建立BI项目规划四个建议

凡事预则立，不预则废。在做BI项目时，这个原则非常管用。笔者认为，应该在上BI项目之前先对BI系统做一个比较详细的规划。包括预先的选型、项目的实施以及后续完善等多个阶段进行周密的安排。在这篇文章中，笔者以实际的案例，对于系统项目规划的内容做一些总结。

一、尽量缩短系统选型的时间

在项目实施过程中，要尽量避免“拖”。俗话说，一鼓作气。如果在BI前期的选型过程中，拖泥带水，将用户的耐心都磨灭了。会给BI项目带来很大的负面影响。为此在做BI项目规划时，最好尽量缩短系统选型的时间。笔者的建议是，将系统选型的时间尽量缩短在一个月的时间之内。那么接下去就出来一个新的问题，即如何才能够在这么短的时间之内选择一个适合自己的BI系统呢？

要做到这一点，其实也不难。只需要采用一些小的技巧。如在系统选型之前，企业项目管理员先收集好自己的需求，然后将这些需求直接抛给对方的售前咨询顾问，看看对方能够有效解决这些问题。再如在选择BI系统提供商时，选择行业对口的软件。这也可以缩小BI系统选型的范围，从而缩短项目选型的周期。

这可能对企业项目管理员要求比较高。因为在系统选型之前需要做好相关的准备工作。而不是等到项目开始实施时才在实施顾问的指导下开展工作。由于BI系统在实施时具有比较大的不确定性。为此笔者建议企业最好还是寻找一位比较有经验的人员作为企业的项目管理人员。特别是不要选择IT负责人等类似的没有业务经验的人员来做项目负责人。虽然企业聘用这方面的人员可能需要花费比较大的代价。但是从整个项目的成本来看，这还是值得的。因为有经验的项目负责人，可以在前期项目选型和后续项目实施过程中帮助企业少走冤枉路，降低整个项目的成本。

二、不要与企业生产旺季相冲突

大部分企业的生产活动有一个明显的周期。如对于以出口为主的五金工具企业，一般6月到11月是其生产的旺季。而其他时间段相对来说比较空。如果这种周期性比较强的企业，那么在做BI系统规划时，就需要注意，最好能够避开这个高峰期，BI项目实施不要与企业生产旺季相冲突。

这主要是因为在BI项目实施过程中，会给用户增加很多的工作量。如基础数据的整理、 系统使用的培训等等。如果企业本来就已经是旺季，员工恨不得多一双手的情况下，此时再来实施BI项目，那不是火上加油吗？俗话说，忙中出乱。在这种情况下，强行上BI项目的话，系统的风险比较高。

如笔者以前给一家台湾企业实施BI系统。那时候这家客户没有听从笔者的建议，在生产旺季时赶着上BI系统。总经理通过行政命令要求企业员工加班。结果员工每天晚上加班2-3个小时来准备系统相关的数据。本来日常的工作已经排得满满的了。白天还需要安排系统的培训，晚上下班后员工还需要完成笔者交待的任务。在这种高压政策下，搞得员工意见很大。最后系统上线之后，发现员工整理的基础数据错误百出。可见在前期基础数据整理时，很多员工是以应付了事态度在对待。结果后来各个员工不得不返工，重新按要求来整理基础数据。

虽然并不是所有的企业的员工都是这样子的。，但是据笔者的了解，这个案例还是有比较典型的代表性的。为此企业在做BI项目规划时，切忌不要将BI项目实施的时间与企业生产经营的旺季相冲突。如果可能的话，尽量将这个项目放在淡季实施。如此的话，企业员工就会有足够多的时间来做跟这个项目相关的工作。欲速则不达，用在这里可能比较合适。

三、项目尽量不要跨年

在做项目规划时，还需要注意跨年度的问题。有些企业管理员可能认为年底比较空，就想在年底实施BI项目。在年底之前搞定BI项目，也可以向投资者出示一份不错的成绩单。可是结果呢，等到过完年回来，企业用户早就将相关的内容都返回给老师了。对BI系统又会感到很陌生。

笔者认为，跨年度实施BI项目（其实其他项目如ERP项目也是如此）是一个大忌。即使在年底能够将项目完成，也不是很科学。因为项目上线之后，应该让用户有一个强化的过程。这就好像我们在学习时，课后要有一个复习的过程一样。如果只是在课堂上学习，课后没有复习，那么就很容易忘记。结果就是将课堂上学的东西没过几天都忘记了。课后需要复习以及遗忘规律，我们都会这么教育孩子。但是在日常工作中，我们却忽视了这个基本的规律。总之，笔者是不建议在年底或者跨年度实施BI项目。其实也有不少企业意识到了这个问题。在年底的时候，往往是我们实施顾问最空的时候。一方面我们不会主动建议企业在年底实施项目；另一方面有经验的企业也会有意识的避开这段时间。

为此笔者建议企业在做BI项目规划时，项目尽量不要跨年度。或者说，系统选型可以在年底完成。但是项目从实施（实施顾问进场）到项目结束（项目竣工验收）需要放在一段连续的时间之内。要一鼓作气，将项目上上去。

四、后续完善也需要在项目规划中有所体现

在做BI项目规划时，很多企业只是将规划做到项目上线，而没有包含项目的后续完善阶段。笔者认为这是不合理的。很多案例证明，企业BI项目效果做好的是刚上线的那一段时间。等到系统上线一段时间之后，如一年或者两年之后，系统的效果就开始走下坡路。这主要就是因为没有做好系统后续的规划所导致的。具体的来说，在系统的后续规划中要体现下面这些内容。

1、是如何来确保前段时间的工作成果在后续工作中继续保持下去。如前面制定的工作流程、数据更新机制、数据准确性措施等等在后续的内容中要得到彻底的执行。在实际工作中，笔者发现有不少的用户在刚开始还能够按照预先制定的措施来操作。但是时间久了，就会有懈怠的感觉。在不知不觉当中，就会跟着自己的感觉走。这就会直接导致系统的效果下降。故在系统的后续规划中，要有措施能够确保预先的政策能够被一如既往的执行下去。如果需要更改的话，也需要有书面的确认过程。

2、是新老员工替换过程中遇到的问题。娘要嫁人、天要下雨，这些都是企业难以控制的事情。等到BI系统关键用户流失之后，该由谁来替代他呢？或者说，替代者能够完全胜任原来关键用户的工作吗？如果每个替代者都只能够达到前任的80%的程度，那么经过几个新人之后，系统最终还能够有多少效果呢？这也是可想而知的事情。所以在做系统规划时，对此也应该设想一定的措施，如加强对新员工的培训、采取上岗证等措施，来确保BI关键用户的流失对系统带来的负面影响。

总之，系统上线后的规划非常的重要。很多企业正式因为缺乏这方面的认识，才导致系统在实施顾问离职后效果不断的打折扣。笔者真为这些企业感到惋惜。

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