如何跨地域管理好ERP团队

解决跨地域团队管理难题的策略

跨地域团队的特点是一群分散在不同地方的人，为了完成共同的实施目标和任务而产生的互动。它尽管不一定要依赖于一个看得见摸得着的办公场所而运作，但是它却是一个完整的团队。它的存在跨越了时间和空间的限制，成员可来自非常分散的地区。但团队成员之间缺乏传统面对面相互接触时所具备的特征，而面对面交流的特征往往是创造一流ERP实施效果的先决条件。通过反思和总结这次项目的经验，在应对跨地域团队跨越时空的挑战时，笔者在这里提供以下几个策略和方法供参考：

(1)制定明确的日程规划表，保证团队步调一致

组建跨地域团队是为了打造能在ERP实施大海中劈波斩浪的联盟舰队，而要顺利达成实施目标就必须要有好的“导航仪”。一份文档化的项目日程规划表就是这支联盟舰队的“导航仪”，这份日程表需要明确定义项目相关者职责，定义ERP实施范围，建立工作分解WBS、估计任务工期与工时、创建任务之间的相关性、并根据资源情况作出分配资源。规划表的目的是要让所有不同地域的成员对ERP实施活动建立全景式了解，如跨地域团队的整体工作目标和时间计划、实施进程中的关键管控点、以及个人工作与其它成员间的分工关系与任务链接点等。在日程规划表框架下，不仅使每名成员明确自己的职责定位，清晰了解个人工作在整个团队中的意义和自我评估工作进度，还有助于营造团队氛围，为以后的跨地域远程沟通打下了良好的基础。

(2)创建良好的团队信任氛围

在这次项目中我得到的最大经验是信任是跨地域ERP实施团队的组建基础，也是成功运行的“润滑剂”。因为跨地域特征使得团队成员在沟通、信任和协作上经常存在许多障碍。所以，在时间上ERP项目经理应该要认真做好时间安排，保证沟通的通畅;在空间上应该要加强面对面的交流机会，或充分利用视频影象来沟通。跨地域团队最常见的失误是企图在纯粹的数字化中建立信任。例如大家试想一下，当联系的对象都是数字化代码或单纯的电邮地址时，双方怎么能产生可靠的信任呢?事实上，团队的虚拟程度越高，人们对人情味的需求就越强烈，其成员愈是需要见面。因此，如果能让开会的人彼此熟知屏幕上的影像是谁，ERP实施活动开展起来将更容易，也更有效率。所以，定期的面对面视频会议与面对面现场会议的结合使用，能使跨地域ERP实施团队更容易形成凝聚力、更容易相互沟通和更容易激发成员的相互信任。

(3)建立有效的激励与约束机制

有一句大俗话说：山高皇帝远，将在外君命有所不受。所以，跨地域团队的运作仅仅是依靠信任关系的维系是不够的，还必须要建立起有效的激励与约束机制，以调动成员的积极性，规避成员的道德风险。这就要求把信任和制度联系在一起，以制度的形式激励与约束成员的行为。这次项目给我的经验是：激励与约束机制在临时性的ERP实施项目是非常有必要的。一般来说，建立激励机制的最好的方式是考核和衡量业绩。这就意味着在跨地域团队管理中，只要通过激励机制把个人收益和团队实施绩效结合起来，就能大大的促使成员更加努力工作。例如，在把握团队成员组成特点的基础上，深入研究各成员的需要，制定有效的激励机制，如给予丰厚的回报、或组织跨地域学习、交流等。值得注意的是由于跨地区的特征，对团队的评估和激励需要因地因时相机抉择。

(4)搭建协作沟通平台，提高团队沟通效率

跨地域团队的特点是缺乏面对面的沟通，但是不应该因此而回避沟通，而是更要搭建协作沟通工具平台，以提高团队沟通效率。例如，定期的面对面视频会议与虚拟网络会议的应要多使用。为降低项目成本，在该项目中我们采用Skype来进行远程直接沟通，以作为电子邮件沟通的补充。包括ERP需求确认、技术讨论以及远程会议等。

简单的说，跨地域团队必须要搭建一个有良好支持力的信息沟通平台。但是需要注意的是，不能仅仅从技术角度出发一味追求沟通平台的先进性，一定要从系统的基础条件和系统使用者的知识和能力出发选择适当的平台，同时还应规定团队成员在远程沟通过程中所应遵循的基本规则，确保沟通的有效性和安全性。例如规定成员每天至少接收两次E-mail，以解决因时间不同而导致的信息反馈延迟。由于Email并非一种同步的沟通方式，为了防止Email没有及时发送到传递对象，有必要在重要Email发出后通过电话等即时沟通方式予以确认。再如，可在与ERP实施活动有关的信件中尽量使用标准格式，从而避免因沟通造成的误解问题。

(5)鼓励经常性的互动，为团队创造社交时间

对于传统的定点团队来说，团队成员之间以及团队领导与成员之间的信任感来源于日常工作的沟通、社交活动的互动交流。因此对于跨地域团队来说，除了在工作上的沟通和联系外，也需要多进行无拘无束的社交互动。要想尽一切办法使日常沟通的感觉更像面对面的互动，要有助于建立社交纽带关系，从而消除建立信任感的障碍。当然受限于跨地域的特点，这需要大家更多的思索和创造性发挥。例如：可以将无拘无束的交流和沟通放在视频会议或者电话会议的开头或者结尾，以无拘束的谈话导入询问团队成员的兴趣、爱好、身体健康状况以及家人等，或在业余时间组织大家参加网络游戏比赛、摄影比赛等，或建立成员生日祝福互动邮件等。

总的来说，跨地域ERP实施团队要想获得打破时空阻隔的良好管理，建立相互信任是核心一步。而信任感的建立不是一时的事情，而是一个长期的过程。信任感来源于大家真诚付出的互动。不论是团队主管还是团队成员，应该鼓励经常性的互动，为团队创造社交时间。

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