用“数字”说话 ——上海东方ERP实施纪实

　　2005年1月，上海东方电话设备有限公司ERP系统正式上线，截至今年7月，系统数据录入完成和系统完善运行验收。吉祥明通过ERP系统在线查询和跟踪能实时掌握采购订单的到货状况、生产计划的完工状况以及销售订单的出货状况，能随时掌握公司生产运营情况,从而能迅速地制定出相应的决策与方案，将整个公司的经营活动提升到一个新的层次。然而，在此之前，吉祥明要想获得一些公司的生产和经营数字，远没有现在这么及时和简单。

　　逼上“梁山”

　　“由于当前业务的迅速发展，客户对生产订单的处理能力要求大为提高，目前的手工管理方式已不能很好地满足市场发展的要求，东方公司必须上马ERP项目，全方位提升企业的管理水平。”2004年3月，吉祥明在公司董事会上如此表示。

　　吉祥明之所以如此提议，关键在于他有切身体验。上海西门子移动通信有限公司是上海东方电话公司最大的客户。西门子的GMS机柜订单占东方电话公司总产量的30%。自从2000年以来，西门子的需求日益上升。2004年，西门子在东方电话公司的GMS机柜订单近10000台。西门子所需的GMS机柜料品有400多个，这些料品全由西门子提供。由于料品是进口物品，海关对料品的数量需要定期复核。但因为东方电话公司采用人工处理，料品的进出差错时有发生，采购商曾不止一次对东方电话公司的管理方式颇有微词。

　　另一方面，由于公司成品库存、半成品库存、原材料库存的现存量主要由人工利用电子表格进行处理，各部门不能及时掌握库存物料的准确数据，不能做到销售订单与采购订单、半成品与生产订单、成品与物料投入的有效匹配，给销售订单的备料与物料采购、销售订单的成品完工情况的有效跟踪查询带来困难，这直接造成库存物料数量庞大，生产成本增加。

　　近年来，东方电话公司业务不断拓展，客户数不断增加。目前，东方电话公司的物料数达4000多种。由于生产的品种多，物料数量大，生产计划变化频繁，紧急插单时有发生，由人工处理生产计划，在半成品、物料、成品等配套方面会存在一定的不准确性，且工作量较大，这直接影响企业后续业务的正常运行。针对这种情况，有些潜在客户一直在犹豫是否与东方电话公司建立合作关系。

　　“立即上马ERP”，东方电话公司董事会一致表示。于是，吉祥明决定公司迅速建立起项目组展开调研。项目组由副总经理孙鸿深任总监、总经理助理梅民达任组长。

　　不做试验品

　　公司要上ERP，孙鸿深心里没底，按照他的话说只有30%的把握。因为他在调查中了解到，在已经实施ERP的企业中，成功的、不成功的和不上不下的各占三分之一。

　　上海东方电话公司能否成功实施ERP, 孙鸿深最担心两大问题:一是公司属于离散制造，BOM表随时变动，而且工艺流程和工序特别复杂，现有系统软件能否满足需求;二是公司属于国有企业，人员文化程度不高，公司职员能否配合把ERP系统使用好。

　　东方电话公司现有职工220多人，平均年龄40多岁，大专以上学历仅占全体职工15%，此前公司信息化建设几乎是空白，许多职工可以说是“电脑盲”。在这样的企业推行ERP，孙鸿深的担心不无道理。

　　鉴于公司生产的特殊性，起初项目组与航空航天部下属的一家软件公司取得联系，打算让这家软件公司为东方电话公司定制一套ERP软件。这期间，上级公司的总工程师肖冬克了解到这个情况后强调:“一定要选择成熟的软件，所用软件必须经过实践检验，我们不做试验品，我们自身包括客户都不会给我们试验的时间。”

　　本着这个精神，项目组放弃了定制ERP的设想，开始寻找适合要求的成熟软件。经过三四个月的调研，用友U8软件脱颖而出。进一步论证后，项目组发现用友U8软件是一套比较成熟的软件，而且能很好地满足东方电话公司的需求。

　　2004年8月10日，用友ERP系统在东方电话公司正式实施。2004年12月28日，东方电话公司ERP系统生产制造部分正式上线。谈及选型的感受，孙鸿深告诉记者:“我们公司的ERP之所以能在短短4个月时间内成功上线，关键是选择了一套成熟的软件。”

