[原创]蓝凌基于知识管理的协同办公系统（EKP_OA）

作者：shaky

2007/5/22 17:19:06

办公应用软件（OA）经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组成部分，同时竞争的压力也使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户更关注如何方便、快捷地实现单位内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协同工作平台。

在协同工作平台上，还经常出现同一件事、同一规范的工作流程由不同的员工去完成，结果却大相径庭；专家神龙见首不见尾难以寻找，经验得不到传承；新员工进入角色慢；员工越来越缺乏工作激情等现象。分析原因不难发现，在注重流程、制度规范的同时，却忽略组织的主体——员工及其知识的管理，难以提升员工的执行能力。

蓝凌多年来一直专注于高效的协同办公系统的咨询、产品研发和实施服务，并根据市场需求的变化、IT最新技术的演进，不断完善自主的基于知识管理的协同办公系统（EKP_OA），最新产品更加注重知识管理的实际应用，融协同工作、激情管理、实时通信、信息发布、行政办公、信息集成、业务流程集成于一体。

一、关于EKP_OA

EKP_OA是蓝凌基于知识管理的企业知识化平台（EKP）解决方案系列的核心产品：

现代企业办公系统已经不再是简单的文件、公文、行政事务处理的IT系统，而是基于的流程驱动的协同系统，从而提高企业办公效率，蓝凌则在协同办公的基础引入知识管理基本思想，在提高执行效率的同时，提升执行力。解决方案融知识管理、行政办公、协同工作、激情管理、即时通信、信息发布、行政办公、信息集成、业务流程集成于一体，构建企业新一代的员工工作平台。它是：

1. 高效的协同管理工作平台

能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。

2. 融入知识管理思想的知识资产管理平台

帮助组织在对人、财、物这些有形的物质资产管理的基础上，重视无形的知识资产管理，借助知识管理机制和工具，提升协同工作平台的效率，实现对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质、技能和执行力。

3. 行政办公平台

利用网络化的电子办公环境，实现办公事务的自动化处理、信息的发布、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发等，使组织内部通信与信息交流快捷流畅。

4. 个性化的系统访问门户

传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，EKP_OA以员工为中心、具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问。

5. 良好的组织文化管理平台

开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，IT的发展也改变了人的沟通模型，EKP_OA帮助组织构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解，以激发员工工作激情。

6. 集中的信息整合呈现平台

办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，通过EKP_OA可以实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。

7. 灵活的业务流程整合平台

当组织面临客户不断提出端到端（End to End）的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，通过EKP_OA可以将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。

二、EKP_OA为您带来……

EKP_OA将帮助组织实现信息、知识的共享、增强员工协同工作的能力，强化领导的监控管理，促进管理的规范化、信息化、和谐化。

对组织的领导者：是信息管理系统和决策支持系统，为领导提供各种决策参考和依据，达到“做正确的事”；

对普通的工作者：是事务/业务处理系统，提供良好的办公手段、沟通协作平台，使之准确、高效、愉快的工作，达到"88正确地做事、快速地做事、把事做好”。

借助EKP_OA可以实现：

u 合理整合组织资源，实现系统互连、信息与知识的共享，加强沟通与协作；

u 可随时随地办公，提高工作效率和质量；

u 依靠有效的技术手段，有效降低办公运营成本；

u 有效实施组织绩效监控，及时反馈组织经营信息；

u 形成健康、积极的文化氛围、增强组织的凝聚力。

三、EKP_OA主要功能:

1、产品结构图

2、主要功能

² 文档管理：实现文档分类管理与维护，支持各类文档(如规范制度、工作总结、经验案例、技术论文等)的获取、存储、搜索、学习、版本控制、点评、推荐等，促进企业文档知识的沉淀、共享、学习、应用和创新；

² 审批流程管理：实现企业公文、请假、费用报销等各类流程的用户自定义，规范企业的流程审批，提高工作效率，优化传统审批方式，并引入知识关联机制，提高审批的正确性；

² 任务管理：实现企业一些临时性任务的分派与管理，让每一件“小事”能够有计划、有跟踪、有落实、有评价；

² 项目管理：实现企业中各类项目的信息管理、项目协作、文档管理、成员沟通等；

² 文化管理：通过新闻、内部论坛、网卡调查、电子期刊、电子贺卡等功能帮助企业建立良好的文化氛围，提升企业的凝聚力。

[其它功能]

