岛田商事 ERP自主平台解决方案

1 行业特征

　　1.1 行业背景

　　服装企业在纺织行业数量最多，位于产业链末端，直接面向最终用户，因而最显著的一点就是受市场影响大、产品种类多、使用周期短、面对瞬息万变的市场需求。这些企业绝大多数是小型企业和民营企业，服装CAD系统推广应用较好，而管理信息化比较薄弱。

　　就服装行业而言，属于离散制造，但与 机械制造不同，从裁剪、缝纫到烫洗整理，涉及面料、里料、辅料。要管理无数的款式、颜色、尺码、面料、客户标识等基础数据。按制造方式，兼有订货生产和备货生产方式。服装企业既有OEM的贴牌生产，按订单准时的交货是一个决定性因素。系统要能实时的查看每张订单的执行情况，并对此根据生产能力优化排产，保证准时交货。并反映到销售、发货、 客户管理等系统，以快速响应市场和客户需求，提高客户满意度。

　　同时，企业也经营自有品牌，注重库存、营销渠道和市场分析，分销系统（DRP）必不可少，要包括分公司、专卖店、连锁店、特许加盟店。如为了防止一方面专卖店断码缺货，而另一方面分公司和工厂的仓库又积压着堆积如山的库存的现象出现，就必须要将专卖店、分公司和工厂的库存信息集成。

　　1.2 行业特点

　　★ 经销企业业务流程一般分为订货、进货、分配到零售（批发）点、仓库—零售点之间进行调剂、销售、成本核算等环节。业务繁琐、数据复杂、信息反馈滞后、物流不畅……

　　★ 品种随客户的需求不断增多，企业在成本核算、库存准确度、销售订单跟踪等方面的管理复杂程度成倍增长；

　　★ 产品批次多、批量少，物料的形态不断的变化。在以进销存为主的贸易行业中，物料是进行一切工作的核心和基础。物料编码的正确与否，直接会影响到 软件系统的运行，包括物料的唯一性、产品的销售订单、采购、主生产计划的编制、工单、领料等系统功能。由于物料的领发、验收，请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧，所以物料编码必须遵循实用性，连续性，简单化，快捷化。

2 公司背景

　　日本岛田商事株式会社创立于1887年，注册资金17280万日元，是日本国内最早从事服装辅料生产的企业。岛田商事产业（上海）有限公司（以下简称“岛田商事”）上海分公司主要负责开拓中国市场及代理部分总公司业务，专注于服装辅料的贸易。其经营方式为以销定采，主要经营产品为各式纽扣，拉链，点缀布料等。

3 选择ERP之路

　　由于岛田商事（北京）采用的是国内某知名品牌的 管理软件，所以公司首先考虑此品牌软件，但因其物料编码定级定长，无法对每月新增的一、二万条物料进行相应的编码，实施效果极不理想。此外，由于其业务流程的特殊性，传统ERP标准模块已无法适应其业务需求，除非进行大规模的二次开发，但昂贵的开发费用将会大大增加企业的TOC成本。

　　在经历漫长的选型不如意过程后，岛田商事接触到了 博科资讯的新一代自主平台产品——MyERP，其自主剪裁、自主配置、自主重构的产品定位与岛田商事的业务需求不谋而合。

4 企业需求

　　在经历漫长的选型不如意的过程后，岛田发现新大陆般的接触到博科资讯的自主平台MyERP，其自主剪裁、自主配置、自主重构的产品定位与岛田商事的业务需求不谋而合。

　　通过对企业流程的充分调研，博科发现岛田存在如下特殊性：

　　★ 公司的物料代码是依照品名，尺寸，颜色等来确定的，由于公司代理产品的繁多，而且以后还会不定期的添加新的种类，故此，对物料编码的要求较高。

　　★ 因为公司采购时税率很固定，公司采购模块里所有单据里面的单价调用含税单价，但是在其他模块里，还得调用通过换算得来的原始单价。

　　★ 系统的流程规定，《采购确认单》形成《采购订单》是依照采购定额来判定，若超出一定限额，则必须由营业部审核员审核该单据，若低于该限额，则可以直接由营业员审核下推。

　　★ 公司需要一张《毛利单》，依次来判断销售员的业绩，毛利单的毛利额有其计算公式，需要调用销售发票，采购发票，其他费用单等里面的数据。

　　★ 在业务模块里，需要经常性的进行美元与人民币的换算。

　　★ 公司需要设置几种非常规的字典，如收货地点，颜色，尺码等

5 博科的解决方案

　　5.1 岛田商事ERP的设计目标

　　企业总是不断预测变化，因势利导和发挥自己的优势。时至今日市场竞争的日益激烈，企业成功很大程度上取决于企业所取得的信息的质量和及时性。依此类推，也就是取决于企业的信息系统是要有能力去做一种最重要的事：合作与平衡，企业与企业间的合作、部门与部门间的合作、员工与员工间的合作、企业生产能力与销售的平衡、企业库存与实际需求的平衡、企业资金与计划的平衡。

