流程优化六步法之项目关闭

我们在最开始做流程优化项目的时候，也很少关注项目关闭的问题，总是觉得既然新流程已经成功上线，那就代表项目已经关闭。但后来发现这种看法是错误的。比如，我们经常接收到此类困惑：

“A项目结束了吗？项目上线的效果如何？”我想这位项目成员肯定有种被抛弃的感觉，辛辛苦苦付出的项目，最后也不知道效果如何，甚至连什么时候结束的都不知道。

“现在我遇到问题到底找谁啊？找项目经理还是流程所有者？”作为新流程的操作者更是一头雾水，遇到问题也是无所适从。

……

所以，我们必须认真对待项目如何关闭的问题。新流程成功上线后，毫无疑问还需要持续的维护，这不可能由项目组管理到底，应该交还给流程所有者。项目关闭工作的好坏的确会直接影响到项目最终的效果。那到底项目应该如何关闭呢？我们根据流程优化项目的一般特点，同样总结出了一套方法，可以参考下表。当然，此表仍然不是必须使用的表格，只是通过此表格让你更好地理解项目关闭必须考虑的问题是什么。

项目目标是否达成？

项目要关闭，首先要检验项目目标是否完成。在这个阶段，可以邀请项目总管（流程管理专业人员）参与。

需要注意的是，在制定《项目计划书》时，虽然我们已经设定了项目目标，但当时设定的目标可能过于概念化，而且也不够具体。所以，此时需要检验的一般是在项目过程中制定的更加具体的目标。

而且，这里检验项目目标是否达成，也不一定全部基于量化数据。比如当初设定一个目标是“通过流程E化提高流程时效”，那么只要能够证明流程的确已经实现了自动化，至于到底节约了多长时间可以不在此时验证，直接交由第三方（比如流程管理部）做更为详细的效果评估即可。

流程及模板是否归还流程所有者?

通过新流程上线，我们仍会发现新流程存在很多问题，甚至还存在错误之处。所以，我们在关闭之前必须完善一下这些流程制度，然后移交给流程所有者发布和后续管理。

问题是否全部得到解决？

为了切实做到闭环管理，我们有必要拿出《项目上线问题汇总跟进表》验证是否每一问题都得到了处理。

项目正式关闭

如果项目符合以上三个条件，项目总管会通知项目经理正式关闭项目。正式关闭的工作包括：

A. 项目经理应发一封“项目关闭”Email通知项目组成员、流程所有者及项目总管。通知内容一般应包含：项目重要进展回顾、项目目标达成状况、项目成果介绍、项目正式关闭时间、优化后流程管理转交说明、项目经验总结。

B.项目经理对成员的绩效进行评估，并把评估结果提交项目总管，作为《公司管理改进委员会激励方案》评估时的表格。同时也作为第八章中提到的《流程管理人才库》的重要输入。

C. 项目经理发EMAIL给各项目小组成员及主要参与人员的上司一封感谢信，对项目成员的成绩给予肯定并表示感谢。

D. 项目组成员分享项目经验和知识提炼。

项目效果评估

项目效果评估的时机一般选择项目上线三个月后，以确保新流程稳定下来。

项目效果评估一般是由项目总管或者流程管理专业人员进行的，第三方来评估项目是为了确保效果评估的客观、真实。

项目效果评估指标由项目分解而来。一般从新旧流程的效率、成本、风险、质量及客户满意度几个维度对比，但要根据项目主要目标有所侧重。最后，完成一个《流程优化项目效果评估报告》交管理改进委员会，报告要尽量简单、量化和突出重点。

作者博客链接：http://blog.vsharing.com/tiaozi/A1142907.html