内容管理：企业信息化新重点

AMTeam.org消息：如今，内容管理的传统方法往往是使用自行开发的解决方案，结果出现了由多种多样的劳动密集性单点产品管理的各自独立的信息仓库。新的挑战需要在管理和存储非结构化内容方面提供新的选择。今天的公司需要单个统一的基础结构，它能够在整个企业中甚至是跨企业支持内容管理要求。这一基础结构必须便于与其他核心应用程序集成，能够利用信息不断变化的价值，以便减少存储成本，满足可扩展性、安全性、可用性和数据保护等企业级需要。

信息正在驱动着整个企业中许多至关重要的系统，但是如果没有一套全面的系统对数字内容开展安全和高效管理，就无法实现信息投资的回报。包括产品技术规格、营销材料、网页、客户服务数据、供应商合同、电子邮件、图片资料等，都代表了企业在金钱和时间上的巨大投资，并且这些重要内容信息甚至正在成倍的增长，特别是包括在很多领域内的非结构化数字内容。

因此，企业对内容管理的需求正在加剧，企业希望确保信息内容的安全性、真实性及完整性，并且利用自动化的策略简化管理，为企业和机构内各个部门的内容共享提供条件，并以恰当的成本为重要的信息内容进行分级别保护。并且企业需要通过策略驱动的自动化替代劳动力密集人工流程，帮助企业管理和保护非结构化的数据内容。同时，可以根据用户定义业务规划管理任意片断内容的修改和批准流程。再次，企业希望通过智慧化的能力创建和管理原始数据，使得搜索和检索工作更快速和高效。

当然，目前许多企业都发现，他们淹没在了内容的汪洋大海之中。在知识工人处理日常活动的过路中，要用到数百种应用程序创建并跨网络和存储设备分发数千种不同类型的内容。要减少这一混乱现象，便需要使用可处理所有形式内容的单一基础结构来解决这些问题——让内容易于发现和管理，不管其应用程序是什么，存储在什么位置，也不管最终它将如何使用。

内容管理开门七件事
——以EMC Documentum为例

内容管理作为一个新鲜事物，各个供应商的定义不一样。EMC Documentum是企业内容管理方面做得比较完善的解决方案。这里以EMC Documentum为例，说明企业内容管理究竟应该包括哪些内容。

EMC Documentum能够创建、捕获、管理、处理、提供和存档驱动业务运营的重要信息。通过向公司提供专门为企业文档、Web内容管理、数字资产管理、业务过程管理、记录管理、协作和公司治理/法规遵从性而设计的产品，EMC Documentum平台能使这些公司有效地管理全球任何地区、使用任何语言的任何类型的内容。（参见图１）

1. 企业文档和图像管理

在大多数公司中，重要的业务信息仍用纸张文档记录，而手动操作造成了效率低下、混乱以及代价高昂的延迟等问题。知识工人将宝贵的时间都浪费在了查找重要文档或重新创建太难查找的内容上。
EMC Documentum 企业文档和图像管理工具使文档的创建、修改、跟踪和在业务过程中的利用变得高效、规范和严谨。传入的纸面文档和传真还可以捕获为电子图像、与工作流程集成并存档，以便于搜索和检索。（参见图2）来自业务和旧式计算机输出到光盘（COLD ）系统的报告流和计算机生成的文档也可以被捕获或迁移，并建立索引，以便于存储和检索。

图2— 企业文档管理

EMC Documentum Content Server 管理Documentum 内容存储库，并支持一套丰富的内容管理服务，用于控制全部分布式企业中的内容和过程。 EMC Documentum 业务流程管理提供用于在人和系统之间自动化并优化业务流程的功能全面的能力。EMC Captiva 在信息存储到EMC Documentum 内容存储库中之前提供高容量的文档捕获和索引。EMC Acartus 支持从任何业界标准的打印流格式中捕获计算机生成的报告并建立索引，以及旧式COLD 系统中的报告的卷迁移。

2. Web内容管理

网站和门户已经成了雇员、潜在客户、客户和合作伙伴的主要信息来源。因为要引入新产品，品牌要更改，信息传播方式要改进，而且必须为全球受众将内容翻译出来，所以，稳定地向这些资产提供最新内容将是一项巨大的挑战。
随着EMC Documentum 产品在Web 内容管理(WCM) 中的应用，各公司将能够消除Web 发布过程中的瓶颈，从而充分利用Internet 分发渠道的全部潜力。（参见图3） EMC Documentum Web Publisher 使公司用户能够将内容发送到Web ，并使超级用户能够自动化复杂的发布工作。 EMC Documentum Site Delivery Services（EMC Documentum 站点提供服务）自动化了向全球Web 场和服务器的内容提供。

3. 数字资产管理

图片设计人员、插图绘制人员、布局和执行艺术家及视频编辑人员创建了大部分数字资产，这些数字资产用来制作印刷品和广播广告活动、销售和市场营销宣传品、产品目录及网站等。为了有效地工作，这些用户需要方便地找到、操作照片、插图、图片、动画、音频和视频之类的富媒体并利用它们。

