通达OA，提升制造业企业管理

21世纪是信息化的时代，经济全球化的格局和各国经济的依赖程度不断提升。目前,各主要国家都在加快推进制造业信息化, 以保持自己在世界分工的有利位置。中国虽然是制造业大国却不是强国，利用信息化手段改变传统落后的管理思想已经迫在眉睫。通达OA帮助制造业精细化流程管理，改善企业经营模式，提高生产效率、产品质量和企业的创新能力，降低消耗，创新企业管理模式及企业间协作关系，从而实现企业资源的优化配置和高效运转，全面提升我国制造业的竞争力。东晟和电子工具有限公司(以下简称东和)就是通过使用通达OA不仅提升了企业效益，而且提升了企业市场竞争力，企业日益强大。

OA选型过程

像东和这种以代理、销售、服务为主的公司，存在着几个共同的特点：

1)产品种类比较复杂，有核心的供应商和客户，通过满足供应商和客户的需求来盈利。

2)区域跨度大，人员分布广、不集中、流动性大。

3)注重客户的需求，关注工作效率，灵活快速。

虽然导入ERP和CRM系统，但是还有很多的日常需求未能用系统解决。主要体现在以下几个方面：

1)需要解决多区域人员的日常沟通协作问题。

2)需要快速解决多区域人员的日常审批问题。

3)需要搭建知识库，满足多区域人员的信息共享问题。

4)需要建立企业文化，解决人员不集中所造成的各自为政问题。

5)需要提升工作效率，满足人事、行政的快速反应需求。

6)需要建立公司、个人的一体化平台。

7)需要解决移动用户的方便性、安全性问题。

对于这些需求，多数集中办公的公司通常采用邮件系统和内部局域网系统来解决，部分也通过专线连接几个集中的办公室来搭建信息系统。但这些方式对于办公地点达十几个的东和来说，无论是从成本上还是方便性上都是很难解决的。此时，OA系统就成为了解决这些问题的最佳方案。

总结东和的需求和OA的功能，该公司的选型重点主要集中在以下四点：

1)简单。安装、管理、维护要简单，日常使用要简单、能快速上手。

2)实用。能真实解决日常办公需求，日常需求功能要具备，具备的功能和模块要实用。

3)服务好。要能不断升级和扩容，可以与其它系统进行必要的数据交换和连接。

4)性价比高。在满足需求的基础上，尽量节省投入的费用。

通过对多家OA系统平台的测试，最终通达OA以它的界面、功能、价格和服务的综合优势得到了东和公司的认可。东和也成为了通达OA2010版的第一批用户。

目前通达OA的使用情况：

2010年11月份通达OA系统在东和正式上线至今，已经接近两年的时间。在公司，每一名员工入职之后都会有一个OA账号，哪怕是一名保安、一名厨工都可以在通达OA的平台上做工作流的处理、了解公司的资讯，大部分工作都可以做到无纸办公。通达OA精灵日常在线用户在50人以上。

通过一年多的OA系统应用，企业已经用到了通达OA系统的大部分功能。

这些功能包括：

沟通(电子邮件、内部短信、手机短信、OA精灵、讨论区、论坛、通讯薄)

流程(内置工作流、工作流)

知识(个人文件柜、公共文件柜、网络硬盘、讨论区、论坛)

行政(公共通知、新闻、投票、办公用品管理、会议申请及管理、车辆申请及管理)

计划(日程安排、工作日志、工作计划、项目管理)

人事(人力资源)

下一步的主要应用的模块和功能将是：

档案(档案管理、公文管理)

集成(考勤系统与OA的集成、KPI考核与OA的集成、ERP系统与OA的集成)

