IT in建筑业 - DMS征服纸张世界
建筑业不仅是一个资本密集型产业，而且它的文档密集度也很高。
建筑业不仅是一个资本密集型产业，而且它的文档密集度也很高。
各种版本的工程图纸，合同文件，协议（与客户，供应商和分包商），法律文件，资格预审文件，信函（与客户工程师等各类合作伙伴之间），这些都是重要的商业文件。
1。文档备案制度是由个人驱动。项目A和项目B的信函备案方式可能完全不同，由于它们是由不同的人操作。在同一项目中，如果更换了文档管理人员，备案方式随后就会经历一次巨大变化。当你想搜索特定的旧文档，就一定会经历一场恶梦！
2．有些文档甚至会在10-15年之后被要求提交。例如，在理赔案件中，施工合同，以及与客户工程师之间的信函会在项目完成10年以后被要求提交。找到这些文档具有相当的挑战性，因为那时的文档管理员可能已经离开了企业或调任它职。不能及时的找到文档，甚至会导致财务损失。
3．文件（合同，工程图纸等）的更改历史记录跟踪，是目前面临的另一个挑战。4．有时，文件被要求瞬间找到。有关人员的离开可能会导致极大混乱。试想一下，在提交标书的最后一天，一些文件被要求在一小时内找到，而文档管理员却在那一天离职了。
5．总体而言，花费时间查找文件是徒劳、无收益的。尤其是目前人力资源已经不那么廉价，必须避免这种人员和时间的浪费。6．多年来，在缺乏维护的场所里存储纸张文件，势必造成历史文件的损坏。
7．文档占用相当数量的存储空间，特别是在城市里地价大幅上涨，储存成本逐年增加。
数字存储的文件，为这些挑战提供答案。文档
管理
软件（DMS），旨在以电子方式提交文件。您可以创建自己的电子存档系统，这与物理归档系统非常相似。唯一的区别是，该系统可以作为标准，跨越组织的创建，而无需对特定人员的依赖。此外，这些文件将保留在一个集中的地方（即数据中心的计算机存储），而不是在下落不明，难以查找的物理存储空间。
纸质文档可以通过扫描进入文档管理系统，支持Word/ EXCEL/ PowerPoint/ AutoCAD以及任意格式的电子文件。文件可以命名，可以有一个便于维护的索引卡，在索引卡上填写文件的关键信息，如：项目名称、签约单位、时间等，用户可以根据这些信息快速的查找到所需要的文件，系统也可以在文档的文本字词基础上进行搜索。文档管理系统的储存方便与快速检索的特性是传统的物理储存方式无法匹及的。
电子存储的文档可以从任何地点访问。这减少了从其他地方调用一些文件副本的需要。客户只需要登陆系统就可以在自己电脑上检索所需文档。
文档的初始储存是至关重要的。当我们在文档管理系统中储存文档，它应该在第一时间进入适当的电子文件夹，并添加适当的索引卡信息，为今后快速的搜索文档提供保障。
文档审批可以作为一项工作流程。例如，如果你希望工程图纸首先由制图人员草拟，然后由他的主管审查，最后由工程负责人批准，那么这个过程可以通过电子方式进行。
制图人员创建了一个文档，并将其保存之后，邮件会被自动发送给他的主管，该文档有待审批，该主管电子审批通过，接下来工程负责人会进行相同的审批步骤。工程负责人批准之后，相关人员将会收到文档已归档到文档管理系统的提示。在这个审批过程中的任何时间点，都可以查看文档的审批状态，了解审批进展。
另外一个关键的挑战是文档的安全性。文档管理系统一般会针对用户和文件夹提供不同的授权。企业需要有精心设计安全授权策略，并认真落实一定频率的审计。
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文档管理系统与
ERP系统的集成也同样重要。
目前市场上有很多的文档管理系统。企业可以评估，并选择合适的软件，以满足特定的需要。像HOLA这样的文档管理系统，具有良好的安全性和集成性，并且已经被多家工程建设企业应用，就是个不错的选择。
由此可见，文档管理系统是一个非常便捷、有效的工具，特别适用于建筑业。它不是很昂贵，而且可以迅速的实施和推广。值得推荐的实施方式是从一个部门开始，然后扩大使用范围，直至推广至整个企业。
责编：张欢
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