[原创]谈企业管理信息化顾问的知识与能力结构（三）

结构化的分析方法

企业管理信息化顾问的工作中有大量的问题需要分析--存在怎样的现状、该从哪里入手、经过怎样的步骤、实现什么样的目标、有多大风险等。使用结构化的分析方法是一条便捷有效的途径。针对不同的问题，有大量专业的、成熟的分析框架，熟练地使用这些框架是顾问必备的技能。在分析现状时，可以使用如SWOT分析、5W1H分析、价值链等框架；分析问题关键时，可以使用鱼刺图、5个为什么、雷达图等方法；研究改进过程时，可以使用工作分解与甘特图、流程图描述、关键链（TOC）、条件结果分析等工具；制定变革目标时，可以使用标杆学习、平衡记分卡、关键绩效指标等框架；在整个分析问题解决问题的过程中，可以运用系统思考、PDCA等思路。

学习与使用结构化的分析方法时有几点需要注意：（1）不同领域、不同类型的问题，有不同的结构化分析方法与框架，需要选择适当的方法使用。（2）使用结构化分析方法时，不能泛泛而谈，要遵从分析框架的每一个步骤，从每一个分析角度深入研究。（3）结构化的分析方法不能代替具体的数据搜集与研究工作，它提供了一个顾问动脑的途径，但不能让顾问不动脑子。

办公工具应用技巧

顾问应该是一位"高效能人士"，人们期望顾问的工作是高效率的、成果是高质量的。所以，除了拥有丰富的企业管理与信息化知识，能够有效地分析问题之外，顾问还要能够最快最好地完成一些必要的文牍工作、数据整理工作、沟通交流工作，这对顾问的办公工具应用技巧提出的更高的要求。

常用的办公工具包括：（1）能够提高顾问个人工作效率的工具，例如文档编辑处理软件（如MSWord）、幻灯片制作软件（如MSPowerPoint），或者复印机、打印机、照相机等；（2）能够提高顾问与客户数据整理效率的工具，例如数据表格处理软件（如MSExcel）、流程图绘制软件（如MSVisio）等；（3）能够使相关人员的沟通效率提高的工具，例如远程使用的邮件处理软件（如MSOutlook）、即时通讯软件（如QQ）或者电话与传真机，现场交流使用的白板、投影仪等。无论email还是传真、投影仪还是白板，在可选的范围内，择适当工具有效完成工作，是顾问的基本要求。若能以美观、规范、高效的形式使用，甚至形成模版供合作者共享，就能更大地提高效率与质量。

成熟的人际技能

良好的个人职业形象

良好的个人形象是良好人际关系的基础。当顾问具有明确的个人价值观、能力和自信时，与他人的关系就比较容易融洽，也就更容易为客户的项目团队、管理信息化系统的最终用户等相关人员所接受，建立起一种互相尊重、互相信任的关系。反之，顾问缺乏个人形象，或个人形象欠佳，就容易在工作中受到伤害，更多地导致交往失败。

个人形象当然包括相貌、穿着、气质、谈吐等方面，但不要因此而局限了对"职业形象"的理解。康维认为良好的个人职业形象包括以下六个要素：（1）有自知之明，了解自己的优点和缺点。也就是说明白自己的责任，知道何时该寻求帮助、何时该放弃、何时该坚持。（2）有归属感，以团队为荣，乐于为团队付出，能够接纳团队中不同的声音。（3）对周围事物反应敏锐。更早地发现异常，报告问题。（4）有优先为他人服务的观念。以自我为中心的人很固执，容易带给他人不安全感。（5）有工作效率。高效率使人自豪、自信，敢于接受挑战并带动身边的人。（6）为人正直。正直可以使人前后一致，做事坦荡，沟通顺畅。

丰富的沟通方法与技巧

企业管理信息化顾问工作是一种"授人以渔"的工作，沟通在其中起着决定性的作用。沟通从对象看，包括一对一、一对多、多对一、多对多等不同方式；从方法看，包括口头、书面、图片与表格、非语言交流等。不同的沟通方式有着不同的方法与技巧要求，这些方法与技巧的运用，直接影响沟通的可信程度、气氛与内容，进而影响到沟通的效果。

常用的方法与技巧包括：（1）访谈：通常用来获取信息，也可以发布信息使人认可自己的观点。（2）会议：确定主题和参会人员、掌控节奏与方向、整理会议纪要、对会议决定进行跟踪等都是必备技巧。（3）培训：信息化项目中的培训可能既要让人转变观念又要让人学到知识，这需要从知识、技能和行为三个方面确定培训内容。（4）口头表达：听众人数与知识层次、持有的态度可能各有不同，要在不同听众面前自如地表达。（5）专业文档编写：文档编写的目地是要让人接受，因此要遵循行业公认的、公司规定的标准，根据内容要求选择易于理解与接受的编写方式。（6）使用图表：以直观方式将数据表现出来可以使观点更有说服力，例如用直方图来比较数量、用饼图来表示份额、用曲线来表示趋势。

说明

需要说明的是，这里所说的顾问知识与能力有两个判别标准--必要、充分。必要，指的是那些没有不行，没有就很难把企业管理信息化的顾问工作做好的知识或能力。充分，指与企业管理信息化工作有充分的关联，而非泛泛的任何人、任何职业都需要的知识与能力。基于这两个判断标准，如旺盛的精力、研究与学习能力、语言能力等，对做好任何工作都有帮助，与企业管理信息化的关联不够充分，我们这里就没有必要提了；再如宗教知识、历史知识、哲学知识、现代科学知识可能对一些具体的信息化项目有很大帮助，但人到底是猴变的、土抟的、轮回的、还是上帝造的，似乎并非企业管理信息化的必要知识，也不列入。

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