专业知识与工作相结合 成功实现知识管理

相关理念

很多失败案例表明，搭建一个知识库是容易的，但很多知识库最终却成为了一潭死水。原因就在于知识管理与知识工作者的日常业务运作几乎完全脱节，知识管理看起来是知识工作者业务处理之外的额外工作。知识管理项目成功的关键在于将知识工作者的专业知识与其工作相结合，从而使知识轻松易得，不招即至，并且无所不在。

行动

深圳市嘉兰图设计有限公司（简称“嘉兰图”）是一家中国本土工业设计企业，为了实现“中国第一并具备全球竞争力的工业设计品牌”的战略愿景，嘉兰图必须致力于提高管理能力、设计水准，打造具有国际水准的设计团队。嘉兰图的设计管理能力主要由设计创新能力和项目交付能力两部分组成，而设计创新能力和项目交付能力必然依赖于公司的知识存量、知识应用的状况，即公司的知识管理能力。也就是说，嘉兰图要实现战略目标，就必须加强公司的知识管理。通过内部调研，嘉兰图知识管理项目组发现公司的知识管理主要存在几个问题：既有知识没能得到有效利用和沉淀、知识获取的内部途径不畅通、外部知识资源缺乏有效的管理、知识分享的氛围尚未形成。

很多失败案例表明，搭建一个知识库是容易的，但很多知识库最终却成为了一潭死水。原因就在于知识管理与知识工作者的日常业务运作几乎完全脱节，知识管理看起来是知识工作者业务处理之外的额外工作。其实知识管理项目成功的关键在于将知识工作者的专业知识与其工作相结合，从而使知识轻松易得，不招即至，并且无所不在。

受这一思想的启发，在知识管理项目启动时，嘉兰图就把知识管理实施的基本思路确定为“将知识管理融入业务过程和管理体系中，结合公司的管理现状，逐步使知识管理能力成为公司的核心管理优势”。整个实施过程中的业务需求分析、流程制度优化、系统设计和系统实施、组织设计都围绕着这一思想展开。知识管理项目的实施是分为5个阶段的“16步法”，包括梳理知识脉络、确立核心知识体系；讨论核心知识体系的管路流程/制度；建立知识管理组织；部署信息系统；试运行、持续优化。

嘉兰图在实施知识管理、“将知识管理融入到业务中去”的过程中面临着管理基础薄弱、信息化基础薄弱、鼓励分享和应用的文化氛围有待形成等三方面的主要问题。为了解决这些问题，嘉兰图加强在公司范围内的宣导；发动那些容易接受和支持新生事物的员工，由他们去影响周围的同事；针对设计师不了解IT系统的现状，尽量简化系统操作；搭建沟通平台，把高层与员工之间的沟通以制度的形式管理起来；等等。

结果

通过对比实施知识管理项目前后5个月的统计数据发现，公司设计部门的项目评审一次性通过率提高了17.5%；项目经理的工作效率提高了20%；项目文档的完整性提高了35%；设计师在类似项目的失误率下降了27%，项目阶段款延误率下降了25%；项目坏账率下降了20%；销售收入增加了22.5%。

在实施知识管理项目的过程中，嘉兰图还总结出了几点值得其他企业借鉴的宝贵经验：1、知识管理实施的范围必须尽量控制，首先把核心业务的核心知识管理起来，然后再把实施的经验和教训复制到其他业务、其他知识中去。嘉兰图在实施知识管理项目之初，基于对公司的产品设计、模具制造、产品集成这三块业务的分析，决定首先把知识管理的重心放在产品设计业务（即公司核心业务）上；2、要激发知识工作者的知识分享与应用的热情、主观能动性，就需要企业检视其管理体系、企业文化，在推行知识管理的同时，在这些方面进行持续地创新和优化，建立以知识管理为导向的管理体系和企业文化；3、IT技术在知识管理中的作用主要是建立起一种持续、可积累的知识管理模式，知识管理实施者需要探索出一些能够与IT系统互补、协同的方式和方法，才能更加有效地推行知识管理、创造更大的商业价值。

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