后ERP时代的企业管理信息化建设药方（三）

——第三味：抵御风险

“经理，这是市场部下个月的采购清单，请您审阅并签字。”小李把单据放到了行政部经理的桌上，心里盘算着还缺几个领导的签字，他们是否都在办公室呢。行政经理看到前面密密麻麻的几个签字，随即也签下了自己的名字，并将单据交还回去。小李说了声谢谢后，继续着他签字的历程，心想今天又什么都不用干了。

小李的故事，在很多企业中每天不断上演着，美其名曰：加强控制。但是这样的控制是否能够达到领导期望的效果呢？结果只有他们自己知道了。

本来，采用互相牵制的方法，的确是出于加强控制，防范风险的目的。但是，在很多企业中，各部门领导联合签字等牵制方法已经被视为一种过场。看到已经有人在上面签字，也就签下了自己的名字，既不问为什么签字，也不问所签单据的内容，当然更不会检查单据的正确性、合法性。因为他们知道，就算自己所签的单据出现问题，还有那么多的领导一起承担，有什么好担心的呢？本来一种好的方法，却被不适当的运用，结果造成了相互推诿，无人问则的局面。控制没做好，反而出现了更多的问题，适得其反。

除了上文说的联合签字外，还有很多其他的控制方式，无法得到切实的落实，造成了内控流于形式，管理失控、会计信息失真、虚假财务报告等舞弊事件频繁发生。

近年来，内控和风险成为了网络上、报刊杂志中出现最为频繁的词汇。一时间，各大企业纷纷开始寻找第三方专业机构为其开展培训、制度和流程咨询，但如同“平衡计分卡”热类似，企业依然缺乏必要的工具，来固化流程、形成有执行力的制度。

ERP时代的风险控制

过去20年，ERP一阵风似的风靡全中国，一谈企业信息化好像就是ERP的代名词，企业纷纷上马ERP系统。通过ERP软件，把企业的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来，实现资源优化和共享。但ERP并不仅仅只是一个功能庞大的软件，更重要的是它代表一种管理思想，一种科学的业务运作模式，一种固化的业务操作流程。

由于ERP系统是一个复杂的企业管理系统，它利用现代计算机技术实现了对企业各职能领域的管理、控制和继承，ERP的采用将涉及到业务流程的改进、最优实践的实施、企业内部的继承和企业间的匹配。因此，实施ERP首先是对企业基础管理的重塑，其次才是IT技术的应用。
通过基础管理重塑，建立起更为科学的管理体系和业务流程，通过ERP系统加以固化，使其更规范、更有效率。与此同时，信息化、流程化的管理模式，也降低了人为因素对过程管理的影响，减少可能出现的舞弊事件。

也许最初企业决策层上马ERP系统时并没有想让其充当“防火墙”的角色，但其先进的管理思想、固化的管理流程，在一定程度上却起到了这样的作用。

后ERP时代的风险管理

随着市场竞争的加剧，影响企业生存的因素变得越来越纷繁复杂，如何才能在不稳定的市场环境中求得生存与发展，成为企业领导人关注的焦点之一；同时，几场波及全球的舞弊丑闻事件，使内部管理失控成为众矢之的，如何才能在政府逐步加强控制的环境中求得生存与发展，成为领导人关注的焦点之二。

在这样的背景下，建立一个符合企业自身经营和管理特点，满足国家相关管理部门法律法规的控制系统，成为企业领导人的首要任务。一个完整的控制系统包括：管理制度、管理流程、管理工具。管理制度帮助企业形成良好的控制文化；管理流程为各部门员工开展业务指明方向；管理工具则固化了制度和流程，帮助企业更为有效的实施控制。可见，ERP系统已经不能满足企业管理的需要了，更具针对性，更为精细化，能够切实加强内部控制、防范风险的管理工具成为管理层寻求的对象。这样一个关系企业生死存亡的任务就交到了IT经理的手中。

