鹤壁煤业集团应用协同软件案例

一、 背景介绍

1、企业简介

鹤壁煤业（集团）有限责任公司（下面简称鹤壁煤业）是由1957年6月3日成立的原鹤壁矿务局改制而成的大型企业集团，系国家520户重点企业、全国工业企业500强、国家大一型企业、河南工业综合实力百强企业之一、河南省循环经济试点企业。目前，包括安阳、荥阳、巩义在内有10对生产矿井、1对年设计能力为180万吨和2对年设计能力为60万吨的在建矿井，正在改造和规划的11对年产30万吨到150万吨的矿井；年入洗能力465万吨，现年产低灰、特低硫、高发热量优质环保动力煤和冶炼精煤700多万吨。“鹤翔”牌筛混煤和瘦精煤分别被评为“全国用户满意产品”、“河南省名牌产品”。

2007年7月26日，经河南省政府批准，鹤煤集团与中原大化集团成功战略重组为“河南中原煤业化工集团有限责任公司”，形成以煤炭、钼矿、天然气等为主的七大产业链和以化工、电力、钼业、建材为主的五大业务板块。 鹤壁煤业（集团）有限责任公司下属单位46家，煤电股份有限公司下属分公司7家，合资公司5家。

鹤壁煤业新区办公楼

2、企业的管理模式

鹤壁煤业企业文化归结起来以“理想、勤奋、创新、发展”为核心，但是就像我们国家老国企普遍存在的传统一样，企业发展仍然受到来自于内部各方面的制约，长期以来只能通过公文管理的方式来推动企业运营和管理。鹤壁煤业的公文模板要求都非常规范，红头大小、字号大小、间距都要求比较严格。规范的模板会给实施过程带来较大的困难，加上信息化公文流转的方式会改变传统的办公模式，内部抵触心理较强。从而为项目的实施和运用带来了极大的考验。

3、企业信息化状况

鹤壁煤业的信息中心最初叫通讯科，是负责公司内部网络、电话，以及鹤壁市的电话、宽带业务，对信息化办公认识不是很深。鹤壁煤业在实施金和协同管理系统之前，曾经实施过西安的一家OA系统，但是由于前一套软件本身不能满足需求以及信息化推广经验不足的原因，导致系统并未实施成功。因此，对此次项目的实施，鹤壁煤业以信息中心王跃峰主任为主的信息化小组成员极为重视，要求严格并寄予重大希望。

二、项目实施

鹤壁煤业实施协同办公软件最主要的目的是要实现公文的上传下阅，通过电子平台来实现，既保证信息即时、准确，也节约了大量的成本；其次是为了在多个系统之间实现工作的互相协同。通过金和协同管理软件把公司机关与二级机构都联系在一起。保证机关各类流程可根据不断变化的需求灵活定义，流程办理通过平台方便实现；二级机关可通过平台上传下阅文件，节约大量成本，如果是用纸质传阅，会浪费大量时间，并且每份文件都的打印几百份。网络寻呼解决了沟通的即时、协同、量化的问题，提高办公效率，降低工作强度。

整个项目实施分为四个阶段，分别是项目规划阶段、系统建设阶段、系统培训阶段、试用推广阶段。

1、 项目规划

项目规划首先确认双方项目组成员，就项目展开讨论，会议上介绍了实施方法，实施具体阶段，针对会议讨论情况，确认实施范围和主体计划书。发数据调研模板，进行数据的调研，主要涉及两方面，组织架构和公文，由于实施时间比较紧，数据采集方面遇到了较大的困难，但是通过双方的密切配合，经过调研协调确保了系统的如期运行。

2、 系统建设

由于系统建设期间，数据调研不完整，因而在系统建设过程中需要与相关部门不断沟通，主要是梳理公文模块的流程。必须在对方明白具体流程在平台上的实现方法后再对流程进行确定并制作到平台上内。在整个建设过程中，鹤壁煤业项目组成员非常配合，基本能完成所有的安排下来的工作，流程设置，人员、组织的添加，从而使得系统实施可以顺利进入培训阶段。

