让知识管理成为企业成长发展的动力

    几百年前，英国人培根提出了“知识就是力量”的说法，成为无数人学习的动力。20世纪80年代后期，知识管理概念的提出为这句话赋予了新的含义，而知识管理也成为众多企业成长发展的动力。

　　如何看待知识管理系统的价值?

　　现在，在很多管理者心里可能会存在这样的一个误解，认为知识管理无非就是个文档的管理系统嘛，或者就是OA。这个不能直接得到很多效益的系统，往往被人们所忽视甚至摒弃;就像大多数人都不习惯有条理的整理日常工作或者学习中获得的知识一样，每当要用的时候才发现怎么都找不到了。也正是因为这种误解，才让企业的知识管理工作更加被堂而皇之的当成简单的文档管理。所以，我们不仅仅需要的是一个工具来加速这种制度化体系化的进程，还需要正确看待这些工作给我们带来的实际价值以及后续的价值。

　　知识内容有体系：企业知识内容具有一致的分类体系，灵活的内容组织方式，并形成定期的内容更新和维护机制，保证知识内容质量能够满足业务要求。这些零散的知识，如果能够形成长期的体系化、结构化的知识积累，必然对以后重用这些知识带来很大的方便。

　　 知识管理有章可循：如果有了一个明确的知识管理推动机构，知识管理推动部门和业务部门在知识管理建设中的定位明确，并形成有章可循的运行、考核和激励制度。员工就可以就知识管理方面的任何问题，找到对应的岗位和负责人，消除管理死角。

　　倡导知识共享的自觉性：不知道你会不会发现，有的时候，不是你的不愿意共享，因为在这个知识都全球化了的环境下，共享甚至是一件足以让人自豪的事情。通过这样一个平台，员工可以利用多种渠道主动共享和学习知识，知识共享初步成为员工的一种工作方式。不仅仅降低了企业很多培训和学习的成本，也使得员工真正从知识管理过程中获得价值，形成良好的工作习惯并不断地传播、互补。最终形成企业特有的管理文化，形成企业的核心竞争力。

　　知识管理系统工具化：通过对办公平台、协作平台、知识文档管理平台的规划、建设，逐步形成员工日常工作过程中必须使用、依赖的核心工作平台。在此基础上，逐步开发需求、调整传统工作模式。同时，伴随新系统的建立，对新增的系统进行集成，消除知识盲点。

　　任何企业的知识管理变革都不是一蹴而就的，企业在变革之前需要拥有比较稳定的管理基础和组织架构，而具体的实施中需要根据企业的实际情况来确定相应的步骤，论证好哪些功能可以先上，哪些需要后上;哪些业务可以通过系统来管理，哪些还需要通过完善业务后再移植到系统中等问题，对于研发型企业，尤其是我们所说的研究院类企业则尤其如此。相信通过各个系统间知识的流转与协同应用，必能驱动这个企业像奔腾在原野中的列车，驰骋于知识密集型企业的最前沿。
　　

     某企业知识管理系统规划案例

　　这里，我们通过国内某企业的协同/知识管理系统的规划为例来共同探讨一下企业知识管理系统的建设。

　　该企业未来的协同/知识管理系统主要由办公管理平台、知识管理平台、交流协作平台以及与其他应用系统的集成平台构成。

　　(1)办公管理平台：主要由辅助办公管理、个人事务管理、行政办公管理、业务支持管理四大模块组成。

　　辅助办公管理：

　　会议管理——通过工作流的方式进行参加会议人员名单确定，安排会议室预订，处理重要的与会人员的时间冲突等。对于会议议程、纪要、文件等会议相关资料的准备、编制、审批、发放、跟踪落实、反馈情况等。

　　办公用品管理——办公用品的申请、批复、购买、领用、分发管理;调离员工的办公用品清理的管理;对办公设备的状态、使用费用等相关事项的管理;办公用品申请计划;办公用品领用;办公用品统计等。

　　图书管理——图书清单、借阅管理;图书统计和借阅统计。

　　车辆管理——车辆使用状态;用车申请;用车审批;车辆日程安排等;使用费用等相关事项的管理。等等。

　　个人事务管理：

　　个人计划管理——员工可在线填写工作完成情况，可随时了解上下级员工的工作计划，并分配和接收任务。具备有界面友好的个人和部门日历。

　　待办事宜集成——通过将来源于收发文、会议管理等流程，等待自己处理的各种事务汇集在一个可直接进行处理的界面中，提高个人和整个工作流程的效率等。

　　行政办公管理：

　　请示报告——申请包括会议申请、工作总结、立项申请、请假申请、出差申请等事务性工作请示，所有申请都必须由申请人先填写申请表，然后经有关人员进行审批，最后才能进行各项活动(如休假、出差等)。请假申请应与HR人力资源管理系统集成，实时更新员工的休假、考勤记录。

　　公文管理——实现文件、信息的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便实时掌握企业的工作情况。对公文流转的流程进行管理，实现催办、督办功能;外出授权和秘书授权，避免因处理人外出导致流转过程的中断;提供公文内容及其流转过程的归档处理功能;根据公文的密级设置不同的调阅审批流程，并记录调阅相关信息。

　　收、发文管理——支持灵活的收、发文处理流程要素，包括拟稿、核稿、各级领导审核、会签、办公室审核、领导审批(签发)、催、督办、情况反馈、留档备查等;支持多种类型、灵活的文件处理流程;支持留痕迹功能，使文件处理整个过程的信息可追踪并易于理解。

