投资行业OA应用分享

应用单位：某国有独资的大型投资控股和资本运营公司
实施服务：上海泛微

近年来，随着市场开放性不断加强以及国企改制的不断推进，国企管理体制不断改革深入，为了适应新形势发展的要求，国企信息化也被多数机构提上日程：如何把企业的日常管理与信息化建设有机结合起来，全面、有利地推动“无纸化办公”工作开展，如何通过信息化系统实现各类信息的电子化传递、共享和文档审批，取消传真、纸质邮递报送信息……等等一系列的问题，不断敲击着政府各类组织机构的神经。国有企业信息意识不断得以加强。

2007年11月，该单位完成了整合重组。重组后，公文、会议纪要发文、签报、会议申请等行政管理制度、规范如何实现落地，如何更好地进行档案管理，如何保证各类知识信息的有效传递、共享，如何对资产进行统一、有效的管理、如何更好地进行项目管理、促进项目协作，等等问题摆在了集团管理层的面前。正是在这种需求内驱的影响下，该集团高层决定建设集团协同OA管理平台。

协同OA应用分享

该集团OA平台采用单点登陆方式，通过安全、稳定、可控的网络技术，在协同平台上实现了集团与成员企业的信息交互，建立起了高质量、高效率的信息网络，为领导决策和办公提供服务，实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和管理透视。平台主要功能和应用包括：

信息门户：各类通知、新闻以及下发的各类文件、代办事宜、协作等等都可以在特定门户上得以呈现，实现信息及时地上传下达、有序流转；而企业业务、财务情况也以图示、报表的方式呈现在各级管理者的个人门户上，为其决策提供依据。
公文管理：主要实现各级各类公文的发文、签报、套红、传阅、归档、共享等。包含功能模块有：党委签报、董事会签报、行政签报(法律类)、行政签报(工作类)、党委发文、党委会议纪要发文、董事会会议纪要发文、办文、行政发文、行政会议纪要发文等。通过合理的公文管理方式，极大改善了传统的公文传阅困难、归档困难、调阅手续繁杂不变等状况，实现了公文的规范化执行问题。
知识管理：集合该集团自身业务需求，建立起知识库，实现了科学的知识管理。打破知识和信息在分散于各个部门、各个人员之间的角色的状况，知识和信息在协同OA平台上有序流转，实现知识共享、利用和创新、再积累。
档案管理：设立电子档案库，规范统一档案管理。通过OA办公系统流转结束的公文接收进入档案管理系统进行电子归档。便于管理和查询。
会议管理：在协同OA平台上进行会议申请、会议室登记预定，查看之前的会议安排、会议总结等等。可以实时查看会议室报表，彻底解决开会之前四处找会议室的状况。

为构建集团公司（可扩展子公司）统一行政办公平台，顺利推进集团公司办公自动化、公文交换无纸化、管理决策支持网络化、服务电子化，实现整个集团资源信息共享、高效协同办公。该集团为OA项目配备了一流的项目团队，并以领导小组成员牵头和协调双方合作，并确立了各项工作的具体负责人，从根本上保证了项目的顺利实施。

在本次OA系统实施过程中，集团董事会等高层管理成员参与项目实施讨论，提出了很多宝贵的意见和经验，对流程的梳理和最终定型给予了决定性的支持，也给了全体项目人员非常大的信心和鼓励；同时集团领导在繁忙的工作之余经常亲临实施一线，与实施团队一起探讨并设置集团流程、梳理知识文档结构、把握客户管理需求、设计门户风格和样式，为整个OA系统的实施推进起到了关键作用。

该集团OA系统从安装调试、需求调研、实施方案确认到系统实施设置、系统培训再到二次开发，整个项目团队进行了严格的计划、目标控制。从而保证了项目的顺利推进。上线试运行阶段，经过泛微公司全面、细致、认真的应用培训，在项目领导小组，尤其是集团董事会成员领导的亲自带头示范下，公司全员应用热情高涨，完成了向无纸化办公的顺利过渡。

协同OA应用成果分析

无纸化办公带来的成本节约：该集团协同OA系统自2009年5月运行至今，大大节约了日常办公成本，在纸张使用、以及传真机、打印机折旧等方面较传统办公方式优势明显；并且大大减少了传真、电话、快递等传统信息流转和文件流转所产生的递送费用。

网络流转和协同应用带来效率提升： 由于各类信息在协同平台上得以快速、有序的流转，大大提升了各项事务的处理效率。以费用报销为例，传统办公环境下，费用报销要先填写费用报销单，递交上级、上级的上级、财务部门逐级审批，审批过程中的每个环节都可能被退回，整个流程就要重新来过。这样一来，员工在单次报销过程中可能需要做2-3次的工作，并且还要在各个领导、财务室来来回回的跑，处理效率低下。在协同办公平台上，第一点，报销单的填写得到了规范，必需字段没有填写或格式错误无法提升，大大提高了报销单据的质量、降低了退回率。另一个，提交、审批很方便，点点鼠标不到一秒钟就可以解决以往10分钟甚至数小时才能办妥的事情。在协同平台上，员工知道他的申请会在第一时间被看到和处理，他需要做的就是等待反馈，并且他知道最晚什么时间他能够得到反馈，也不会因此而分心，做事专心、专注，也使得企业整体效率得以提升。

知识管理、协同办公、管理透视带来员工满意：在协同管理平台上，各类知识得以共享和传承，每个员工都可以按照自己的需求自由搜索各类文档，也可以向文档的所有者订阅没有查看权限的文档，可以就工作中的问题对相关人员发起协作，也可以对知识进行在加工、创新，形成新的知识来共享，以获得个人知识、能力的提升，并且被同事、上级认可，获得个人价值感。与此同时，管理也能够及时地洞察员工的日常工作进度和工作成效，进而调整各岗位的工作负荷，实现适时、合理的岗位变动，促进员工满意。

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