如何应用协同软件构建企业高效内部网络

目前很多企业都在建立自己的内部协同管理平台，但是具体应用起来五花八门。泛微通过近十年协同软件领域的实践，结合大量客户和自身的应用得出一些经验与业界分享：总结为八大应用点：

一、让企业的脑力联网、让脑力激荡：

在企业内部社群互动中产生新知而且有能力判断和筛选合用者。作为一套协同办公产品需要解决的一些关键问题有：

1.协同管理平台是否支援虚拟心理空间的分享？

每个员工在e-cology中都有自己的私人空间，我们叫做员工知识博客，博客的任何一部分内容都可以设置共享权限。

2.协同管理平台是否提供对新知的排序和评估？

新知在协同管理平台中是最受重视的部分，泛微的协同管理平台的使用者每天登陆系统做的第一件事情就是察看新知，学习新知，参与回复讨论，对新知进行评价。并且可以借助强大的搜索引擎找到任何一个自己感兴趣的知识。

3.协同社群脑力激荡过程当中是否提供同步和非同步互动功能？

提供这两种方式，泛微认为员工的灵感是企业最重要的财富，如何把它记录下来？协同管理平台提供了员工blog，在线讨论，手机短信流程等方式，其他员工也可以捕捉到这些瞬间，并与之产生碰撞，形成一个良性循环。

4.是否允许每个人具有同等的参与权限？

协同管理平台有完善的权限设定功能。员工在私人空间中权限由自己设定，在工作业务中部门和员工的职责不同所拥有的权限也不同，任何人都无法越权操作。但是在知识的获取，知识的贡献方面大家的权利相等。

二、为企业布局结构性的内部咨询和员工互动

对结构性的理解我们需要从企业本身的运作来看，结构性的活动最能有效策动企业内部的员工，参与企业内部分工协助。作为一套协同管理产品需要解决的关键问题有：

1.协同管理平台怎样协助带动与任务型活动内容相关的互动？

协同管理平台提供了多种组织模式互动。在任务型的业务方面主要有两种方式：第一个方式是以项目为导向，按照项目的不同临时组成项目团队，有分工有合作，项目的里程碑任务的制定，分解，项目沟通，项目计划，项目文档都可以在项目管理模块中完成；第二就是协作区互动，它倡导以任务和目标为导向而非功能为导向的软件设计，提供了以事件（目标任务）为导向自动启动关联应用的高效协作平台，有力支持企业多任务、多环节、跨组织、跨部门的动态团队协作。

2.协同管理平台是否提供了多重角色扮演的机会与别人互动？

在协同管理平台中，每个员工都是多面手，都拥有多重身份。可以参与到很多的组织模式中来工作。因为协同管理平台是以知识为基础构建的，随着知识的流动，员工角色也在不断的发生变化。

3.协同管理平台是否有定期的网络互动活动？

协同管理平台的网络互动活动很多，比如定期的网络调查、网络会议、网上培训、网上学习等。

4.协同管理平台是否有强大工具来设计互动的结构化内容？

协同管理平台是java开发，基于j2ee标准，有强大的工具来设计互动的结构化内容，并且支持所见既所得功能。

5.协同管理平台是否允许丰富的内容产生吗？

这是协同管理平台的一个亮点，这样一个企业员工协同工作和管理的平台，内容越丰富，产生的效果就会越好。内容包括：动态专家系统、员工知识博客中的自我评价自我反省、讨论沟通中的辩论、项目沟通中的计划、客户记录中的挫折与经验等。

三、让企业的所有成员明白企业目标并一致行动

企业很重要的一点就是让企业内部的所有成员对企业目的和目标有共识，合力解决共同问题。所以一套协同管理平台应该能够解决关键问题有：

1.协同管理平台让社群理清共同目的进而支持吗？例如以图表清晰呈现。

协同管理平台支持各种计划的分配，年度目标，季度目标，月计划，周计划，每天的计划都在员工的个人工作计划中自动分配。上级可以给下属安排计划，下属也可以要求上级协作，每当员工打开工作计划时，每天每周每月每季度每年的工作计划表一目了然的呈现在眼前。

2.员工身为企业的一部分，协同管理平台能否让其表达自己的其目的吗？

协同管理平台为员工提供了一个自由发展的天地，表达方式有很多，如留言、讨论沟通、员工论坛、网络会议、RTX即时通讯、网上传真、手机短信、项目沟通、协作区等。

3.对企业内部的对关键政策、规则、战略的定义，协同管理平台提供有意义的讨论吗？

泛微公司本身就是一个很好的例子。泛微每个政策的出台，都能在协同管理平台中找到讨论的痕迹。从留言到网络会议，从辩论到问卷调查，协同管理平台使企业以人为本这个原则得到了体现。

四、为企业搭建动态咨询结构

企业内部要能够不断更新咨询和结构调整功能，这样才能适用变幻万千的市场需求。所以协同管理平台应该能够解决的关键问题有：

1.协同管理平台是否能够建立动态的专家体系？

可以。协同管理平台的专家系统已经很完善了，表现形式是专家知识地图，在这里我们可以找到相应的专家，后台链接有专家知识库，问题库，答案库，评价库，通过相关流程提问并得到解答。另外专家系统已经和专家绩效考核挂钩。

2.协同管理平台是否为每位成为是否能更新个人能力档案？

每个新员工入职时，协同管理平台就为他建立了个人档案，随着工作的深入，新员工会有很多机会参与培训，学习，考试等活动，比如员工培训，绩效考核，项目评价等都会自动更新在员工的个人档案中。