EMC Documentum 数字资产管理(DAM) 产品为复杂的富媒体资产管理带来了简洁性和易用性。带Documentum 协作工具的本机集成还可确保为市场营销资源管理和全球品牌管理奠定坚实的基础。

EMC Documentum Digital Asset Manager 为访问和使用富媒体文件提供了一个易于使用、基于浏览器的界面。EMC Documentum Media Services 提供了一系列用于捕获、索引、转换和提供媒体资产的功能。EMC Documentum Content Rendition Services 自动化了标准桌面文档从一种文件格式到另一种文件格式的转换，从而使这些文档可以无例外地提供给所有业务用户。

4. 业务流程管理

在大多数公司中，劳动密集型的手动过程给业务的增长和成功设下难以突破的限制。而EMC Documentum 客户可以利用EMC Documentum 业务流程管理(BPM) 产品来缩短周期，提高过程瓶颈的可见性，从而取得竞争优势。结果加快了对客户请求的响应，能够用同一基础结构支持更高的业务量，出现人为错误的可能性更小。
EMC Documentum Business Process Manager 允许人们方便地设计运行在Documentum 平台之内和之外的业务流程。EMC Documentum Business Process Services 允许集成Documentum 平台和外部系统（包括企业应用程序、EAI 架构和消息中转程序、外部应用程序和服务，以及个人用户）之间的业务流程。EMC Documentum Forms Builder 允许用户快速构建电子表格，以作为业务流程的一部分捕获数据。

5. 记录管理

公司管理不善方面的新闻层出不穷，快速扩展的法规要求，还有一些新出现的司法判例都迫使公司将更多内容保留更长一段时间。现在，为业务决策、协议或活动提供证明的所有文档都必须作为记录来保护。
EMC Documentum 记录管理解决方案提供了一些管理在线和离线记录的工具，因此，您可以知道什么内容可以安全地删除，以及在何时删除。EMC Documentum Records Manager 允许公司创建、保护和访问记录，并根据在系统上强制实施的管理、法规或法律规则经济高效地存档或销毁记录。

6. 协作

成功实施项目需要各个团队成员在工作上的高效沟通和配合。在今天的全球经济中，知识工人必须经常与那些在公司的不同部门（往往在地球的另一端）的内部合作者以及在防火墙之外的外部合作者密切配合。（参见图4）EMC Documentum eRoom 提供了一个直观的基于Web 的环境。在此，内部和外部合作者可以共享内容、交换看法、作出决策和跟踪管理项目的提交项。

7. 公司治理和法规遵从性

公司治理倡议和严格的行业法规要求用一种端到端的方法来管理企业内容。在内容生命周期的每一点都必须使用正确的工具和策略来控制访问、提交、使用和更改。

EMC专门构建的公司治理和法规遵从性解决方案提供了一个基础结构和一套功能，它们可以管理信息的创建，存档和最终处置以实现法规遵从性目标。EMC Documentum Compliance Manager自动化了高度管控的行业中受控内容的共享和管理。EMC Documentum Records Manager允许公司创建、保护和访问记录，并根据在系统上强制实施的管理、法规或法律规则经济高效地存档或销毁记录。使用EMC Documentum的内容存档和检索解决方案集硬件、软件和服务于一体，可帮助在开放系统环境中实现法规遵从性目标。用Mobius实现的内容存档和检索解决方案集硬件、软件和服务于一体，可帮助在大型机和开放系统环境中实现法规遵从性目标。电子邮件存档经验证的解决方案利用EMC EmailXtender 的电子邮件存档和检索功能来存档来自Exchange 和Lotus 环境的电子邮件内容。EMC Centera 满足了非结构化信息的内容寻址存储的特定需求，其中包括针对法规遵从性的存档需求。EMC Centera Governance Edition 和Compliance Edition Plus 以及CentraStar操作系统为具有业务、法律或管理法规价值的信息资产提供了活动存档功能和高级保留和处置功能。活动存档可确保让有价值的信息资产能够轻松地在线存取并保持真实性，而总体拥有成本与传统介质接近。

EMC Documentum通过提供了一组集成的内容服务，首先，可以使企业的信息具有更多智能，帮助企业对非结构化数据信息提供管理，从创建到存档直到销毁。与其他解决方案不同的是，EMC Documentum在统一的停息基础架构中对所有内容类型进行管理。其次，可以精简企业协作型流程，使各种结构化和非结构化的信息，同时在一套解决方案中实现协作和业务流程的统一，从而可以有效保证企业的信息资产的保护和利用，带来企业成本的减少和效益的提高。

EMC正在帮助企业改善总体拥有成本、提高服务级别、简化复杂的基础结构。EMC Documentum是企业内容管理(ECM) 市场的领导者，其独特能力能够为所有内容类型提供了单个统一的平台，并有与协作和策略驱动的存储管理集成在一起的强大的业务流程管理功能。同时，其具有的扩展性和灵活性，使得部署规模从部门到企业，覆盖7,000 多个客户，它提供了覆盖范围最广的产品和解决方案，以及最强大的开发人员和服务提供商网络。