删除企业无用软硬件

在下面的内容中，五位CIO介绍了如何在IT部门中消灭无用的板凳件的成功经验，并给出了防范板凳件的几个有益提示。

没有哪位IT执行官希望自己花费巨资购买的硬件或软件变成毫无用处的板凳件，被扔在某个满是尘土的角落里，但是这种事情却会经常发生。Kenexa公司ASP运营主管Kamal Jain说："有很多企业在购买新软件和硬件后才发现，这些软硬件要想完全实施并非易事，很多软硬件所取得的实际效果和产品的演示效果相差甚远，有的甚至根本不可能实施。这种事情我也干过。"

虽然要承认采购活动中的这种错误会让人感到难堪，但是，我们还是应当面对现实，吸取教训，并且避免在今后犯同样的错误。为了不让其他企业重蹈覆辙，Jain和其他一些执行官在此提供了一些有关板凳件的个人经验，讲述他们是怎样被这些软硬件所吸引并作出了购买决策，以及如何利用已有的经验使自己成为更明智的决策者。

下面的内容中介绍了五位CIO如何在IT部门中消灭板凳件的成功经验。此外，这些CIO还提出了防范板凳件的几个有益提示。

明智的谈判

有时，值得信赖的厂商会针对已部署的产品提供一些改进能力，而板凳件很可能利用这样的机会乘虚而入。Kenexa公司ASP运营主管Kamal Jain遇到的情况就属于这一类。

一直以来，Jain都希望通过现有厂商的监视系统所采集的数据获得更多的效益。 Jain对Mercury Interactive公司（去年已被HP收购）所提供的服务水平监视控制台非常感兴趣，而该产品是作为现有软件的插件提供给用户的。Jain在与该厂商进行谈判时拒绝接受"价格非常高昂的永久授权"，而只同意先对该产品进行为期一年的试用。因此，公司只需要支付每年的维护成本即可。

他说："这种产品的说明书和演示都非常出色，但在一年的使用期中，我们从来没有顺利地将其运行起来并达到我们需要的运行水平，所以，只能把它扔进垃圾桶。该产品的接口非常特别，并且需要我们对现有监视方法和配置进行修改才可使用，由此带来的额外时间和精力投入将是非常巨大的。"

Jain最终决定，尽可能降低损失。他说："我们已经投入的时间和金钱都被一笔勾销，而且我个人承担了全部的责任。"从积极的一面来看，由于他在采购前的谈判中作出了明智的决定，最终为公司避免了约10万美元的资本支出。

他认为，"虽然从表面上看我浪费了公司的一些资金，但由于我们在决策过程中采取了开放和协作的方式，我的个人信誉并没有受到损失，公司对此也持认可的态度。"

迟来的回报

许多CIO在自己的公司与另外一家公司合并的过程中，也会不知不觉地接纳一些板凳件。

几年前，当White Electronic Designs公司收购另外一家公司时，该公司负责IT的副总裁James Kritcher就曾经遭遇过板凳件的问题。他表示，当时公司的IT小组迅速决定将被收购公司的CRM软件-Microsoft Dynamics CRM纳入新公司的运营之中，以便对消费渠道实施更好的监管。然而，当这一项目真正体现出积极的结果时，已经比Kritcher最初的预期晚了很多年。

Kritcher回忆说："当时我们发现，被收购公司的销售流程与我们的流程存在很大的差异。因此，我们最终决定放弃原有的CRM系统并购买了一系列全新的CRM授权，其授权限制为两年，而且我们还要支付相应的维护费用。所有这一切都是希望有朝一日这些新的CRM系统能够派上用场。"

Kritcher认为，由于这一特别的项目缺乏销售负责人，因此，该软件在部署之初便成为White Electronic Designs公司中的板凳件。但当公司完成了销售事业群的职责分工和商业流程重新设计项目后，微软的这种CRM软件目前已经完全可以使用并且发挥着很好的作用。

他说："事实上，该项目在执行时的动力更多是来自IT部门，而非业务部门。该项目中没有牵涉任何高层销售领导，这是我们要吸取的教训。还好，它现在是一个成功的项目了。"

及时制止错误

印第安纳州高级网络工程师Jeff Duke指出，他一直以来都是对Cisco公司很满意的用户，但有一次采购让他大失所望。

Duke说："我们使用CiscoWorks在网络中执行各种任务，并且在几年前购买使用了Cisco公司的VPN/安全管理解决方案。目前，该解决方案已经成了一项主要的板凳件。我的小组中没有什么人使用它。"

Duke说，其中的一个原因是，这种Cisco产品连基本安装过程都没有完成。该软件的用户界面"非常直观"，但产品本身太"复杂且很难学习"。考虑到它是一种一次性的采购，Duke决定减少损失，停止继续在该软件的配置方面投入更多的时间，并且不再支付产品的维护费用。他承认，自己完全可以向Cisco公司寻求帮助，但他从来没有这样做过。他说："我敢说，如果我提出帮助要求，Cisco肯定会向我推销新的软件。"