² 培训系统：将把培训员工的教材课件、规范制度知识以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供员工以各种形式进行学习和培训，培训完毕可以参加相应的考试，以检验掌握学习内容的程度。这种培训完全可以不受时间、空间的限制；

² 考试系统：可以配合培训系统，随时帮助检验员工掌握所学知识的程度，同时它也可以通过专门出题考核新入职员工的基本技能，考试可以不受时间、空间的限制；

² 公文管理：通过内部网实现公文流转工作，由系统自动完成流转过程中的超期提示、催办、通知，以加快办理过程。通过系统减轻工作人员的负担，减少企业通过传统方式进行公文收发的费用，并记载公文办理的记录。同时，提供方便的全文检索功能，既保证所有数据都记录在案，又解决了历史文档难以追朔的难题。具体功能包括：公文类别设置、新建公文、撤消和废弃公文、审批公文、删除和查询公文等；

² 会议管理：主要提供组织级和部门级会议的管理功能。通过该模块，有关人员可以写会议安排，包括会议主持人、主题、时间、地点、与会人员和会议纪要录入人，召集人可以选择给所有与会人员发送邮件或者短信息的方式通知开会，会议结束后，指定纪要录入人可以填写会议纪要。具体功能包括：设置会议类别、新建会议安排、审批会议安排、参加会议、创建会议纪要、删除会议安排、统计查询会议安排等。

² 资源借用：提供对组织内部资源(如营业执照及其他证照、投影机、电视、音响、笔记本电脑等)借用的管理功能，包括办公资源审批和办公资源报表的打印输出等。资源保管员可修正实际借用信息，借用人可查阅资源占用状态并申请借用，新建办公资源申请时，可查看办公资源状况。具体包括：资源类别设置、资源信息维护、资源借用申请、借用查询等。

² 电子邮件系统：蓝凌Web Mail系统是基于WEB界面的基于数据库的网络邮件系统，具有邮件收发、回复、转发，文件夹管理，邮箱设置，地址本，邮箱使用状况，邮件查询等功能。

² 短信系统：主要提供通过办公网发送短信息、同时生成日志。通过该系统，使用者可以发送短信息、管理员可以阅读所有的日志并对其管理。

² 竞争情报系统：用于将大量外部信息转变为组织可用的知识，系统定期从Internet搜索预定义的数据，按照系统定义的条件，将对应网站的信息分析并拆解到KOA系统中，在经过情报管理员的筛选后在放入情报知识库中，作为知识进行共享，由情报搜索引擎、情报采集库、情报知识库组成。

² 集团分布式支持：针对集团型企业的业务需求和IT管理需求，通过引入集团和分布式支持插件，将集团总部、分部及部门不同的人员集成在一个和谐统一的工作环境中，从而实现了集团多套系统的分布式处理，有效解决各套系统独立自治导致的信息孤岛问题。真正确保集团与下属企业之间的分级授权、知识信息交换、大规模用户下的系统负载等问题。

² ……

四、EKP_OA的特点

1、创新的管理理念

EKP_OA是以KM（知识管理）为核心的工作平台，提供了全面的知识生命周期管理方法与手段，帮助组织提升知识资源的价值，以企业最关心的企业核心利润源（产能＝管理Σ（知识X激情））为切入点，帮助员工做“对”事、做“快”事、做“好”事、有激情做事，从而提升企业整体竞争力，提高企业核心利润源。

2、先进与成熟相结合的技术架构

产品采用B/S模式，基于J2EE体系架构，保证了产品技术的先进性、开放性及与平台的无关性等，利用Domino强大的邮件、协作、文档处理及安全机制，结合关系型数据库擅长处理结构化业务数据的特点，完美地解决了办公系统数据类型复杂、实时协作和安全控制要求高的需求，这样的技术架构既可容易地部署于中小企业入门级应用，也可平滑地升级到集团型分布式应用，保证了产品良好的伸缩性。

