危机中必知的降低企业IT成本的七大技巧

技术上的费用可以很容易地“蚕食”掉任何预算——软件升级、购买和部署新系统、聘请资深IT专家来管理你的网络，往往在你意识到控制这些事情之前，它们已经完全消耗掉你的利润。以下这些技巧可以帮助你降低成本、节省资金并让你专注于真正重要的问题：最终效果。

1.使用开源和免费软件

当你试图让企业正常运转时，投入大量的资金购买商业软件可能会使你感到非常心疼。若使用免费和低成本软件，将大大降低你的“疼痛”，而在健壮性和功能性方面，还会给你带来惊喜。

虽然不如微软的Office套件完美，但OpenOffice.org却是一个非常优秀的免费开源替代品。OpenOffice.org不仅包含文字处理、电子表格、演示文档和数据库等一系列功能，它还兼容微软Office，并且不占内存。虽然OpenOffice的应用能让你完成几乎任何你想用Office完成的工作，但是二者之间的互操作性却不是天衣无缝的。例如，如果你刚刚使用了 Word的跟踪修订功能，那么当你用OpenOffice打开这个文件时，很难删除或修改之前所作的改变，反之亦然。

Google Docs是Microsoft Office的另一个可行并且免费的替代品，你只要有浏览器就能使用Google Docs。虽然它的功能没有Office或OpenOffice那么强大，但是它的基本功能以及精简的界面却是你所需要的。

创建PDF文件可能是一个企业经常需要做的一件事情，但是花450美元去购买一个Adobe Acrobat Professional软件总让你感到有些不值。CutePDF是一个免费软件，功能非常单一，就是可以将其它格式的文件转换为PDF格式。下载并安装 CutePDF之后，你只需要右键点击你想要转换的文件，选择“文件打印”，从打印机菜单中选择“CutePDF”，一切就OK了。 (如果你使用的是OpenOffice或Google Docs，你甚至不需要安装CutePDF，因为它们都支持直接将文件转换成PDF格式。)

2.远程办公

著名市场研究机构Gartner Research曾经预测，到2009年，在美国超过百分之二十五的劳动力将会远程办公。远程办公既可以让你节省煤气费用，又能让你保持同样的高效。多亏了联络和协作工具，使得你在办公室和在家几乎没有什么区别。

Wikis的出现使得“张贴”文字或文件变得非常容易，任何授权的用户都可以对此发表评论或变更。有些维基是自由和公开的，而另外一些则更多的是以企业为重点的，安全功能强大。PBwiki主要面向三类用户：商界，学术界和个人。该网站包括WSIWYG工具、存储空间、SSL加密、自动通知(通过电子邮件或RSS)以及访问控制功能。而它的定价也非常合理---用户数目在1到3个之间的团体可以免费使用，4至99个用户的团体每用户每月的费用为8美元，1000到4999个用户的团体每用户每月为6美元。

刚刚介绍过的Google Docs也是一种非常好的远程交流方式，使用Google Docs能够非常容易地实现文件共享并保持标签的变化。一旦你使用Google Docs创建了一个文件，只需通过网络邀请其它人加入就能实现远程合作。工作完成以后，你可以根据自己的需要将该文件转换为Word、Excel、 PDF、PowerPoint。

如果你对于是否要建立一个VPN(虚拟专用网)犹豫不决，那么LogMeIn Hamachi之类的服务可能会让你免去远程接入VPN带来的令人头痛的事情。LogMeIn Hamachi非常容易安装，并且它使用点对点技术让异地的员工可以存取文件。这项服务运行在你的企业防火墙之后，并且一个用户许可每月的费用只有5美元。

如果您的公司不具备并且并不需要中央服务器，Central Desktop是一个进行在线文件共享的非常使用的工具，并且它几乎无需安装。Central Desktop可以让任何规模的用户群非常容易地共享文件、跟踪哪个用户检查或修改过哪个文件，并且还能为多用户群建立单独的桌面。

免费Central Desktop可以为你提供25M的空间，并支持两个工作区，每个区可以容纳5个用户。付费Central Desktop的底线是25美元每月，你可以拥有三个工作区，每个区10个用户，并有500MB的文件存储空间。如果你每月支付249美元，那么你就有 100个工作区，每个区可以容纳100个内部用户(员工)和100个外部用户(供应商、客户或合作伙伴)，可用的存储空间的容量也扩展到了25GB的。如果你还想要更高级别的安全性和网络会议功能，就得支付额外费用。

3.举行在线会议

既然可以通过网络举行在线会议，你还有必要乘坐飞机去见客户吗?免费使用视频会议软件比如Skype ，你只需要摄像头、PC和Internet连接就OK了---不仅节省了旅行费用，而且还免去了舟船劳顿之苦。Skype有时候确实会出现丢电话的现象并且不稳定，单是一般情况下，它还使能满足要求的。

如果你想升级到更强大的Web会议服务，思科的WebEx是一个不错的选择，它可以共享文档，支持4个摄像头，并允许你在自己的电脑上运新运行演示文稿。

GoToMeeting是另外一个解决方案，它提供VoIP功能，支持会议15个人的在线会议，并让你能够在自己的电脑上运行演示文稿或提供培训，节省了旅行和会议场地费用。

如果你喜欢冒险，Second Life可以满足你的要求。它可以让你免费“建造”一个自己的化身，这个虚拟人物可以代替你在虚拟世界中举行虚拟会议或培训班、做视频演示培训班。如果你想为员工供建立一个更永久的开会和协作空间，你也可以付费在Second Life上购买办公场地。