　　本解决方案的原则就是不单使企业的业务现代化（替代手工核算），更主要的是力求使企业的管理思想现代化。不单提高企业的工作效率，使企业能把事情做对，更主要的是将先进的管理思维融入到软件之中，帮助企业去做对的事情。

　　5.2 岛田商事ERP的总体设计思想

　　★ 一套完整的企业信息管理系统

　　◆ 本解决方案整合了销售预测、销售计划、生产计划、物料需求计划、原辅材料需求计划、设备能力计划、采购计划、车间计划、各项直接、间接费用等方面的内容，反映出企业的整体需求与业绩，提供给企业领导进行决策。

　　★ 适合企业特性的特殊设计

　　◆ 本解决方案完全恪守企业特性，充分借鉴先进的 企业管理思想的内涵，力争使系统既有先进性又有适用性。系统将整体规化采购、生产、销售与财务之间的关系，提供经理咨询、经营状况概况、经营状况分析、客户分析、产品分析、价格分析等管理功能。

　　★ 紧密结合的高度集成系统

　　◆ 本解决方案各模块可以从其他模块中直接获取所需的数据，同时也可以将本系统内产生的数据自动传递给其他系统的相关模块，减少了重复录入，提高了工作效率和准确率，达到了数据的真正共享。

　　5.3 岛田商事ERP的总体技术原则

　　5.3.1 先进性

　　所采用的体系结构基于架构式软件平台技术，支持DB2、Oracle、Sybase、SQL Server 等任意数据库平台，能够运行于WINDOWS 98/2000/XP/NT、UNIX、LINUX、AS/400、OS/390等任意 操作系统，具有先进水平和可成长性。

　　5.3.2 安全性

　　通过多级口令设置防止未授权人员对数据的访问。具体内容包括：设置多通讯权限控制体系；可自定义使用权限及密码；系统自动跟踪、记录所有操作过程以备事后核查。在软件设计时，在保持操作简单的同时，准确识别数据操作的正确性，尽可能减少数据出错的可能性。

　　5.3.3 规范性和灵活性

　　 在系统设计时，达到基础数据标准化，业务数据及报表多样化，管理环节操作流程标准化，操作方式可按企业的要求多样化。

　　5.3.4 可扩展性

　　 系统将应用软件、系统软件和硬件设计成三层结构。各层之间相互独立，即如果企业根据业务发展状况需要变更或增加某一层时，其余两层均不受影响。同时应用软件的设计也具有良好的可扩展性。

　　5.3.5 操作方便快捷

　　系统设计达到界面友好，结构清晰明了，输入、查询、统计采用全屏幕编辑，提供全程在线帮助，操作提示信息齐全。

　　5.4 岛田商事ERP的特殊需求 特殊解决

　　5.4.1 物料编号的自动生成

　　岛田商事的物料编码依照其颜色、品名、尺寸等通过排列组合来定义，考虑到日后业务的扩展性，决定采用系统自动生成。 　　解决方案：



　　如上图所示，实施人员事先根据企业状况对目前所有运营产品的公共属性、颜色、尺寸进行编码分类，工作人员只需在物料字典里，选择好相应的颜色、品名、尺寸代码，产生相应的物料编号，编码具有唯一性。每新增一个品名，就会产生其颜色数量与尺寸数量之积的一种物料编码；同理，每新增一个颜色或尺寸也会同样产生另一种新的物料编码，如果该物料编码已经存在，系统会自动提示。

　　物料编码工具简化了手工操作，提高了物料管理的工作效率和物料资料的正确性，避免了一物多名、一名多物或物名错乱现象的发生；降低物料的库存水平，减少呆料、滞料的发生，提高物料管理工作的效率，减轻资金的积压，降低成本；同时因物料记录正确而迅速，物料储存井然有序，减少了舞弊事件的发生；所有物料统一编码，对用料部门的领用以及仓库的发料都十分便捷。

　　此外，My ERP还具有可扩展性、不定长、不限级的物料编码设置功能，因此能适应无限制的新增物料，满足企业长远的战略发展方向。

　　5.4.2 含税单价

　　由于公司采购时税率固定，采购模块中所有单据的单价调用含税单价，如采购订单、采购入库单；但在后期，如销售、库存等模块出报表时却以实际的成本价来计算。

　　解决方案：

　　在物料设置中设定该物料的含税单价，每当调用该物料时，系统会自动判别是需要含税单价还是成本单价来参与计算，如果是与采购含税单价相关的，自动引入含税单价；如果只需要成本单价参与计算，则通过MyERP系统里的关联换算，调用成本单价来参与其他金额及其汇总的计算。

　　5.4.3 业绩考核体系

　　公司需要一张毛利单来体现毛利，以供决策参考，如对业务员的业绩考核，财务部门以此做参考来计算业务员的奖金。在通用的软件平台上则无法解决单据的新增问题。

　　解决方案：

　　通过MyERP的配置快速地新增一张单据，而无需进行二次开发，可灵活设置单据中的字段，或调用字典，或手工输入，或选取枚举字段，并灵活调节各字段在单据中的位置，最后得出一张完全符合客户要求的新单据。毛利单上的毛利额通过销售发票上的销售额与采购发票上的采购额的差值自动计算；其毛利率通过毛利额与销售额之比来得到体现。