　　提供文件格式(表头、正文、附件、表单)的全屏设计功能，用户可以根据需要随时更改文件的使用格式。提供模版定制功能，对于文件中的数据格式可以定义，以方便进行不同系统中的数据导入工作。

　　预先提供大量公文的模板。支持手写签名批示、多级领导手写会签;支持电子印章，领导可盖电子印章签名。

　　业务支持管理：

　　合同管理——包括合同模板、合同拟订、合同属性分类、合同关键信息结构化表单、合同建立、合同变更、合同审批等;支持合同拟订、签订、执行、评价等项目合同的全过程管理。支持合同拟订、变更、支付申请等业务审批流程。

　　财务支持管理——实现网络发票申请，申请流程绑定发票申请单模板，为财务部门的审核提供详细信息。日后可实现网上报销审批，电子报销审批工作流审核报销帐目的合理性，财务部门审核报销单据的真伪性，分离报销审核职能，节省审批时间。提供个人、部门的报销统计信息，便于预算的控制。

　　(2)交流协作平台：通畅的信息交流平台是实施知识管理的基本保障，没有通畅的交流协作平台，企业知识仍然还是存放于各个部门的“知识孤岛”。交流协作平台的功能需求主要包括：集成电子邮件、协同传递、及时交流、企业新闻。

　　集成电子邮件——集成所内现有的电子邮件系统，在办公平台上收发内部的电子邮件(出于安全考虑，收发外部邮件在各部门的网吧中进行)，提供标准邮件功能的系统，如POP3,SMTP，IMAP4等。提供基于Web的存取界面，和Portal的用户能够实现单点登录。

　　协同传递——对研究所研发过程中的技术文档进行项目组内部协同传递，同时，对跨部门的项目要能够实现技术文档的跨部门/跨系统传递。

　　及时交流——通过移动短信等手段可以实现研究所内部的及时交流，支持按部门群发功能;实时交流，并通过组织、部门、项目等定位实时交流对象，支持发送附件。

　　企业新闻——在系统首页处放置企业最近的新闻、公告，便于员工了解企业发展现状。也可根据需求，通过多级新闻公告目录的方式，建立事业部级的新闻、公告界面，相关工作领域的工作人员可以通过导航目录进入相关界面，了解部门信息。

　　(3)文档与内容管理平台：主要包括文档发布、过程文档、档案、模版管理等以下几个部分。

　　文档发布管理——基于研究所《档案管理制度》建立知识管理系统和文档上传管理制度，分级知识目录来管理。可以分别对不同角色、不同目录设置是否可以发布的权限，可以对不同目录发布的文档是否需要进行审批进行设置。

　　过程文档管理——对于项目过程中所产生的中间过程文档，通过建立知识文档的分类体系来分别存放管理。过程文档可加挂项目、知识领域等属性，方便多维度的查询。对于分级目录，配合权限体系实现安全保密范围内的最大程度的共享。可以从不同目录(维度)来访问同一文档，具备文档查找的搜索引擎，可以搜索主题和正文，可以搜索附件(word、PDF、excel等)。

　　档案管理——支持技术档案在内的各类研究所文档的归档、组卷、编目、查询功能，支持多级目录的文档存档方式，提供多种维度的查询方式。支持知识产权、技术成果的分类与应用，提供知识产权、技术成果的生命周期管理，保证内部的知识产权能够查询、传递，方便共享，促进研究所内部技术知识产权的管理和应用，让技术知识真正转换成果和效益。

　　模板管理——汇总研究所各工作领域所需使用的文档模板、表格等，对模板按照应用进行分类，便于日常工作中的调用。支持模板的制作、发布、更改、搜索等功能。

　　知识社区——虚拟化的协作空间，使相关人员能够对某些共同感兴趣的问题进行交流和协作，通过交流、协作促使隐性知识向显性知识转化。知识社区可根据知识领域划分空间，支持匿名和署名发表的切换，支持审核后发表功能。

　　E-learning——支持同步教学、异步教学和自我安排学习。

　　竞争情报管理——配套管理规范和激励机制，各个部门按照工作领域收集(政策类、市场类、竞争对手类、合作伙伴类等)，定期收集、筛选重要的行业和技术情报，并转化为有效的情报信息。对情报质量进行有效审核，并进行分类分级。

　　客户/供应商信息管理——登记客户/供应商资料(关键属性：资质信息、经营范围等关键属性)、对客户/供应商进行分类，并限定创建权限和信息建立规范，制定专门人员进行名录的定期维护。

　　可方便查询业务人员项目跟踪情况、跟踪业务往来及反馈登记情况，对客户可按照不同属性进行统计。

　　(4)管理驾驶舱：管理驾驶舱的实质目的是针对不同部门、不同主题的深度的数据分析、建模、图形化展示，从而达到企业不同部门对业务的实时分析、预警、监控、决策的作用。

　　可以针对多个主题(定单主题、采购主题、物流主题、营销主题、服务主题、财务主题、研发主题、战略主题、知识主题等)提供基础数据的多种统计、趋势分析功能，为高层进一步了解企业现状和制定决策提供基础数据和决策支持。根据不同的角色去对应不同主题进行相关指标、信息、数据的展示，从而实现管理环境的E化.

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