别具“意匠”的ERP之路[2]

    （一）采购部门解决方案。
    1、通过将零部件设定在产品资料的组合当中，解决分析产品时零部件遗漏、采购单不精确。当业务接到订单后，可通过采购需求估算中的“产品组合”功能对所许的零部件明细进行采购估算。避免了由于人为疏忽，导致漏估零部件，少下采购单，延误生产的状况。
    2、在正航ERP软件系统中的企业采购单里可以很清晰的看到企业物料的来源、编码、数量等等相关数据。方便采购业务人员的相关查询及整理。
    3、正航T357提供各式分析报表，采购人员可通过订单系统中的“采购状况执行明细表”，对每张采购的执行状况进行查询和追踪。

    （二）业务部门解决方案
    1、可通过系统设定产品停用日期，这样，在单据登打过程中就可以屏蔽停用的产品资料，避免繁琐的操作。
    2、利用正航T357自设报表，设定报表的语言种类，方便于对外贸易票据及报表的核对。
    3、利用正航T357原厂编号功能，可实现意匠工艺对于同一产品在不同客户处记录的需求。
    4、正航T357可实现业务下单时，在订单中修改产品组合，如此，采购需求估算时，可通过订单展开功能，依据实际的产品组合进行零部件需求估算。

    （三）仓库部门解决方案
    1、T357库存系统可对客户、厂商、产品、业务、部门及交叉分析，并提供强大的渗透查询，让企业掌握对应、纵向等库存信息了如指掌，为企业降低库存提供有效的数据分析。
    2、T357可以根据自定义选项进行有效期、超储、失效存货预警，最高、最低预警和盘点预警，并自动提示，将企业库存数量保持在合理的水平，有效支持生产，也帮助企业快速对市场做出反应。
    经过充分ERP和调研的解决方案提出来之后，赢得了意匠工艺领导层以及各部门负责人的一致认可，并规划成实施方案书，由双方确认。

意匠工艺系统规划图

    “惨淡经营”的系统实施

    再好的规划蓝图，也需要精心的经营，才能实现预期的目标，而系统实施也需要发挥当年曹将军“惨淡经营”的精神，兢兢业业，以保障实施的效果。2005年6月，意匠工艺美术有限公司系统实施正式开始。项目实施严格按照正航软件ckey实施方法论进行，ckey实施方法论是正航软件16年，6万家用户实施服务经验总结出来的快速、ERP的ERP实施循环。ckey实施方法论遵循服务专业化、文档标准化、流程标准化、时效标准化的实施规范，提高实施控制力度，加快实施进程。因此，正航ERPERP和意匠工艺经过磋商，制定了如下了实施进度：

    1、2005年11月1日实现基础数据初始化。
    2、2005年11月15日系统试运行（按正规流程，录入单据数据，各部分互相协调沟通。）
    3、2006年1月1日系统正式运行（2006年12月31日盘点库存，以此为系统期初上线开账目，录入基本资料包裹期初产品库存量、产品数据、客户数据、厂商数据及其它基本数据。）
    4、2006年3月1日系统验收（客户确认报表格式和数据基本上正确。）

       虽然经过前期的ERP和后期的充分沟通，但困难还是和项目组成员们不期而遇。由于之前应用人员已经习惯了用ERP表格和邮件，进行企业数据之间的传输。在系统正式上线之前，要求所有应用人员同时应用旧有方式和ERP系统进行数据录入，这一方面，既加大了基层员工的工作量，另一方面，陌生的系统，也会让部分人员下意识地产生排斥，导致数据导入工作一直无法保证正确。这种情况下，在和意匠工艺总经理，也即项目组长陈震宇ERP意见后，正航顾问决定先在整个项目中，树立一个应用的样板工程，以此带动全体应用人员的积极性。
    正航软件选中的是意匠工艺ERP建设的核心环节——采购。因为，正航软件以及意匠工艺管理层都一致认为。在现今市场竞争激烈的今天，要开源，首先必须节流，而采购时企业资金流出的出口，因此，中小企业首先必须规范采购管理。因此，通过意匠工艺领导层的强力支持下，项目实施从控制采购权限开始，设置每一个采购员的采购物料范围和支付权限，同时规定超过限额的审批层次和权限，以规范采购管理。这些首先获得了各个部门负责人的认可，因为软件的试运行理顺了采购流程，加快了采购速度，同时降低了采购过程所产生的成本。
    其次，系统得试运行也获得了采购部门员工的认可。通过产品结构和物料清单，定义了每个物料的期量标准，把销产供这企业的三项主要业务信息集成起来，同步地将生产计划和采购计划一次生成。如果需求有了变化，不需半个小时，就能把上千种物料的计划重新编排。通过ERP物料分类查询，对每一类物料，按需用的频度，规定优选原则，以简化采购物料的品种规格、保持一定批量，争取优惠。采购计划员提高了工作效率，也增加了准确性，从忙忙碌碌的事务中彻底得到了解放。
    有了采购部门的示范效应，其他部分的实施工作也得以顺利展开了，尽管前期延误了一定的时间，但还是在预定的时间内，顺利完成整个项目的实施工作，并正式上线。而系统的上线也为意匠工艺带来了预期的变化：实现了业务部、生产部、采购部的规范交接，加强了价格及数量的审核控制。建立起完整的库存管理体系，使信息真正成为企业的ERP，有力支持管理层决策。
    意匠工艺美术有限公司的信息化系统建设正如企业的精神一样，“构思巧妙”的系统规划、“惨淡经营”的系统实施，而后才能产生“意料之中”的应用效果，而这正是靠前期充分的沟通和调研，以及后期实施人员的智慧和经验，才创造了意匠工艺别具“意匠”的ERP之路。

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