相反，Duke对CiscoWorks的使用方式进行了改变，使其也包含了管理VPN集中器、VPN路由器和防火墙的能力。他对购买VPN/安全管理解决方案并不完全后悔，因为这种产品也教他学会了很多东西。
他说："通过它，我明白了并非厂商销售的所有产品都具有同样的价值。CiscoWorks套装是非常出色的产品，而且我们也离不开这种产品。但我也知道，对我们的IT部门而言，并不是所有的Cisco插件都是必不可少的产品。"

卖掉不使用的交换机

对于Bowdoin大学CIO Mitchel Davis来说，他的板凳件就是一台核心交换机。这台交换机在很长时间都处于闲置状态，因此，这位新任的CIO决定在清理该机构的网络时将丢弃该交换机作为他的首要工作任务。

作为Bowdoin大学首席信息官的Davis在2003年刚上任时就意识到Bowdoin大学需要升级网络边缘的安全性能。由于他过去在斯坦福大学等机构工作时已经见过类似的技术，因此，他知道Bowdoin大学的网络是一种完全平面的网络，并且缺乏基本的安全特性。Davis说："我当时认为核心交换机应当是一个不错的选择，但此后的事实并非如此。"

Davis说："我当时在做决策时有些头脑发热。当时的安全问题非常严峻，而且我的员工也极力支持采用这种产品。我想让员工们知道我不是那种固执己见的首席信息官，所以，我相信了每一个人，并且花15万美元购买了这种产品。"

Davis说，这种交换机是从某家设备厂商那里采购来的，虽然这家厂商在被投资集团收购后仍然在继续运营，但这台设备却在机架上闲置了三个月的时间。最终，该公司向Davis提交的报告中称，如果公司不继续投资购买所有的边缘交换机，已购买的这种交换机将无法正常工作。

由于Bowdoin大学计划对网络进行升级，因此，Davis开始与厂商讨价还价，希望这家厂商能够从长远考虑收回这台交换机，或者让它正常工作，或者在合同中作出一些让步。厂商表示，收回交换机是可以的，但Davis必须与他签订新的采购合同。 Davis说："该厂商在我们挑选网络升级所需的技术和厂商之前没有积极地与我们合作，直到时间紧迫时才急于与我们签订合同。"

同时，网络升级的时间非常宝贵。他们需要在一个月的时间里安装超过250台交换机，为80个网络机柜接入电源，还要替换每个机柜和网络运营中心内的UPS。同时，还要对发射机和散热系统进行升级。Davis说："这家交换机公司虽然承诺得非常好，但它根本没有实现这一切所需的技术，而且技术力量也不足。"

他最终与Cisco公司签订了合同，因为他发现Cisco的技术最符合Bowdoin大学的需求。所有的升级工作只要三周时间即可全部完成。至于那台核心交换机，Davis说已经把它卖掉了，希望它在别的地方能够获得新生。

他说："我在eBay上把它卖给了别人，同时还卖出去了许多闲置不用的东西。"

从长期决策中获益

Mary Kay是一家总部设在达拉斯的化妆品公司。该公司技术主管Steve Moore指出，过去，板凳件对Mary Kay的影响非常大。由于短期需求而购买的产品经常会成为板凳件，并对企业的长期目标构成不良影响。

Moore说，他的部门最开始曾使用过HP OpenView网络管理软件，但很快他就发现，这种软件并不能适应公司不断变化的经营计划。

Moore说："我们部署了一些产品，但只是将其作为临时性的解决方案，通常这些解决方案都没有长期的价值，或者是无法满足最初的要求。随着时间的推移，软件、培训和实施成本都在不断膨胀，有些则被完全废弃。"

最近，Mary Kay公司的技术主管们已经将精力集中于那些符合公司长期战略的产品，而不是利用点状的产品到处修补漏洞。他说："一些IT部门的确需要采用一些临时性的产品来促进公司的成长，但我们真正需要的是长期的决策。正确的长期决策可以节约资源、时间、培训和后续维护成本。"

然而，Moore并不认为使用HP OpenView的经验是一项彻头彻尾的损失。他发现，Mary Kay公司已经购买了该产品的授权，只需要支付一些维护费用即可升级使用，因此，也为公司节省了巨大的成本开支。

他说："我当时恰好在一堆旧文件中发现了一份很久以前的协议，这使我们省去了购买授权的麻烦。由于目前各公司之间的并购非常频繁，因此，最好经常检查一下企业是否已经通过并购的方式取得了某些产品的授权。目前，很多小公司都已成为大公司的分支机构，很可能会使用与母公司相同的代码，因此，必要的调查可以为企业节省大量的资金。"

来源：计世网