　　从基础抓起

　　袁宏声，现年53岁，是东方电话公司原材料管理员，典型的“电脑盲”。在公司上ERP之前，袁宏声甚至不知道电脑如何开机和关机。项目组本来打算给他配一位中专生负责基础原材料数据的录入。但在ERP实施过程中，袁宏声积极参加项目组组织的培训，同时下班后还让他女儿教。就这样，袁宏声在ERP正式上线后，硬是没让单位配助手，最终自己能独立应用电脑进行原始数据的录入。

　　针对这件事，孙鸿深分析道:“一方面是因为ERP软件比较成熟，操作界面简单;另一方面公司建立了严格的规章和操作细则，要求各部门职工务必熟练使用电脑，进行数据的准确录入。”

　　考虑到原始数据录入问题，项目组认为关键点是“料品编码原则”的确定。所以在编写编码原则时,项目组四易其稿,听取各方意见,完成了一套适合东方公司实际的编码原则。项目组确定的料品编码原则简单、明了、便于记忆、方便工作。同时，有关工程技术人员还编制了采购、生产、库存、财务等6部门的操作细则，要求全体员工务必按规定进行操作，如果不按规定操作，发现一次扣10%月度奖金，发现三次调换岗位。

　　对于基础数据的整理与录入，孙鸿深有深刻的认识，他说:“ERP项目实施过程中,输入的数据是否规范、准确，是ERP项目成败的关键。如果录入的数据不规范、不准确，上ERP系统将变得毫无价值。”

　　在ERP项目实施中,项目组通过梳理料品,对原来同一料品,不同称谓、不同图号、不同标准进行了整理,对原材料、嵌件、标准件等料品统一标准、统一规范、统一称谓,这对产品的设计、采购、生产计划、库存管理、制造、检验都带来了方便。

　　据统计，占公司产值60%以上的西门子和迪堡两大客户的产品BOM,项目组建立的料品基本资料就达2800个,产品BOM资料近1248个,基本满足了对这些产品生产规划的需求，这大大提高了东方电话公司ERP的使用效率。

　　谈及基础数据的应用情况，孙鸿深表示:“通过权限管理，必要资料可供相关部门共享，有效地规范管理企业各项基础数据，物料清单能很好地辅助管理材料的标准用量、生效日期和失效日期及损耗等，运行ERP系统所需的各种基础数据如料品数据、物料清单数据、客户数据、厂商数据、成本数据和财务数据等都能达到准确及时有效，其中物料清单数据准确率将达到100%。”

　　ERP是座金矿

　　近两个月，美国泰科、中达电通、英格素兰等一些全球性客户相继考察了东方公司，他们一致认为:东方公司上了ERP，让客户非常放心。

　　经过近六个月的努力，东方电话全面实现了对销售、计划、采购、生产、仓库、财务等业务的有机整合，成功地构建了E化管理平台，基本上做到了企业管理信息化。目前，东方电话建立了销售业务的管理系统，公司所有的客户档案都在系统中管理，针对每家客户建立了相应的约定售价体系，在系统上实现了提前一个月下达预测订单，并可按客户销售订单的需求依实际出货情况录入出货单，将销售出货资料转财务应收，自动生成应收账款，供财务进行审核确认应收账款和销售收入。公司领导可以共享销售信息，可以通过“出货查询”报表，查询到及时的出货情况，基本上做到了销售业务过程的全面管理。

　　在ERP应用方面，孙鸿深认为，ERP可以分为三个层次:一是核心MRP;二是MRPⅡ，包括产能、财务管理;三是电子商务、供应链管理、客户关系管理等更深层次的应用。现在东方电话只应用了MRP和财务管理、质量管理等制造业核心部分管理信息系统。

　　随着ERP核心部分的熟练应用和管理水平的日渐提升，东方电话已经考虑在完善MRPⅡ的基础上，应用其他系统来提升管理能力。针对近期信息化建设的规划和设想，孙鸿深表示:“东方电话有许多是客户提供原材料，现在西门子移动等厂商要求东方电话有全球化采购的能力，这样的话供应链管理便成为下一步要考虑的目标，不过目前要考虑的还是把现有系统用好，把没有完善的系统尽快完善。”

