艾诺仪器ERP系统解决方案

　　一、背景

　　1、企业概述

　　艾诺仪器公司是按照国际惯例组建的高新技术股份制公司，成立于1993年，专业从事电测仪器、变频电源和智能控制器等产品的研发和制造。1995年与外方合资成立了青岛艾诺智能仪器有限公司，并在济南成立了山东艾诺分公司，在深圳设立了办事处。

　　公司持续投入大量资金引进国外先进技术，潜心研究并加以消化吸收，技术水平和企业规模一直处于行业领先地位。公司在1998年顺利通过ISO9001质量保证体系认证的基顾上，于2001年在同行业首家率先升级通过了2000版质量管理体系认证。公司凭借雄厚的技术实力，严谨的产品质保体系和专业技术服务队伍，赢得了海尔、海信、联想、春兰、长虹等各行业几千家客户的信赖。艾诺产品不仅出口至俄罗斯、阿根廷、马来西亚、意大利、伊朗等国家，也为大量来华投资企业，如LG、PHILIPS、PANASONIC、ELECTROLUX等提供了优质的产品和服务。

　　随着市场竞争的加剧，客户的个性化需求越来越高，企业的快速反应能力和柔性制造能力成为克敌制胜的关键。这就对管理提出了更高的要求，信息要更加及时和准确，管理控制更加到位，企业的信息化迫在眉睫。

　　2、采用ERP的动因分析

　　随着企业规模的不断扩大和市场竞争的加剧，在艾诺的经营过程中暴露出如下的问题。

　　1、信息不能共享，各部门不能及时传递

　　由于采取手工操作，各部门的信息只有部门内部掌握，在部门间无法共享或传递速度缓慢，形成部门的信息孤岛。

　　2、手工的采购需求计算不能适应市场变化

　　艾诺公司生产的是电测仪器、智能控制器等设备，属多品种小批量生产，每次接到客户订单后开始组织生产过程。由于产品品种多，很多订单还要研发部门进行个性化的设计，产品的物料清单变化频繁，需要的配件和原材料品种繁多，因此采购计划的制定很复杂。每次计算采购需求往往需要很长时间。

　　3、流程不畅，业务与财务分离

　　由于没有采用信息化管理，加之沟通不畅，财务与业务数据是分离的。不能有效控制。

　　4、管理成本过高

　　由于手工操作，为了加强管理和控制，保证数据的准确反映，势必增加人员，引起管理成本增加。库存管理仍然处在手工状态，劳动强度大，而准确性低。会出现多余采购和多余存储的风险。

　　公司的管理层认识到，上面的这些问题不解决，企业的生存和发展将成为问题，企业的信息化已经刻不容缓了。

　　艾诺曾经使用过一家公司的财务软件，但是因为产品本身以及实施的种种问题而最终不得不放弃。公司在2001年，经过多家供应商的考察，最终选择了同业界领先的管理软件商用友公司合作，开始实施ERP。通过用友公司的帮助和企业员工的共同努力，现已经正常运转。系统推动了企业的信息化进程，提升了企业的市场竞争力。

　　二、解决方案

　　1、系统流程

　　系统实施的总体目标是实现财务和业务的一体化，实现资金管理与物流管理的统一，满足用户经营管理的整体需要。

　　系统包括采购计划、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算、总账、应收应付系统、报表、固定资产管理、财务分析等模块，覆盖了从采购到库存、到销售等业务相关部门和财务部门，真正实现通过数据共享，完成信息交流与传递，整合管理流程，完成严格的业务控制。

