了解邮件项目需求 CIO明确五步骤

信息化项目在开始之前，CIO必须与相关人员确定项目的具体需求。因为项目需求就好像指南针一样，对于项目按照正确的方向行走起着至关重要的作用。很多信息化项目失控，最后以失败告终，很多都是因为没有在信息化项目开始之前，确立项目需求导致的。

但是，很多CIO只知道为了工作而工作，他们在工作之前，从来不会先去了解用户的真正需求，就忙于开始项目。结果，到项目快要结束了，才发现用户的需求没有满足，再回过来重新开始。

所以，项目需求的确立对于信息化项目的推进是非常重要的。其实，用户需求的调研也是比较有规律，我们只要脚踏实地的去做，就可以收集到用户的需求。下面我以一个企业内部邮件系统为例，来说明确立项目需求的步骤及注意点。

第一步：确定项目的常规需求。

作为企业内部邮件系统，当然一些常规需求都必须要满足。如用户可以指定是否需要设置邮件接收提醒业务，即当其他员工收到我发给他的邮件时，能够给我提个醒;如邮件发送失败通知功能，如我因为邮件地址错误等原因邮件无法发送到收件人时，要能够提醒我;如邮件签名功能，在邮件的末尾能够自动加上我预先设置的签名事项。

这些常规需求一般比较好收集，你只要登陆到其他邮箱，一般他们具有的常规功能一般都需要具备。

第二步：跟用户沟通，确立项目的特殊需求。

跟员工沟通，收集他们需要的除常规以外的需求，是最重要的，也是决定项目成败与效果好坏的最关键的地方，而且，这也是以后项目验收的重要尺度。所以，在项目开始之前，充分收集用户的个性需求，这是非常重要的。

如何才能收集员工的个性需求呢?我的做法是，鼓励用户去试用。具体的来说，就是先给员工每个人在网络上申请了一个邮件帐户，先让他们用个一两个月;然后，把他们在上面操作的认为需要改进的内容，一一提出来。如此，有了他们实际应用的经验，就可以提出一些有建设性的改善建议。

如他们在使用过程中，发现群发邮件非常的不方便。员工希望在未来企业自己的邮件系统中，能够实现部门之间的群发。具体的来说，我某个销售订单，我可能要发给生产计划人员、采购人员、成本会计、销售总监、物流总监及相关人员等，我能够自己定义群发地址，把邮件一次性群发给需要的人员，而不用我一个个的去选择地址。还可以把经理层设置为一个群发地址，有时候需要召开管理层会议时，也就不需要一个个的选择了，一次选择一个群发地址就可以了。这确实比现在的一个个选择再实现群发要简便许多。

如邮件地址自动填充、校对功能。现在网上的邮件地址虽然也有自动校对、自动填写的功能，但是，那只是针对已经把该邮件地址加为好友的情况下。但是，在企业中，不可能把每个员工地址都设置为好友呀。他们希望在新的邮件系统下，对于企业内部的员工，都能够实现邮件地址的自动输入与校对，无论以前有没有发过邮件。

再如，大附件的上传。用户最不能接收的就是上传2M的产品图片时，那个速度简直让人难以忍受。为此，他们希望在自己的服务器上，对于产品图片等体积比较大的附件时，能够提高上传速度，不要让他们多等。确实，这也是很多邮件服务器的通病。但是，企业若自己有了内部服务器的话，就可以很轻松的解决这个问题。因为员工在发邮件时，可以先把照片上传到企业自己的邮箱服务器，然后再通过一定的方法发给外部服务器直到用户终端。

有了经验就有发言权。经过一个月左右的试用，企业员工纷纷提出了许多很有建设性的意见，这些需求都是比较具有使用价值的。

第三步：对需求进行整理，让用户进行书面确认。

员工提出需求，我们需要认真记录。但是，中国的语言呀，太复杂。有时候，一句话，从不同的角度考虑，会有不同的理解。所以，为了减少用户与我之间的认识误差，我在收集好了用户提出的需求之后，还需要进行整理成书面文档，要让用户确认需求。

