企业信息搜索及商业价值的关系

    上周和一些CIO沟通企业非结构化信息的管理，有些管理者从IT建设的全局来看认为很必要，有些认为我们企业的产品发展还是提前了半步多一点，目前国内的基础信息建设还不完善，非结构信息的管理局限于OA,延伸出来的知识管理，所以我将如何发现知识，挖掘非结构化信息价值的一些看法整理出来，请各位点评。

    技术进步改变企业信息环境

    企业信息源的日益多元化令管理者和员工查找信息的成本越来越高；而互联网搜索的模式是如此简单，使用者只要输入一个关键词并按下 Enter 键，系统就会自动地将符合的结果列出，即使面对的是数千万的网页，入口网站依然在一秒内就完成查询。通用的互联网搜索引擎对人们使用习惯的巨大影响力使Google化的企业搜索成为企业用户的梦想。

    但是当公司真要导入时，却发现系统的复杂度远超过先前的想象，常会因为评估期过程太长而导致项目无疾而终。虽然企业信息搜索复杂，但信息利用的成本/收益分析证明企业搜索不仅必要而且重要。Web 2.0的模式不断渗透企业日常行为，大量数据、信息和知识的电子化，其带来的知识共享诉求要求企业搜索深入参与企业知识建设。

    对多数的企业来说，在购买企业搜索引擎时的出发点都很简单，往往只是要解决几个典型的问题，比如：

    1.  在企业网站中提供搜索功能。

    2.  公司内数据越来越多难以管理，且储存在不同计算机内。

    3.  离职员工的文件数据已完成备份，但想使用时却难以发现。

    4.  同一份文件需要重复的提供给不同的人。

    5.  不同部门对内部文件都有自己的管理方式，难以整合。

    一方面，我们需要认识企业搜索的商业价值，另一方面，我们必须洞察企业搜索的常见误区。在此基础上明确我们的建设目标，着手构建专业的企业搜索。

    下面我们将围绕以下几个方面展开介绍，希望给企业一个比较清楚地概念，藉此节省评估时间并简化系统建设流程，以解决企业内部的信息分享问题。 

    为什么需要企业搜索？

    十几年前，企业内部要查找信息相当容易。大部分信息存储在业务数据库中，只要进入相应的数据库里进行查询就能找到所需要的信息。比如，想要查询关于某个客户的所有统计数据，或者想要调取某笔有问题的支付记录的详细信息，在数据库里进行检索即可快速获得信息。除此之外，纸质文档则被分门别类进行存档，包括合同、备忘录、产品描述等，需要时可按类别调阅。

    然而，随着技术的发展，企业的信息化建设已经势不可挡，各类业务信息系统不断被采用，互联网与内联网更是广泛应用，信息全面电子化。但是创建信息的过程是一个成本不断累加的过程，只有持续的利用数据、信息和知识解决企业的问题，才能将信息的成本转化为收益，并放大价值，因此信息搜索本身是一个信息价值体现的必经途径。

    在大部分行业中，企业内容每年增加一倍以上，比如数量巨大的电子邮件、会议记录、业务数据、开发文档、管理流程文档和市场宣传材料等。信息数量的飞速膨胀，令快速有效地查找信息成为了难题。企业内部信息搜索的必要性正日益凸显。

    1. 信息源日益多元化，查找信息的成本越来越高

    信息源日益多元化。企业内部信息重要、敏感，却遍布各处，无论在电子邮件附件、专用内容管理服务器、分布式文件系统还是私人工作区，无论在内联网还是和面向公众的企业外部网站，都可能存储着我们需要的信息。

    当每个员工每天不断地在工作中创造着信息时，要想从信息海洋中快速获取所需的信息却越来越难，成本越来越高。如果我们只是想查个别客户的地址和邮编，那么我们登陆单个系统就能查到，难度不大。但如果我们需要经常查询各类文档，那可能就不得不在一天之中不断登陆各个系统分别进行查找才能实现，因此信息获取的成本越来越高。

    2. 通用搜索引擎的普及，激发了企业简化搜索的梦想

    百度、Google等通用搜索引擎已为网民所熟知，改变了用户查找、使用信息的习惯。我们已经如此习惯于Google等互联网搜索引擎，并且熟悉它们的界面。在企业内部我们往往需要运用好几个搜索工具才能获取所需要的信息，但在互联网上搜索一个Google就足以满足我们的需求。

    于是，在企业内部查找信息时，大部分员工都梦想着，能有一个企业内部的Google搜索，只要在一个简洁的搜索框中敲上几个词，就能找到存储在文件、邮件和不通的数据库中的信息。

    3. 信息利用的成本/收益证明企业搜索不仅必要而且重要

    通常情况下，信息工作者花费大量的时间查找信息，却得不到真正有价值的信息。理论上，简单的成本/收益分析适用于信息搜索。信息搜索的指导原则就是从中获得的收益大于其成本投入。搜索成本的问题，可以被简要归纳为不必花更多时间在搜索上，尽量缩短从输入检索词到找到有效结果的过程。

    成本评估相对容易，而收益评估则很困难。人们评价搜索的投入产出比时，会倾向于认为：

    “对于重要的信息，那么冗长费时的搜索还算在合理可接受的范围之内；而第一次搜索，如果搜索到的信息价值不大，且搜索不到其他信息，则标志着搜索行为的结束。”

    我们从google搜索上就能看到通用搜索面临的问题。大部分的搜索都将产生千百万的相关结果。我们用的搜索术语也可能会有多重涵义，并且只有在我们第一次搜索后才能做更进一步的细化搜索。即便如此，新的搜索也可能导致成千上万的链接，确定哪个才是最相关搜索结果则变成了一个冗长艰苦的任务。可是紧接着依赖于通用搜索获得到的信息，对我们和对企业，我们能再做什么？

    4. 内部知识共享建设需要企业搜索

    WEB2.0的普及与深入人心，令我们认识到交流、沟通与协作对于生活的重要性。协作、共享、互通不仅令生活丰富多彩，更可令工作轻松高效。近年来，除了内部通讯工具、内部邮箱、内部个人网页等的WEB2.0应用，内部知识共享也越来越引起企业管理者的关注。

    如果个人能自由分享企业组织内部的知识，企业作为一个整体将从中获益。对知识型企业来说，知识共享有可能变成企业发展中最重要的环节。

    然而，实践证明，建设一个完备的知识管理系统很难。一方面因为人们保护自己的知识和经验的意愿远远超过我们的预想。另一方面，搭建知识管理系统进行知识共享的周期长而效率低。当投资的机会成本和建立氛围与环境的成本比获得的收益高，只有我们通过企业搜索系统，实现知识共享和协作，收益才会超出成本。

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