3.当企业很大的时候是否可以建立次级的协同管理平台吗？

泛微公司在全国有很多家分公司，都是应用的同一套协同管理平台在处理平时的业务。也就是说每家分公司都在应用着一套次级的协同管理平台。与泛微总部既保持相互独立，又保持信息共享和沟通。

4.协同管理平台是否能够对档案或交流或工作日志等其它资料容易储存维护和检索吗？

如何把隐性知识变成显性知识，如何把非结构化数据以结构化方式存储下来这是知识管理的一大难题。协同管理平台已经很好的解决了这个难题，客户交流的电话记录、邮件内容、回访情况，员工的工作计划安排，会议记录等都以结构化的数据存储在协同管理平台当中。

五、为企业完成个人和集体认同的建立和维护

每一个企业成员刚开始的时候一定认同自己在企业中所扮演的角色，让企业和自己紧密结合，但是这样愿望需要有好的工具来实现。企业成员的角色，职责和一起写下的历史对认同很重要。所以一套协同管理平台应该能够解决的关键问题有：

1.协同管理平台是否能够让每位成员都能自我更新个人档案？

同第四点第二条。

2.协同管理平台是否让现实的活动能够在网络上映射出来？

企业信息化最重要的一个目的就是把企业的业务流程、物理流程变成计算机上的信息流程。企业在现实中的绝大多数业务都可以在协同管理平台的几大模块的协同运作中映射出来。

3.协同管理平台对档案或交谈等其它资料容易储存维护吗？

同第四点第四条。

4.协同管理平台是否提供分级管理的能力（对大的集团企业十分重要）？

同第四点第三条。

5.协同管理平台是否支持企业社群关系的建立吗？

支持按照部门、项目、任务等方式建立不同的企业社群。在泛微公司内部，员工关系非常融洽，很多不曾谋面的同事都已经成为关系非常的好朋友。

6.协同管理平台的知识信息是否让创建者有拥有的感觉？

协同管理平台充分考虑到人性化，以员工自组织为核心，在公司里营造一种自由开放、分享信息、人人平等的氛围，除正式、制度化的交流途径之外，还鼓励各种自发、非正式的交流沟通渠道。每个员工的知识贡献率还和绩效考核挂钩，知识贡献的越多，就越受到尊敬。

六、为企业管理提供合宜的权限体系

一个好的协同管理系统应该足够的权限体系来回馈和激励成员的参与，让协同管理平台扮演维护企业规范的工具。所以需要解决的关键问题有：

1.协同管理平台是否有提供公开或私下回馈的机制？

协同管理平台的流程回馈都分为两种：公开和私下，充分考虑了对员工的情绪化管理。

2.协同管理平台是否能够让企业的规则明确可行？

每个员工入职时都会收到一个新员工入职知识地图，详细的说明了职责范围，在协同管理平台知识库中也有相应的目录供查询。在具体工作中，每个员工都有和自己职责相当的工作权限，都无法越权操作。

七、为企业提供丰富的讨论和沟通工具

企业需要多元多样的工具，产生协调、解决问题、分享、辩论和社交等交流。所以协同管理平台应该能够解决的关键问题有：

1. 协同管理平台是否能够提供各种不同的沟通方式吗？

协同管理平台提供了多种沟通方式：留言、讨论沟通、员工论坛、网络会议、RTX即时通讯、网上传真、手机短信、项目沟通、协作区等。

2.协同管理平台是否有利于知识的分享和交涉吗？

协同管理平台是基于知识管理的，最大限度的保障了知识的贡献与分享。

3.协同管理平台能提供一对一和群体的两种互动吗？

不只是这两种，协同管理平台还提供一对多，多对一的互动方式。

4.协同管理平台的用户能够取得任何的咨讯吗？

协同管理平台提供了一切可以想到的获取信息的方式。

八、为企业刺激其成长和建立学习的机制

学习是内部企业涉入和成长的关键机制，协同管理平台要能培养企业成长的动因，这个动因就是让企业的成员都能够在一种学习的氛围中不断成长，企业才能不断成长。所以协同管理平台需要解决的关键问题有：

1.协同管理平台能否支持和刺激合作解决问题吗？

泛微认为，协同是最有效支持刺激合作解决问题的手段，而协同的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。

2.讨论或学习活动等互动过程，协同管理平台能允许所有专家即时提供丰富的回馈？

协同管理平台允许也要求专家必须回馈，并且和专家的个人绩效考核挂钩。协同管理平台提供多种回馈方式：系统回馈、手机短信回馈、RTX回馈、文档回馈等。

3.协同管理平能能否藉由提供即时讯息和问题以刺激成长？

泛微的企业文化中有这么一条：从点滴小事做起，为缔造宏伟理想的大厦奠定坚实的基础。协同管理平台也提供了即时讯息的方式来刺激员工从小事做起，不积奎步，无以行千里，慎细行以立基业，求超达方成浩志。

4.协同管理平台能否提供对每一个企业成员成长性的评估？

首先，协同管理平台提供对部门和个人的目标绩效管理；另一方面，每个员工日计划，周计划，月计划在打开协同管理平台后一目了然，上级也可以由此对员工做出评估；还有协同管理平台也提供了员工职业生涯规划，随时根据员工的情况进行调整，保证员工健康的发展，不偏离轨道。