[分享]项目范围覆盖全省，如何进行有效管理？----项目群组和多项目的知识管理应用案例

项目又大又多，怎么办？

A公司是我国信息通信行业中的一家省级公司，其业务网络覆盖了省内所有的行政区，公司全省每年需要完成的工程建设项目达到上万个，同时截至2004年底，A公司已拥有的移动电话用户总数达到了5000多万户。

伴随着中国加入WTO，国内电信市场引入竞争机制以及3G时代的到来，国内电信运营商将面临更加激烈、复杂的竞争环境。如何降低运营成本，降低投资风险？如何提高通信网络建设的效率，抢先争取到客户资源？如何规范、有效地利用现有技术和手段来提高公司的管理能力和管理效率？恐怕这些都是大部分运营商所面临的共同难题。

随着项目数量，规模，类型的增多，对A公司工程管理的水平和工程建设的效率提出了极高的要求，因此A公司也迫切需要一种能够从整个企业所有项目的角度来有效管理企业资源的解决方案。经过源天专家的研究调查，发现A公司现有的项目管理模式在以下几个方面显得较为薄弱：

1、沟通：庞大项目的信息依赖于不同部门间的协调沟通。由于涉及的单位和部门众多，使用传统的方法如会议、文件等方式，容易致使信息传递的效率低下，而大部分问题的起因就是沟通不利。

2、数据：项目有关的进度、投资、款项等动态数据信息基本上都是以EXCEL或WORD文档的方式手工整理形成，实用性、直观性、实时性、准确性受到制约和影响。
 
3、文档：工程图纸、文件、资料等文档一般以纸面形式保存，查找和保存起来相当困难。

4、知识管理：单一项目的知识管理比较缺乏，重复劳动较多，不能良好地传承公司多年来的成功管理经验。

您的项目管理中存在以下问题吗？

A公司遇到的问题可能是工程项目类企业都难以避免的。在源天专家的总结和分析下，这些问题基本上可以归结为如下的七大类，而这七大类的问题又可以分别归结到企业的三个管理领域：



“单打独斗”的时代已经过去~~

在工程项目建设的各个环节中，会产生许多相关的业务数据如进度信息、投资信息、质量信息、合作单位情况等等。因此光靠项目管理的理念去持续地控制整个项目的建设已经显得不够，如果将知识管理模块集成到项目管理的系统中，可以帮助收集、整理、归类，实现所有相关信息的传递、共享、保存，这样在企业内部就搭建起了一个知识管理的平台。更为重要的是，知识管理的理念有助于企业内部建立起知识传播、交流和创新的机制，并形成企业内部独一无二的知识资源，进而给企业在市场竞争中带来巨大的优势。

三管齐下显成效

根据以上的分析结果和A公司的实际情况，源天专家提出了“1+1+1”的解决方案构想。解决方案的核心就是将项目管理、流程管理和知识管理三者有机地结合起来，就好比三管齐下。 

流程是通过一系列的相关工作产生结果的过程，是指企业在日常运营过程中需要不断重复开展的工作。流程管理的目标就是解决大量重复性工作中所产生的问题，对其进行有效的管理。

此外，项目管理本身也是需要流程来支持的。项目管理基本上包括启动、计划、执行、控制和收尾五大管理流程，这些流程在项目生命周期的不同阶段都需要重复进行。

知识管理是为项目管理和流程管理服务的。知识管理是指有关知识的清点、评估、监督、规划、取得、学习、流通、整合、保护、创新的活动，将企业在项目管理和流程管理中形成的各种知识视同企业的资产进行管理。

通用电气公司的杰克•韦尔奇曾经说过：“一个组织机构获取知识以及将知识快速转化为行动的能力是其最终的竞争优势。”可见,知识管理能够有效地将知识转化为企业的核心竞争力。
 
实现“1+1+1>3”

源天专家1+1+1解决方案的设计思路是3句话：以计划为龙头，以工作流程为协同，以知识渗透为灵魂（如下图）。

 

以计划为龙头	

计划包括企业战略计划、多项目计划、项目组合计划以及单项目计划等等，计划是调动企业资源的指挥棒，企业资源的动向因各种计划的变化而变化（如下图）。
 



以工作流程为协同	
       


工作流程代表了项目过程中重复发生着的一类工作，通过对这类工作的流程化管理，使得项目中的一些关键性实施行为和管理行为得到规范，从而减少了人为的干扰和差错（如上图）。

以知识渗透为灵魂

知识既出现在企业项目结构或项目工作分解结构的高层，也可以渗透到具体的工作层面，与项目的基础作业或流程活动紧密结合，从而最快、最大化地发挥知识的效能。

知识是达成工作绩效的灵魂，项目中如果没有已有知识的传播和应用，没有新知识的产生和提升，那么项目管理就好比一潭死水，企业的发展也将无从谈起。通过知识管理我们可以积累项目的最佳实践成果；通过知识管理我们可以不断复制项目的成功经历。

PMS+知识管理，企业的未来不是梦！

在源天专家为A公司设计的PMS（项目管理系统）中， 其平台架构的设置充分融入了知识管理的理念，真正把知识转化为了企业的资源：

数据准确，查找方便

各类有效的知识被PMS 自动或半自动地收集整理到数据库中，实现了“知识沉淀”的过程；另一方面，这些与项目密切相关的信息可以主动为项目参与者提供参考，并且提供全面、灵活的查询方式。这种“知识传递”有利于新员工快速熟悉项目的跟踪和管理工作。

信息孤岛，不再存在

PMS 提供了一个知识共享的领域，不同用户可以将相关知识和文档分门别类地保存。系统保证了数据和文档的同步性，提供了各部门进行信息交流和共享的平台。PMS中对知识进行了多维度的分类管理，使用了知识地图（Knowledge Map）的概念来实现“知识共享”。

挖掘信息，升华信息

在项目的收尾和评估阶段，项目管理信息平台对存在于信息库中的信息进行整理、提炼和创新从而形成可视化的知识，为将来的项目工作提供更好的内部支撑。通过对项目中知识的收集、整理、共享和创新，极大地提高了项目管理工作的效率和质量，促进了A公司工程项目管理水平的持续提升（如下图）：

 

工程项目管理系统有机地集成了项目管理和知识管理的思想，从而有效解决了目前A公司工程管理中的一些问题和矛盾，为项目管理者和参与者提供了个性化、全方位的管理视图，使得信息流转更为顺畅，各方沟通更为高效，实现了“1＋1+1>3”的超值运作，从而提高了管理水平，为各类项目的成功实施提供了强有力的保障。