3、 系统培训

系统管理员在整个实施过程中对系统的使用做了全程的培训。由于人员较多，原计划三天的培训，最后一共分阶段、分人员培训了九天。在鹤壁煤业技校的电脑机房里，一共有五百多人通过实际上机操作完成了对公文使用的培训，同时也进一步收集了大量数据，对平台进行了全面的完善。最终实现了领导能够完成审批和查阅，员工能熟练使用系统完成文件传阅的目标，为此次系统建设打下了坚实基础。

4、 项目试用验收，

系统培训完成后，系统进入了试用验收阶段。金和软件公司主要通过远程协助指导，由鹤壁煤业信息中心推广，即时解答使用中的疑问，使得系统的在建设之后走上了良性运营的轨道。

三、 应用特点

鹤壁煤业主要使用公文和信息交流，通过平台可以实现公文顺利的阅办、分发，达到管理上的协同，节省成本。

1、 公文管理

机关公文分为：行政、党政、董事会、部门、联合、工会和其他类型。二级机关有自己公文类型，每个类型下又有多个模板。

目前只对机关的流程进行了设置，根据类型进行判断，流程步骤基本一样，但是不同的类型办理人员不同，主要体现在办公室这几步，为了以后的维护以及使用流程的方便，将流程进行的判断分支。

系统显示，在两天的时间，已经通过金和平台分发文件条数达到了一千五百多条，这么大的数量，如果是用纸质文件进行分发，成本消耗会有多严重。

在使用平台之前，鹤壁煤业是利用传统的办公模式，拟稿人拿着文件跑遍每一个部门，而且一份文件要分发好几百份，这样会大大降低办公效率，并且浪费大量成本。通过使用平台要实现公文通过平台办理，分发文件也要通过平台来实现，二级机关可以通过平台查阅文件，而且可以通过平台上报。

2，知识管理

以前鹤壁煤业的知识如果是有人需要，就上传到ftp上，这样很难的到信息的共享，尤其是一些煤炭方面的管理知识。通过金和C6知识模块可以很好的将这些知识共享出去，供大家学，提高专业水平。

3， 信息交流

寻呼管理

鹤壁煤业利用网络寻呼功能，来解决沟通存在的不量化、不即时、不协同问题，将逐渐代替之前内部即时交流用QQ、MSN和电子邮件等的方式。

四、 项目经验

企业，尤其是大型国有企业要改进管理模式，实现信息化管理，首先领导必须予以高度重视，信息化很多时候是一把手工程，领导的支持会对信息化推广有相当大的促进作用。在信息系统建立起来之后，如果领导每天不进入平台，慢慢地其他成员也会对平台就逐渐不再重视，企业信息化建设将用处于重循环往复中，毫无意义可言。

其次，企业无论大小，尤其是初次运用信息系统的企业，推广和应用的大忌就是贪多贪全，所以第一步最好把基础模块使用起来，等大家对平台熟悉以后再推广其他模块；要先在机关内部推广，机关内部对平台有了了解，再一步步推向二级机构。下属机构多，会扩大实施范围，如果开始实施就要把二级单位全部加进去，会延长实施周期，也会给实施带来困难，所以要把实施范围控制在机关内部，后期的二级机构由信息中心进行完善实施。

第三，对信息中心或信息管理员要进行重点培训，使用过程中，包括后期二级机构的推广，信息中心要全力以赴，所以要把我们的知识全部转移给信息中心人员，对系统维护和推广会起到关键的作用。

金和软件实施的鹤壁煤业项目，在整个过程中得到了金和郑州金易代理商的大力支持，再一次展现了“大金和”体系下以共同的理念对客户进行精确服务，实现互利共赢的良好合作模式，金易公司人员全力以赴协调对该项目的成功实施起到了重要作用。

最后，希望鹤壁煤业在金和协同管理平台的帮助下，在金和软件一如既往秉承“精确服务”的理念下，能够加强管理、提升工作效率，为企业更好地发展打下坚实基础的同时带来更大的价值！