　　系统的处理流程如下：

　　采购系统录入采购入库单，在库存系统对该入库单登记出入库台帐，在存货核算系统核算采购成本;做凭证时用应缴税金的备抵科目，并将入库单号输入摘要；

　　销售系统录入发货单并生成销售发票，销售发票传到应收系统审核并做凭证，发货单审核后生成销售出库单，在库存系统对该出库单登记出入库台帐，在存货系统核算销售成本；

　　库存管理生成材料出库单，传递到存货系统记账，然后传递到成本模块。总账系统生成有关工资，制造费用等传递到成本模块，由成本模块生成产成品成本后，传递到存货系统；

　　存货系统生成存货成本的凭证传递到总账系统；

　　应付款管理系统生成采购以及支付款项或转账的凭证传递到总账系统；

　　应收款管理系统生成销售收入以及款项收回或转账的记账凭证传递到总账系统；

　　在总账中录入凭证，连同其他系统传入的凭证一同审核、记账，月末时结账；

　　在财务分析中对各种数据进行分析，计算出各种财务指标。

　　2、子系统方案

　　2.1业务系统

　　购销存业务系统的流程包括如下各个模块：

　　采购计划

　　采购计划系统是在既保证生产又尽量减少库存资金积压的情况下，编制艾诺的采购计划。本系统在MRP(物料需求计划)理论的基础上，结合我国工业企业的实际应用水平开发而成，对于电子类加工型企业尤其适用。

　　采购管理

　　采购管理系统是根据艾诺采购业务管理和采购成本核算的实际需要，对采购定单、采购到货处理以及入库状况进行全程管理，为采购部门和财务部门提供准确及时的信息，并辅助管理决策。

　　库存管理

　　库存管理系统具有日常业务处理、单据输入、审核和账表查询等功能。

　　销售管理

　　销售系统是以销售业务为主线，兼顾辅助业务管理，实现销售业务管理与财务核算一体化。

　　存货核算

　　存货核算系统主要针对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存货的耗用情况，及时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供基础数据。并可动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用的分析，为降低库存，减少资金积压，加速资金周转提供决策依据。存货核算系统对艾诺的材料、产成品进行核算管理。

　　2.2财务系统

　　在财务应用框架中，首先，财务会计和管理会计动态结合，在实现核算的同时，加强管理职能。如除有固定资产及总账财务核算功能外，有针对性的对应收、应付及存货成本进行管理，而且这些功能之间信息高度集成和共享。

　　其次，加强财务分析的功能，财务的职能不在拘泥于提供基本核算信息，更强调根据管理需求对基本核算信息进行提炼，为企业经营决策提供辅助支持；

　　再次，财务应用方案内部以及与采购管理系统、销售管理系统之间无缝连接，业务信息自动转换为财务信息。具体表现在：

　　工资管理、固定资产管理的财务核算信息将自动传递到总账；

　　由采购所产生的应付账款信息和销售所产生的应收账款信息将自动传递到应收应付管理系统中；

　　采购、库存业务中所产生的存货信息自动传递到存货核算模块中。

　　三、效果分析

　　1、财务业务一体化管理实现了数据的统一和共享

　　用友ERP-U8系统整合了业务管理过程，实现了业务数据和财务数据在数据层的统一，完美的实现了业务和财务的一体化，提高了工作效率。

　　企业的采购信息和销售信息只需要由采购部和销售部一次输入，在财务部等其他部门直接就可以看到，从根本上解决了部门间信息不统一、信息孤岛的状况，实现了基础数据的一致性，信息可以在部门间自由的流通和共享，各部门之间的沟通频率和沟通效果显著提高。

　　在采购计划的制定方面，可以更加准确而快速的形成物料需求计划。由于企业生产方式的复杂性决定了手工的采购计划已经无法适应市场变化的需要。使用系统之后，所有的信息都是共享的，制定采购计划时直接可以根据产品结构信息、销售计划、生产计划和库存情况生成物料需求计划，进而形成采购计划，不仅在数量上准确了，效率也有了极大的提高，以前统计一次物料需求需要半天时间，现在只要半分钟就完成了。

　　各个部门不需要重复的录入相同的信息。例如，财务部直接在采购管理和销售管理系统中产生的业务数据的基础上进行付款、开发票、记账、结算等等操作，从而减少了大量的重复劳动，提高了工作效率。以前财务部有4个人忙不过来，现在3个人就可以轻松自如的应付，节约了成本。