3、灵活的流程设置

灵活的流程设置既是办公系统正常应用的基础，也是实现协同工作的保障，EKP_OA针对不同的流程管理员习惯提供了表单配置和图形化配置二种方式，并且二种操作方式可随时随地进行自由切换，改变了传统的只有一种操作方式，图形化需要安装客户端或下载控件等操作限制，极大地方便了流程管理员管理。

4、强大的流程数据处理

办公系统从传统的处理文档数据演变为需要处理多种类型数据，EKP_OA提供了综合的表单内容管理，在流程配置中可以灵活的自定义文档型数据和业务型结构化数据，系统可自动对二类数据进行分别处理，以保证数据后期容易搜索、查询、统计分析，并可设置相应的权限。

5、实时协作，支持移动办公

EKP_OA在流程设置中可以选择待办通知、邮件和短信提醒等多种方式，结合RTX等即时通信工具，实现员工的实时协作、在线感知，并提供与PDA的数据交换接口，满足移动办公的需要。

EKP_OA还提供项目工作室，帮助组织快速建立虚拟团队，使团队成员可在不同的地点、灵活的时间做出即时响应，实现团队协作。

6、信息集成，整合信息孤岛

面对组织集中信息呈现需求和信息孤岛的现象，EKP_OA可以无缝集成蓝凌的数据整合中心，通过建立组织级的统一信息视图，实现对各业务系统数据的统一访问，提供报表、图

形等多种方式展现，并提供管理驾驶舱功能，实时、直观地反映组织运营的关键指标变化，

使组织运筹数据之中，决胜竞争之外。

7、完善的安全控制机制

EKP_OA结合底层系统平台和应用层的各种权限等机制，提供了完善的安全授权、行为轨迹机制，针对数据层可实现对每个文档、报表、KPI指标值进行授权（如是否可访问、可修改、可打印、可下载、可拷贝等），对操作层实现功能的授权，并通过日志功能记录关键操作行为，便于进行系统审计。

还支持分级授权机制，减轻系统管理员的工作负荷，提高权限分配的合理性。

基于角色的安全管理策略，能够与主流的各种LDAP目录服务器集成，实现多套系统单次登录。

8. 快捷的个性化办公门户设置

友好的界面和易操作性，是产品应用的一个重要特性，在分析了各类组织、各层次人员的基础上，EKP_OA提供多种方式来满足客户的使用习惯：

系统管理员可以根据组织内员工的工作性质配置不同的系统访问界面和功能布局，不同的员工登录后进入不同的办公门户，让合适的人快速使用到合适的功能，对组织机构、岗位、职务、人员及权限配置也可快速完成客户化设置，并在岗位设置上增加了通用岗位，增强了系统的灵活性。

对于一般系统使用者，提供了个人工作台，可以根据个人喜好、操作习惯，灵活的定义操作界面、功能布局等，满足个性化需求。

五、EKP_OA应用指南

蓝凌根据数百个已实施的成功客户项目的经验，综合考虑组织特点、需求特点、实施风险、投资回报等因素，制定一些应用指南，以便于客户参考：

EKP_OA是蓝凌基于知识管理的企业知识化平台（EKP）解决方案系列的核心产品之一，，可以无缝地升级或集成到EKP_Portal（企业知识门户）、EKP_HR、EKP_KM等产品中，实现组织统一的信息化门户，集组织管理系统与业务系统于一体，管理流程、业务流程与知识管理紧密结合。

六、成功案例--一汽海马协同办公建设项目

项目背景：

　　一汽海马汽车有限公司位于海口市金盘工业开发区，占地 100 万平方米，年产乘用车能力 15 万辆，拥有员工 2500 人。海马汽车经过十余年建设，已拥有优良的资产结构和先进的管理体制，建成处于国内领先水平的汽车冲压、焊装、涂装、总装工艺生产线，并与战略合作伙伴建立了共享型的开发配套平台和营销网络，是国家定点的乘用车大型生产企业。

面临挑战：

1988 年海南汽车制造厂成立。经过十余年的建设和不懈努力，海马汽车已拥有优良的资产结构和先进的管理体制，在经营和管理方面已经取得了了不起的成就。

2004 年产销乘用车 6.6 万辆，排名中国工业企业 500 强，机械工业企业 100 强。 2005 年产销乘用车 8 万辆，在汽车市场销售不景气的背景下逆市飞扬。