　　5.4.4 库存整合

　　岛田商事在上海地区建有两个仓库，一个是上海分公司的直属仓库，一个是日本总部仓库。总部仓库委托上海分公司代为管理，代管费用总部负担，并定期同分公司进行内部结算。

　　为了规范业务流程，岛田商事决定对分公司仓库和本部仓库进行信息化集成管理。通过建立两套不同的进销存管理系统，分公司仓库采用系统平台中的标准管理模块，本部仓库根据公司特殊需要配置入库单、出库单、盘亏毁损单、调拨单等单据，主要负责库存；公司业务直接通过系统流程进入分部库存，实施进销存管理。两个库存之间通过系统平台设置进行一种正规的商业关系，实现信息流的无缝链接，使管理人员能适时获得动态的物料库存状况信息，为决策提供支持。

　　5.4.5 币种

　　关于币种，通过汇率字典设定人民币与美元的一个参考的市价汇率，可以在报表界面自动通过汇率的换算，得到统一货币的确切的金额数。

　　5.4.6 字典配置

　　博科资讯的MyERP通过xml的配置，可以自由的新增字典，并且可以在业务的任意模块里调用。

　　5.4.7 权限管理

　　系统通过对不同模块以及模块中的字段、操作按钮进行控制，依照判决条件来设定营业人员的权限，达到该判别条件则该权限失效，只能由具有更高级别权限的审核员来审批。

　　系统的流程规定，《采购确认单》形成《采购订单》是依照采购定额来判定，若超出一定限额，则必须由营业部审核员审核该单据，若低于该限额，则可以直接由营业员审核下推。

　　MyERP基于强大的平台技术，支持 工作流管理全过程，以业务逻辑为驱动，从采购、销售、库存、财务、智能分析、固定资产管理及工资管理等全方面记录企业日常经营活动，随时提供企业所需的各种相关报表如采购情况表、销售情况表、库存报表、库存汇总表等，并实现“所见即所打”，为管理层及时了解企业状况、做出决策提供了有效依据。最大限度的满足客户现行的组织架构。

6 岛田商事ERP成功实施的经验与体会

　　岛田商事产业(上海)有限公司的ERP项目的成功实施，为我们提供了很多可供借鉴之处。针对公司业务比较复杂，存在非常规流程，非常规报表的前提下，公司在软件选型方面下了很大功夫，特别是针对物料编码这一关系到企业生存命脉的问题，多方咨询，仔细调研，最终采用博科资讯的MyERP自主平台系统，实现了物料编号的自动生成，简化了基本业务的操作程序，解决了数据的繁杂难集成，提高了业务的 流程管理。在公司全体员工的集体配合下，在实施方的大力协助下，公司的信息化系统运行的非常稳定，可谓现代商贸公司的典范。

　　在这个项目中可以体会以下几点 ERP实施的成功要素：

　　1、全体“一把手”的大力参与

　　从公司总经理到一线员工，均非常重视信息化项目的建设，老总亲自参与项目分析，协调各部门间关系，在整个项目实施过程中，老总的帮助可谓是不遗余力。这是高层的“一把手”。其次是公司的中层领导——各级部门经理，都非常支持ERP项目的实施，在基础资料准备，系统测试，业务流程更改等方面，都积极探讨，群策群力。他们是中流砥柱中的“一把手”。而后是公司员工，工作态度非常认真，十分珍惜学习机会，在单据的录入和处理上，正确率极高，为公司出正确的报表提供了强有力的数据支持。他们是一线操作“一把手”。

　　2、管理理念的落实

　　企业经营规模的不断扩大，需要企业的业务运作更加规范，实现高效的管理和决策已成为企业发展的关键。能否更好地落实，是 企业信息化建设的重点。信息化建设的方方面面，是以企业的管理现实为基础，要充分考虑其资源制约因素，对现有的生产经营管理流程进行改革，就是管理理念的真正落实，也是项目成功的保证。

　　3、有针对性的选型

　　因为业务的需要，所以岛田商事产业(上海)在选型时眼睛非常的亮，适合自己的合作伙伴就是最好的合作伙伴，针对特殊的业务流程和财务处理，结合博科ERP的智能化可配置的功能，灵活的处理了复杂的流程，顺利的配置出特殊需求的报表，节省了成本，节约了时间。

　　一切都如文所述，因为公司按照非常标准的规划与流程来实施信息系统，实施过程中讲方法，讲效益，讲和谐，扎扎实实，循序渐进，取得了非常明朗的效果。MyERP系统的库存日报表，月报表，毛利明细表等为公司决策提供了非常大的帮助。

　　“岛田商事”项目本着“总体规划、分步实施”的原则，运用柔性的设计思维，建立一套高度自动化、集成化的企业电子信息化管理系统，实现对公司客户资源的合理控制和有机管理，提高采购、销售的工作效率和应对市场变化的敏捷性，并凸显企业的个性。该套信息系统已经成为现代企业管理的新思想、新观念和新方法，在帮助企业改变管理方式和业务流程的同时，逐步实现由传统的企业模式向以分销管理为核心的全面管理模式转变。

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