IT扩张整合下如何分摊IT成本

收费卡风波

Tenenbaum、IT人员和ComSci从建立“收费卡”开始，用以协助确定IT技术产品的类别和这些品牌，以及业务部门为这些产品和服务付费的最佳方式。

“例如，我们说要收回台式机的费用。”Tenenbaum解释说，“台式机的费用包括采购机器的费用、7*24的运维费用等等。我们认为，一台台式机的费用就是所有这些费用除以整个公司台式机的数量。”同样的过程适用于所有的产品类别。

但是，在此之前，所有建立收费卡所需要的文件和资料必须上传在ComSci上。“这是一项艰巨的任务。”Tenenbaum也承认，“由于品牌和业务众多，服务器也很多，我们必须让他们都保持一致。并且在某些情况下，一个服务器由多个品牌和业务共享。”

这个过程开始时，Tenenbaum认为这将是他所接手过的最艰难的任务之一。他解释说，事实上，这是一个伟大的项目。“基本上，所有我们这边必须做的就是找到跟IT成本分摊相关的数据，收集并将其上传到ComSci基于Web的工具上。”他说。

据Bozzo介绍，初始设置耗时6个月。他用3个月的时间来收集这些文件，并用后3个月来核实这些文件的准确性。但是，他不会关闭其他成员的系统权限。相反，他决定在一段时间内，将发出模拟账单，让各个品牌和业务主管能够轻松地接收到IT费用的清单。

“我们给自己发送了9个月的模拟账单，以确保一切都百分之百准确。”Bozzo说。“刚开始，这种方法在某些品牌和业务中产生了巨大的震荡，因为他们从未付过任何跟IT相关的费用。但是，随着这些品牌和业务主管意识到我们在试图帮助他们，事情就变得顺利多了。”

Bozzo可以肯定的是，如果仅仅发出账单并要求他们支付是行不通的。“我们深入第一线并帮助他们规划即将发生什么，”他说，“这提供了一个非常有用的检测和平衡。”

第一张真正的账单将在今年7月发出，也就是该公司财年的开始，IT费用将会被张贴并显示公司的盈亏。“我们将调整每个人的预算。” Bozzo说。

该扣款系统“迫使品牌和业务主管看得更细致”。Tenenbaum说：“以前，他们不用为IT买单，这些信息并不重要。现在，他们能够审议一切：‘这个人是否真的需要黑莓手机？我真的需要所有这些服务器吗？’他们现在会将IT支出控制得很紧。”

此外，这些品牌主管每个月都要出席业务关系与品牌管理会议。这些会议的主要议程之一就是IT成本分摊：“它有什么好处，有什么坏处，什么是准确的，什么不准确等等。”Bozzo说：“我们刚刚和一个业务部门开会，IT成本分摊也被提及。他们经历了一连串的问题，但最终还是省钱了。”

一个惊喜

Bozzo和Tenenbaum惊讶地发现，BillBrowser 系统很容易使用。“在系统的帮助下，没有什么能够逃出我们的掌控。”Tenenbaum解释说，“我们将文件上传到ComSci，ComSci将它们移入以浏览器为基础的系统，并在准备就绪时发送一封电子邮件。我确定一切顺利之后，负责收集账单的员工将会收到一封自动发送的电子邮件。进入常规之后，一切都相当简单。”

Bozzo特别热衷于一个事实：可以随时随地接入系统。“所有品牌和业务主管，可以通过任何地方的网络进入这个工具，”他说，“他们能够深入到任何他们想要的详细程度。”

现在谈这个系统的投资回报率还太早，Bozzo说，但是，他相信效果会非常显著。事实上，如果能够恰当的使用这个工具，并深入挖掘其账单功能，他相信这些品牌和业务将能够大幅降低IT成本。

花在IT上的每一美元现在都被分配着。“我们可以收回的费用涉及到服务器、安全、语音和网络支持，这一切都非常详细。”Bozzo在报告中指出，“整个公司已经被我们的成本分摊机制所影响。”

该成本分摊进程也影响到了一些新的项目，例如公司的网站计划。“公司希望该项目的预算能够尽可能多。”Bozzo指出，并补充说，恰当的使用成本分摊工具能够帮助他们实现这一目标。

最后，成本分摊工具提供的最大的好处是，它使网上零售真正进入充满高科技语言和技术的IT预算时代。“最终，”Bozzo说，“我们所做的就是将技术转化为商业语言，使其对我们的品牌和业务部门产生意义。现在，他们可以用以前从来不可能的方式做出决定。”

“我已经在IT部门工作了30多年，能够像这样来改变游戏规则是非常罕见的——有些想法能够轻松实现，具有成本效益，并能够看得见。”Bozzo说。