　　谈及东方电话实施ERP的经验，孙鸿深告诉记者:“经过ERP的实施和使用，我们认识到ERP就像一座金矿，不可能一下子开采完，要分步实施，先抓主要，后完善次要，东方电话就是先上了制造业ERP的几个核心模块，抓住了西门子移动和迪堡的产品。”

　　上海东方电话设备有限公司副总经理孙鸿深认为:“上ERP的目的就是用数字说话。”

　上海东方电话设备有限公司是上海电信公司所属骨干企业，是专业生产和开发通信配套设备和各种先进通信机架和机框的电信工业企业。公司占地面积57000平方米，厂房设施建筑面积21000平方米，固定资产近2000万元人民币，员工210人，其中各类专业技术人才63人。

　　高精度、现代化是企业工艺装备的显著特色。企业依靠自身的实力，从日本引进阿玛达数控冲床和数控折弯机共10台，以及先进的磨削机、点焊机和其他冲压设备，建成了各类设备齐全的板金生产流水线，使高精度产品得到可靠保证。

　　高起点、多样化是公司生产的特点。为适应广大用户对产品的需求，企业不断地进行新产品开发，尤其致力于先进的通信机架和机框的开发生产，已开发出六大系列二十多个产品，以满足市场经济发展的多样化需求。主要代工产品有:西门子上海移动通信设备有限公司移动机站机架、美国迪堡金融设备有限公司ATM自动取款机、中达-斯米克电器有限公司开关电源机柜、各种19英寸标准网络机柜、各种通信用机箱机柜、泰科电源机架、上海电信公用电话亭、贝尔通信产品。

　　专家点评

　　大量的中小制造企业使中国成为制造大国。如何实现从“中国制造”到“中国创造”的转变?这不仅仅是一个生产技术的创新过程。在当今生产技术差异化日益缩小的形式下，这种改变实际上将更多地依赖于企业在商业模式上的创新，而商业模式的创新一定是以管理技术为基础的。制造企业实施ERP无疑将极大地提高管理技术水平，从而为企业的商业模式创造一个更为广阔的天地。东方电话ERP项目囊括了总账、报表、固定资产、销售管理、物料计划、质量管理、委外加工等模块，仅四个月便成功实施，给我们带来了以下启示。

　　一是基础数据的规范是成功运用ERP系统的首要条件。ERP系统的运行思想是通过计划-执行-反馈与评估来获得最佳控制和企业可行条件下最大的管理效益。其正确的计划与控制建立在正确的基础数据及全面、及时地执行反馈的基础上，因此ERP系统的先进性与效益，是由基础数据录入是否正确、完整以及实时信息是否及时、全面来决定的。“三分技术、七分管理、十二分数据”，这句话说明了基础数据在管理上的重要性。

　　二是管理层的支持是成功实施ERP系统的保证。如上所述，ERP不仅只是一种计划和控制的方法，而且是一种全新的管理模式，它从多个方面、多个部门改变了企业的生产经营活动。这种新模式的实施必然要求各个管理部门、各层管理人员改变长期形成的工作习惯，还有可能对某些部门和某些管理人员的既有权力、地位和既得利益提出挑战。因此，实施ERP可能会遭到这些部门和人员的反对。例如，在手工编制生产计划的情况下，计划人员长期积累起来的经验是非常宝贵的，他们是企业的重要人才。而ERP的引入，意味着他们的经验不再值钱。因此，这部分人往往不支持或变相抵制ERP的实施。此外，ERP的实施与企业的各个部门都相关，因此还必须有最高管理层的理解支持和亲自参与，从企业最高层进行协调和推动。

　　三是成熟的、符合企业文化水平及使用习惯的ERP产品是成功实施ERP系统的基础。何谓成熟，首先是已经通过众多制造企业的成功检验。为什么要突出符合中国人使用习惯和水平?东方电话作为国有企业，85%的员工只有大专以下文化程度。针对这样的企业，ERP的易用性是必须考虑的关键因素之一。只有适合企业需要的ERP产品，才能保证其有效而成功地应用。当然，项目组对业务的精通和强烈的责任心也是项目成功的必要条件。

　　(中国企业管理研究会常务理事、北京科技大学教授 佘元冠)

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