[原创]谈企业管理信息化顾问的知识与能力结构(三)

作者:隔壁老王
2007/4/22 23:12:26
本文关键字: 理论探讨 畅享原创

结构化的分析方法

企业管理信息化顾问的工作中有大量的问题需要分析--存在怎样的现状、该从哪里入手、经过怎样的步骤、实现什么样的目标、有多大风险等。使用结构化的分析方法是一条便捷有效的途径。针对不同的问题,有大量专业的、成熟的分析框架,熟练地使用这些框架是顾问必备的技能。在分析现状时,可以使用如SWOT分析、5W1H分析、价值链等框架;分析问题关键时,可以使用鱼刺图、5个为什么、雷达图等方法;研究改进过程时,可以使用工作分解与甘特图、流程图描述、关键链(TOC)、条件结果分析等工具;制定变革目标时,可以使用标杆学习、平衡记分卡、关键绩效指标等框架;在整个分析问题解决问题的过程中,可以运用系统思考、PDCA等思路。

学习与使用结构化的分析方法时有几点需要注意:(1)不同领域、不同类型的问题,有不同的结构化分析方法与框架,需要选择适当的方法使用。(2)使用结构化分析方法时,不能泛泛而谈,要遵从分析框架的每一个步骤,从每一个分析角度深入研究。(3)结构化的分析方法不能代替具体的数据搜集与研究工作,它提供了一个顾问动脑的途径,但不能让顾问不动脑子。

办公工具应用技巧

顾问应该是一位"高效能人士",人们期望顾问的工作是高效率的、成果是高质量的。所以,除了拥有丰富的企业管理与信息化知识,能够有效地分析问题之外,顾问还要能够最快最好地完成一些必要的文牍工作、数据整理工作、沟通交流工作,这对顾问的办公工具应用技巧提出的更高的要求。

常用的办公工具包括:(1)能够提高顾问个人工作效率的工具,例如文档编辑处理软件(如MSWord)、幻灯片制作软件(如MSPowerPoint),或者复印机、打印机、照相机等;(2)能够提高顾问与客户数据整理效率的工具,例如数据表格处理软件(如MSExcel)、流程图绘制软件(如MSVisio)等;(3)能够使相关人员的沟通效率提高的工具,例如远程使用的邮件处理软件(如MSOutlook)、即时通讯软件(如QQ)或者电话与传真机,现场交流使用的白板、投影仪等。无论email还是传真、投影仪还是白板,在可选的范围内,择适当工具有效完成工作,是顾问的基本要求。若能以美观、规范、高效的形式使用,甚至形成模版供合作者共享,就能更大地提高效率与质量。

成熟的人际技能

良好的个人职业形象

良好的个人形象是良好人际关系的基础。当顾问具有明确的个人价值观、能力和自信时,与他人的关系就比较容易融洽,也就更容易为客户的项目团队、管理信息化系统的最终用户等相关人员所接受,建立起一种互相尊重、互相信任的关系。反之,顾问缺乏个人形象,或个人形象欠佳,就容易在工作中受到伤害,更多地导致交往失败。

个人形象当然包括相貌、穿着、气质、谈吐等方面,但不要因此而局限了对"职业形象"的理解。康维认为良好的个人职业形象包括以下六个要素:(1)有自知之明,了解自己的优点和缺点。也就是说明白自己的责任,知道何时该寻求帮助、何时该放弃、何时该坚持。(2)有归属感,以团队为荣,乐于为团队付出,能够接纳团队中不同的声音。(3)对周围事物反应敏锐。更早地发现异常,报告问题。(4)有优先为他人服务的观念。以自我为中心的人很固执,容易带给他人不安全感。(5)有工作效率。高效率使人自豪、自信,敢于接受挑战并带动身边的人。(6)为人正直。正直可以使人前后一致,做事坦荡,沟通顺畅。

丰富的沟通方法与技巧

企业管理信息化顾问工作是一种"授人以渔"的工作,沟通在其中起着决定性的作用。沟通从对象看,包括一对一、一对多、多对一、多对多等不同方式;从方法看,包括口头、书面、图片与表格、非语言交流等。不同的沟通方式有着不同的方法与技巧要求,这些方法与技巧的运用,直接影响沟通的可信程度、气氛与内容,进而影响到沟通的效果。

常用的方法与技巧包括:(1)访谈:通常用来获取信息,也可以发布信息使人认可自己的观点。(2)会议:确定主题和参会人员、掌控节奏与方向、整理会议纪要、对会议决定进行跟踪等都是必备技巧。(3)培训:信息化项目中的培训可能既要让人转变观念又要让人学到知识,这需要从知识、技能和行为三个方面确定培训内容。(4)口头表达:听众人数与知识层次、持有的态度可能各有不同,要在不同听众面前自如地表达。(5)专业文档编写:文档编写的目地是要让人接受,因此要遵循行业公认的、公司规定的标准,根据内容要求选择易于理解与接受的编写方式。(6)使用图表:以直观方式将数据表现出来可以使观点更有说服力,例如用直方图来比较数量、用饼图来表示份额、用曲线来表示趋势。

说明

需要说明的是,这里所说的顾问知识与能力有两个判别标准--必要、充分。必要,指的是那些没有不行,没有就很难把企业管理信息化的顾问工作做好的知识或能力。充分,指与企业管理信息化工作有充分的关联,而非泛泛的任何人、任何职业都需要的知识与能力。基于这两个判断标准,如旺盛的精力、研究与学习能力、语言能力等,对做好任何工作都有帮助,与企业管理信息化的关联不够充分,我们这里就没有必要提了;再如宗教知识、历史知识、哲学知识、现代科学知识可能对一些具体的信息化项目有很大帮助,但人到底是猴变的、土抟的、轮回的、还是上帝造的,似乎并非企业管理信息化的必要知识,也不列入。

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