新工具让数据技术与知识管理系统“完婚”

如同大多数大型的法律机构，Cooley Godward Kronish LLP的主业是知识管理。 这家拥有600名律师的事务所的文件仓库中有着数以百万计的文件卷宗。

“你无法去雇用足够多的人手来查阅这些文件;你管不过来，”CIO Sherry Lalonde说。

自从50年代协助创立了Raychem公司和芯片制造商National Semiconductor Corp以来，Cooley Godward就一直在硅谷充当交易手的角色。事务所在80年代将领域拓展到了生物科技行业，护送Genetech Inc.和Amgen Inc.上市，并且得益于90年代科技爆炸实现了快速发展，协助了230家公司挂牌上市。

最近几年，该事务所采用Recommind Inc.公司的MindServer Legal软件来合理化管理其大量的数据储存。 这家位于旧金山的厂商提供的“概念”搜索工具管理着Cooley所有的文件仓库。 这项技术可以按照律师所提供的标准来找到他们所需的资料。 它的查询能力远不止用于查找一个文件，或者是一个著者，或者是一个含有标题的日期范围，Lalonde说。 律师可以直达资料的深处-处于元数据之下的概念或者意图。

“我们用它来查找某项优先的工作，有时也用来查找交易，”Lanlonde说。“我们不想改变我们查阅文件的流程。 因为有太多的卷宗，并且文件本身有太多的细微差异。”

但是一个成功的法律事务所不仅仅是要有成熟的内部搜索系统。诉讼服务在近几年也拓展的非常迅速。 在诉讼过程中用来读取并将数据分类的技术开始与知识管理系统结合到一起。 Lalonde决定让它们尽快“完婚”。

“我们的观点是在此之间应当有一个服务与技术的阵列，它不仅可以为诉讼中所调查到的数据服务，同时也可以为工作流程中所产生的数据服务，”她说。

为了找到这个结合点，事务所联合了学院学者和其它专家来一起研判从诉讼服务提供商的“平淡无奇”的搜索工具中可以得到些什么。下一项任务是找一家厂商将复杂的“概念”搜索功能合并到空白的vanilla工具中，然后转换成一个令人振奋的工具来使事务所的内容管理软件更实用。

“问题是，我们该如何做足‘功课’并缔造一个RFP来指定系统做我们所想要做的事?于是我们又将研发继续了下去，”Lalonde说。 “这是一个非常正式严谨的过程。 并不是轻率的突发奇想。”

从平淡无奇到令人振奋

一个内部的应用开发员团队加上几个项目经理，以及律师和他们的助手，在三个月中锻造出了提案需求(RFP)，该产品达到了事务所预期的“第一瞬间”的要求。

要想设计出一款可以与底层诉讼数据库互动的系统已不是复杂二字所能描述的了。 “这几乎是完成了一项事业，”Lalond说，她将它称之为“彻底的令人沉醉。”

法律事务所需要一个集内容、查阅和案件于一体的系统，它可以组织、搜索、查看、注释、分类、索引和标记案件文件。 最重要的是，这个系统需要能够找到那些隐藏的“金块”，Lalonde说。 比如文件卷宗里还包含了一些什么其它的概念? 仅在元数据的基础上，能否挖掘出从文件表面上所看不到的细节差异?

一个储存了敏感数据的系统还必须遵守一套象钢铁般严格的准则。 如果文件中包含了不能让某些查阅者看到的高度机密数据，那么这个系统就要做到这一点。如果该系统泄露了某些“极度重要”的数据-即所谓的罪证-那么负责案件团队是否能够在不更改底部编码的情况下将它标签出来? 它的可操作性如何? 该系统能否通过远程操作? 如果该系统是托管的，是否可以24小时访问? 该款产品是否会-或者计划中的加强版是否会-阻止事务所将其和内部系统、虚拟私有网络或Citrix一起协同使用?

“因为我们当然不希望将它到处复制安装，”Lalonde说。 “这将是一份难以令人置信的目录清单。”

当提案返回时，他们是“极度重要”的，Lalonde说。 包括Recommind在内的一级厂商都拥有过滤超大型数据机的工具，比如找到在此日期之间所有与某交通事故有关的资料，哪怕是文件中没有交通事故这个词，并且不要标签所有与吉普车翻车有关的资料。

Cooley Godward选择了Recommind，该公司开发并刚推出了Axcelerate eDiscovery。E-discovery是指电子数据可以用作为证物的民事或刑事案件的第一阶段。 这个过程是一个关键性的“令人痛苦的阶段”，因为几乎没有概念化的搜索工具。查阅大部分文件是一项低效、前后矛盾和人工化的工作。 据Recommind的市场部副总裁Craig Carpenter说，到最后e-discovery中 70%的成本都和查阅文件有关。

Recommind发布的Axcelerate可以消除这个瓶颈，Carpenter说。 该产品可以自动将文件依照类目、概念、事件、阶段等来组织排列。

位于康涅狄格州Stamford市的Gartner Inc公司中负责常规法案的分析师John Bace说，厂商们都在争相提出他们那些尚未开发完成的e-discovery产品的所有权。 据一个正在为e-discovery开发标准的项目网站EDRM.net上所显示，e-discovery厂商的名录在过去6个月中从450家上升到了700家以上。

“对我来说，e-discovery市场几乎同蓝色曲线过山车(Hype Cycle rollercoaster)一样，”Bacd说，这个名词是Gartner公司用来描述一项新技术从不被接受到被广泛应用或最终成熟的过程。

“CIO需要非常谨慎。 我们认为到目前为止没有人可以提供一个终端到终端的解决方案，所以现在你所要关注的是找到那些可以发现最大潜在危险性问题的工具，或者提供最大回报的工具。

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