通达OA功能与实际应用举例：

信息发布：

对于公司正式的公告和通知，采用公告通知功能，并且可以限制所发布的范围。在公告发布的同时发送手机短信给相关人员进行提醒，确保通告通知发布的有效性。

对于非正式的公告和通知，如人员的入职离职通知、自发组织的活动、内部的企业文化活动通过新闻和图片新闻的方式进行发布。

公告通知和新闻解决了之前发布的公告无人看或者无法看到的问题。保证了信息传递的有效性、及时性和可追溯性。

工作流：

我们将日常运作的业务流程分为三类，分别用ERP、CRM、OA系统来实现。OA系统主要实现行政办公和部门协作的工作流。

在公司内部有一个工作流是应用最多的，那就是请假流程。

在请假流程中需要注意的关键点是：

1)使用SQL语句调取相关的档案数据。

2)根据不同的职位和请假天数，有不同的审批流程。需要根据这些规则制定不同的转入条件，根据转入条件自动选择合适的路径。

3)根据不同的部门自动选取部门的审批人员和角色。

4)判断录入内容是否正确和合适，制定不同的转出条件。

5)确定回退路线及方式。

知识管理：

知识管理中的个人文件柜是用户自行管理的，公共文件柜主要用来管理公司知识库和共享文件。公共文件柜通过权限控制，使得每个人只能访问自己权限范围内文件和目录。管理层可以通过公共文件柜查看所有相关文件，实时获得最新数据。

网络硬盘是OA与文件服务器的个人、部门、共享目录进行连接的工具，保证文件服务器的数据同时可以通过OA系统进行访问，实现移动办公。

行政办公：

东和主要使用的行政办公功能有办公用品管理、会议申请与安排、车辆申请与安排。

HR和IT负责的办公用品的申领和管理全部通过OA来实现，实现申请、审批、管理和生成相应的报表。

为了保证会议室资源的更好利用、保证会议的通知有效、对会议可追溯和提醒个人进行日程安排，会议的申请也通过OA系统来实现。

我们公司有超过二十辆车需要管理，如何保证车辆的合理利用是一个很大的难题。通达OA的车辆管理功能保证了我们的查询、申请、调度、通知、记录和费用报销需求。

项目管理：

对于需要作为项目进行管理的工作，采用通达OA中的项目管理功能。项目管理模块的功能基本能满足日常的项目管理需求，包括项目的建立、成员的确认、任务的分配、项目文档的管理、问题跟踪、流程、甘特图等。

通达OA精灵：

通达OA精灵已成为东和员工打开电脑后自动运行的一个程序。通过OA精灵能轻松地使用OA的所有功能、实时的查看当前的人员在线状态、及时的进行内部沟通甚至远程帮助同事解决电脑问题。

OA精灵可自动从OA人事档案中获取照片，从OA中取得相关的联系信息。通过OA精灵还可以查看更多开放的个人资料。

通达OA给单位带来的效益

总经理：

每日打开电脑后的第一件事情就是将所有需要自己审批的工作流进行处理，不在公司也可以做审批，提升了工作效率。

对于各部门的工作报告、项目、计划也可以通过OA系统实时查看。

部门经理：

审批有工作流，日常工作有日程和计划，重点项目有项目管理，信息共享有知识库，沟通有内部邮件和OA精灵。即便是移动办公和管理区域分散也能掌控部门运作。

工作流有内置的流程，工作流的处理过程有完整的记录，减少了部门间的扯皮和推卸责任。

职员：

所有公司人员的沟通都可以通过一个OA平台及时解决。

新员工可以快速了解公司，快速找到所需的人员信息、文件资料。

有了工作流，不用跑上跑下，也不用担心相关负责人是否在位，点一下鼠标工作流自然流转，办理过程也可以随时查到，完成之后还有提醒，等于每个人都配备了一个专职秘书。

IT部门：

OA系统最主要解决了一个中小型企业IT人力资源投入不足的问题，即IT人员的数量、能力和流动的问题。

IT人员的精力从之前的关注电脑、关注网络转为关注业务流程、关注部门协作。

OA系统提升了工作效率，自然体现了IT的价值所在。

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