股的模式建立的，总经理成为子公司最大的自然人股东，往往就是“终身经理”。通常情况下，在对总经理的管理中，除了年终对子公司进行经济责任制审计外，一般采取不卸任不审计的做法，这在一定程度上造成了总经理对经营业务所负责任的懈怠。为了加强总经理的责任感，重视阶段性经营业务，建议实行三年任期结束进行任期审计，三年任期内进行任期过程审计，离任时进行离任审计的制度。4、完善财务主管委派制在母子公司的体系下，财务主管有特殊作用。一名合格的财务主管，既要配合子公司总经理开展工作，做好“内当家”，又要作为集团公司的“眼睛”，起到对子公司经营业务的监督和管理作用。但首先，财务主管要对集团公司负责，这也是财务主管委派制的核心内容。落实好财务主管委派制，前提是集团公司对委派的财务主管要有真正的控制权，特别是人事权和收入分配权。具体可采取以下五种措施：财务主管的考核要与母公司效益及所在公司效益结合。这一措施保证了财务主管在开展工作时既能尽心为所在公司出谋划策，又能随时维护集团公司的利益。财务主管的股权激励主要应放在母公司。由于财务主管的特殊作用，他的身份应相对超脱，由集团公司对其进行激励，子公司如用股权激励，也应采取期权的方式。试行财务主管轮岗制和淘汰制。据了解，泰国的正大集团就是通过财务主管“三年一轮岗”的办法，建立了子公司总经理与财务主管之间互相合作、互相牵制的机制。对未能发挥委派职能的财务主管，要实行劝告、整改直至淘汰。建立财务主管报告制度。建立财务主管定期或不定期对发现和认为有潜在风险的问题向集团检查部门报告的制度，对隐瞒不报的要追究责任，对董事长或总经理阻挠报告的，要追究董事长或总经理的责任。对部分子公司实行财务集中办公制。财务集中办公是降低财务管理成本、控制财务风险的有效途径，有利于集团公司对子公司财务信息的了解和监督。对部分规模较小的成员企业，可考虑实行这一制度。

二、规范执行者行为1、建立分权合理的购、销、存、资金往来制度采购与销售要分离。采购与销售是不相容的岗位，但部分集团的子公司由于人员少，岗位设置不当，造成了采购人员同时又是销售人员的状况，这就带来了一定的经营风险。因此，各子公司要对设置的人员岗位进行检查，凡属于不相容岗位的，要及时调整。销售与收款要分离。一些公司由于受经营范围的特点约束，如农业生产资料的销售等，往往会采取业务员负责收款的模式，这是绝对不能允许的。销售货款必须由公司一条线入帐，业务员只能承担协助角色，尤其是现金货款的收缴，更要由公司专人负责。加强对采购资金及行为的跟踪。采购资金从公司帐上划出后，财务部门及业务部负责人不仅要对票据进行跟踪，还要对实物资产的流向及销售资金的回笼情况进行跟踪，逾期的要重点核查。平时可采取突击抽查的方式检验应收款的真实性。库存盘点要采取定期或不定期相结合的方式。通过库存盘点，可实时了解公司赊销的实际情况，分析相关业务的真实性。2、与客户的关系由业务人员单线联系变为公司联系公司应有专人对所有客户建档，无档案的客户一律不允许业务往来。具体可采取以下做法：公司以书面形式函告厂家，凡业务往来均需凭公司公章（合同章），财务应定期与厂家对帐。公司以书面形式将本公司的帐号函告客户，要求所有货款汇入公司帐号，汇入业务人员个人帐号属私人行为，公司不对此承担责任，并取得客户的签字盖章回函。业务员对销售客户的名称、地址、联系电话、银行帐号等资料应列表交公司，业务员在确认客户要货后可与公司专人直接联系，由公司专人进行发货和收款。建立公司领导及相关职能部门（财务部）对客户单位的拜访制度。一方面可了解业务人员与客户的往来情况，另一方面可建立公司与客户的密切关系，对了解市场动态也有重要的意义。

三、让事后监督发挥作用在落实好事前规范和事中执行的前提下，事后监督主要是提高集团公司的检查力度和效能。从以往实施的结果看，事后监督的重点应放在以下几个方面：一是加强内控制度的检查，包括符合性检查和实质性检查。内容控制度的检查不仅要注意各项制度制订是否规范、完备，更要注意制度的执行情况，相关人员对制度的熟悉、使用情况。二是检查人员岗位设置。尤其是现在各子公司都着力于开拓市场，增设网点，要检查人员安排上是否合理，岗位设置是否合适。三是抽查特定业务流程，从采购－库存－销售－资金回笼四个环节进行实地调查。包括抽选部分客户，核对时点上的预付款、应收款（赊销）情况，检查真实性；核查库存；检查一卡通的使用情况及有无个人卡使用情况存在等。四是对财务报表中有异动的情况进行关注，必要时安排检查。如长期、逾期的款项；长期款付票未到、款到票未开；运杂费偏高等。五是对子公司财务主管反映的情况进行重点检查。财务主管对公司的具体情况掌握得比较详细，他们反映的问题都有较强的针对性，集团公司检查部门必须给予高度重视，及时了解、处理。

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