IT经理们的压力猛然增大，盲目实施ERP的时代已经结束。选择和引入满足管理需要的软件，搭建控制系统，成为IT经理们每天必须要思考的事情。IT经理通过对最新管理理念的了解，学习成功企业的实施经验，咨询行业专家，已在脑海中构建出一个控制系统的雏形，包含全面预算管理系统，加强过程控制，防止资源过度使用造成的风险；风险管理系统防范内部管理失效，避免出现舞弊事件。

软件需求定型

全面预算管理系统

全面预算管理，是一套综合管理工具，也是一套系统的管理方法。它从公司战略出发，通过合理分配人力、物力和财力等资源，对公司的经营活动进行整体规划和动态控制，以监控战略目标实施进度。控制过程如图1所示：

图 1

全面预算管理的引入，使企业领导人充分掌握组织的经营情况和财务结果，通过过程监控，及时指导业务活动的改善和调整。严格的预算审批程序，使企业资源按照经济、合理的方式使用，防止出现资金链断裂造成企业瘫痪等事件的发生。为固化这一管理流程，IT经理建议引入全面预算管理系统，该系统不但在功能上覆盖完整的预算管理循环，在管理流程方面，支持灵活的预算方案定义，同时提供预算编制、审批、控制、分析、调整等全过程的流程支持。如图2所示：

图2

其主要功能特点包括：

• 使整个组织有效地参与预算管理。
• 使预算的编制和调整更简单高效。
• 通用接口工具实现与实际数据的集成。
• 使预算的分析更及时准确。
• 支持弹性预算、滚动预算。

内部控制系统

内部控制系统是企业搭建高效控制系统不可或缺的组成部分。随着内部控制在企业及政府中的地位逐渐提升，内控工具也如雨后春笋般蓬勃发展，各类控制软件层出不穷，让企业挑花了眼。如何才能选择一款适合企业具体情况，又能加强管理的信息系统，成为IT及其它相关管理部门的一项重要任务。

由于内部控制涉及企业各个部门、各项业务，影响范围之广、之深可想而知，因此，IT部门在实施内控信息化时，首要的任务就是与各部门沟通，获取相关业务信息，包括：业务类型、操作流程、负责人员等等，据此选择合适的信息系统。

一个完善的内部控制信息系统平台，应使企业能有效的协调和管理整个组织共同参与到管理中。在设计上还应融入一些商务智能和模型，能够与各种业务系统进行有效集成，从而使复杂的管理制度和流程变得更加简易，提高企业的管理效率，有效地防范经营风险，如图3所示：

图3

由于企业的具体情况不同，所重视的关键控制点亦不同，选择控制软件的功能自然也不同。但万变不离其宗，有效的内控软件，应具备如下几个特点：

首先，系统应使整个组织有效地参与管理。系统要提供了强大的权限控制和管理功能，既能够让不同部门的人员参与内部控制管理，又能对其权限进行灵活控制，以保证公司经营过程的安全。同时，系统还应实现内部控制流程管理的自动化，高效的完成数据提交、分析、流转的操作，同时保证全国布点企业的所有用户都能参与到流程中来。

其次，系统应实现与实际数据的集成。系统应提供通用接口工具，支持与各种数据库系统、文本文件、Excel文件等进行数据集成。支持与SAP、Oracle及国内大型ERP系统的数据集成，进行内部控制执行情况的监控及分析。

最后，系统应促进经营分析更及时准确。强大的自动分析能力，通过数据接口自动获取实际数据，系统可以自动进行数据的对比分析。同时，系统能够将分析的结果方便、快捷的以各种图形展示出来，形成管理仪表盘，从而使内部控制管理的制度、流程和结果更直观，帮助领导更加便利地实现有效管控。

结论

强化内部控制并不是一朝一夕的事情，具备完善的内控制度、内控流程、内控工具，企业仍然不能说为正常运营加上了保险锁。企业内部控制体系的建立，还需要管理人员及其员工长期不懈的努力，形成一种控制文化，自动抵御风险的侵袭。

来源：诺亚舟咨询