　　2、通过内部的供应链管理，优化企业的物流

　　由于艾诺的生产方式属于按订单的多品种小批量生产，用户的需求每笔订单可能都不同，这就需要设计部门随时根据订单的需要组织产品设计，迅速安排生产。手工处理的时候生产部门往往掌握的不是最新的产品结构信息，因此领料员很多时候所领的物料用不上或者缺料，有些物料积压在生产车间，造成不必要的重复劳动、成本的上升，甚至生产过程的延误。也导致库存信息不准确、采购部制定物料需求和采购计划的偏差。

　　U8的上线彻底改变了这种状况。销售部接到订单后即时的录入系统，企业专门设置了产品结构维护员的岗位，并赋予其重要的权限。产品结构维护员根据客户的需求和设计部门的设计实时的更新系统中的BOM(物料清单)，领料员领料前必须经过产品结构维护员的确认方可到库房领料出库。

　　而且，仓库管理员不需要再为仓库里有多少东西而大算特算，只要简单的按几个键，库存状况便一目了然。因为以前不知道仓库里到底有多少东西，每次采购都要多买一些，以避免缺货。用友ERP购销存系统使用后，在保证原料供应的前提下，采购量比以前减少了大约1/3，大大减少了原材料库存成本。艾诺的下一步任务将是根据系统所提供的管理方法和工具，不断的优化物流，进一步降低库存成本。

　　3、系统的实施增强了管理控制，降低了成本和风险

　　由于业务与财务的一体化管理，采购和销售流程得到了很好的控制。采购管理系统中可以随时监测采购到货情况和查询付款情况，不会再像以前一样向供应商付款时却不知道采购是否到货。产品售出后可以随时了解销售回款状况，对应收款进行有效的控制。

　　在成本管理方面，系统的实施有效的降低了产品成本。艾诺根据历史数据和经验计算了产品标准成本，将产品的成本同标准成本对比，比较其价差和量差，寻找其超出标准成本的原因，进而采取措施降低成本。

　　在财务上，核算明细，责任明确，使财务控制有的放矢。同时，财务分析使管理者实时掌握企业的财务状况，加强了控制，降低了财务风险。

　　4、查询和统计分析功能提高了决策的速度

　　系统提供的丰富的查询统计功能使得艾诺的决策者可以及时的了解企业的经营状况和财务状况，在此基础上更有效和快速的做出决策。

　　例如，对采购成本、供应商价格、采购资金比重、采购货龄进行分析，通过各种分析数据对供应商供货价格进行比较，以择优采购;按存货、地区、业务员、部门等类别分析销售状况和销售业绩，销售管理部门可以及时调整销售策略。

　　以前各部门需要每天打报告，现在老总只需要坐在办公室里就可以运筹帷幄了，而且不用担心数据不准了。

　　四、总结

　　用友ERP在艾诺仪器获得了成功。使用系统后，公司的业务流程得到规范，各个环节有了更好的控制；彻底改变了信息独立而分散的状况，各部门之间的沟通顺畅起来；部门的工作效率得到了显著的提高;公司决策及各管理部门决策更加迅速和有效。

　　艾诺仪器公司目前除了青岛公司外，还有济南分公司和广东办事处。济南分公司和广东办事处不久前也已经开始实施用友U8系统，公司正在考虑将三处的系统进行整合，首先实现集中的财务管理，然后再在业务系统完成集成。

　　为了配合用友ERP系统的实施和使用，2002年5月艾诺专门成立了物流部，全面负责公司的计划制定和部门协调，包括采购计划制定、产品结构维护、生产指令下达等等，成为了公司的核心决策部门。

　　另外，公司正在加强生产管理，进行生产流程和业务流程的优化和整合，条件成熟时上生产制造模块，进行购销存系统和生产制造的一体化，使信息化水平更上一个台阶。