沟通注意事项

沟通：要精确，不要模糊

语言，在沟通中，起着非常重要的作用，不管是口头表达还是书面表达。

举一个例子，我们发了一封邮件给别人：

今有某事拜托处理，请在明天回复。

并不能说有问题，但是感觉上，比较含糊，也不便于跟催。如果换一种说法：

今有某事拜托处理，请在明天（4月30日）17：00前回复。

感觉上就会明确很多。这样一来是给了别人一个很明确的时间点，二来，如果到17：00前没有收到回复，就可以催办。之所以采用17：00这样的写法，而非5：00，也是一种标准写法，因为可以避免与早晨的五点混淆。

如果语言含糊，则有可能在说出、发出邮件后，引发别人的疑问：上午还是下午，明天还是后天，如果是当面交流，可以直接询问，但若一封群发邮件说不清楚，每个人都来问，一一解释，则是很浪费时间的事情——不仅浪费了自己的时间，也浪费了别人的时间。

沟通：请发邮件给我，而非只是电话

我不太喜欢接很长的电话，谈论事情，我觉得电话并非最适宜的方式。原因：

1、电话可能存在硬件问题，声音特别小的话，听不清楚，这种情况下很容易产生误解，有时候一再请求对方提高声音，自己也觉得不好意思；

2、非标准的语言，容易听不清楚甚至被误听，比如方言、英语。

3、有些需要思考才能下决定的事情，如果强迫我在电话里短时间就决定，比如保险，比如购买某物，我一般会比较反感。

所以我遇到此类电话，一般会请对方发送一份详细邮件给我。而我自己，有些事情是会先发邮件，等上一段时间，再打电话确认，如果对方还没有看邮件，会在电话里提醒我在什么时间发出的邮件，双方可以看着邮件讨论，因为书面的意思往往比口头明晰，这样可以保证沟通的效果。

沟通：给予对方完整充份的资讯

沟通过程中，我们是不是常遇到这样的情景：

我们路遇、致电、在MSN上看到某人，想到一件有关的事情，说：那件事情我已经处理完了。

对方瞠目不知所对，问：哪件事情？

于是我们追加解释。

为什么不可以采用这样的一种说法？

周三，你发邮件给我，询问的关于某人的某件事情，我现在可以告诉你……

这样，对方就不必在脑海里搜索到底是什么事情，也就可以比较快地做出回应。

很多时候，我们自己了解、记得清楚背景，但是，别人可能不记得，即使是别人交托给我们的，因为别人可能非常忙碌，未必会把这件事情一直放在脑子里，看到我们或者听到我们一提即想起。给予对方完整充份的资讯，可以减少一来一去的解释，客观上，节约了时间，顺畅了沟通。