我们都知道，信息化项目需求若中间变更，那时很麻烦的一件事情。会增加许多额外的成本、会延长项目的周期、增加项目的风险等等。所以，在项目需求调研的时候，我们要尽我们的最大努力，把需求都一个个定义清楚，以防止项目后期对项目进行比较大的更改。

所以，我们项目需求整理好之后，就有必要对用户提出的需求，跟员工进行一一的确认，看看他们的需求跟我们的认识是否一致。若不一致，要即时调整，再进行确认，直到我们跟用户之间达成统一的认识。

在书面确认时，最后不要忘了在需求确认书的末尾，签上自己的大名，并让用户签名。这主要是强调这需求调研的重要性，要让员工明白，这个需求一确认，就不能随意更改了。这可以加强他们的责任心，促进他们提出更好的提案。

第四步：跟同行沟通，看看有否一些新的创意。

人的认识难免有误区，有些点子，可能用户还想不到。但是，我们作为CIO，就一定要想法设法的去寻找一些共性的问题，以提高信息化项目的使用效果。这是我们CIO的职责，否则的话，要我们CIO有什么用呢?

我在企业中搞邮件系统项目的时候，就跟很多朋友联系过，他们有的是企业已经上了邮件项目的，有的是给别的企业实施邮件项目的，总之，他们都有比较丰富的邮件项目经验，他们给了我许多非常有用的建议。

如有位朋友跟我说，虽然企业内部邮件服务器，可能没有附件大小的限制，但是，外部邮件服务器，对这方面都会有比较严格的限制。为了使的内部邮箱发给外部邮箱的邮件，附件能够顺利带过去，还是需要设置一定的规则的。否则的话，邮件附件很可能在邮件的传递过程中，丢失。

如有位朋友跟我说，企业自己的邮件服务器，当用户把邮件拖拉到本机后，最好能够在邮箱服务器上仍然留有备份。而现在外部的服务器，利用客户端工具把邮件拉到本机文件夹后，要么直接删除了，要么用户可以自己设置是否在邮箱服务器上存有备份。但是，从用户维护的角度来看，最好邮件都能够集中在邮箱服务器上备份，除非用户直接删除邮件，则这些邮件内容都不会因为用户的拖拉而删除。

过来人的经验是要多听听得。我们要通过多种渠道，去获取跟我们实施的项目有关的需求。闭门造车，是很难有所成就。我们作为CIO，要充分利用自己的优势，去获取更多的项目需求信息。在获取项目需求的时候，我们不能一棵树上吊死，不能只依靠员工的力量;而是我们要通过多个渠道，去取得项目的需求，去寻找更多的可以改善信息化项目应用效果的需求。

第五步：对项目需求进行重要性排序。

项目的常规需求有了，用户的需求也收集上来了，还听取了一些同行的意见，接下去，就是要对现有的需求进行整理，并且按照重要性进行排序。

为什么要对需求的重要性进行排序呢?这是因为人无完人，物无完物。最完善的信息化管理软件，也有其不如人意的地方。邮件也一样。我们不能因为其满足了企业99%的需求，1%的需求没有满足就把他一脚踢开了。我们要考虑这个未能实现的需求对于企业管理的重要性，如果不重要的或者这个需求可有可无的，在没有其他更好选择的情况下，我们还是可以采用这个系统的。所以，邮件项目若能够实现企业的全部需求那是最好;若不幸，其不能满足企业全部需求，但是，其可以满足企业排在前面的80%的需求，那我们仍然可以考虑这个系统。

其次，这也是以后项目进行考核所必需的。大家想想，若实现一个关键性需求给软件加十分，而实现一个普通需求也给软件加十分，这种方式考核肯定是不科学的。要根据需求的重要性等因素，给项目来加分，而不只是按数量来取胜。

经过以上五个步骤后，我们作为项目经理，就了解这个邮件项目的需求，就可以在这个基础之上，作项目需求确认书了，就可以按照这个需求，一步步的开始实施信息化项目。等到这些需求一一实现的时候，就是项目成功之日。