海泰克ERP系统上海巨盈实业应用案例

一、用户背景

上海巨盈实业有限公司始创于一九九二年，作为一家专业化的钢铁贸易企业，以“集团采购、网络分销”和“组建一支充满智慧的团队”为战略；以“巨盈——让您放心”为经营理念；以“满足客户多样性需求、提供优质完善的售后服务”为服务宗旨，经过12年的艰苦创业，现已成为一家年销钢材95万吨，销售额达42亿的大型钢铁贸易企业。

由于近几年来上海巨盈一直处于高速发展时期，随着业务的扩大，其原有的经营模式在新形势下已不能满足企业的管理需求。上海巨盈实业公司为了保证竞争优势和可持续健康发展，公司层决策居安思危，下决心引进ERP管理系统，采用成熟适用的ERP来全面提升企业的管理水平已成为当务之急。

二、慎重选型

在数月的ERP产品竞标和仔细认真的分析，经过反复比较与选择，海泰克ERP系统最终脱颖而出。在竞标中，海泰克ERP与其他软件产品比较，凸现优势：1、海泰克ERP适应性强，系统适合国情，实施风险低，见效快；2、既有先进性，又有先进性又保证了系统的安全性和稳定性；3、可根据客户做二次开发，那满足公司未来发展需要。同时，海泰克科技先进的实施法和优质的服务也是吸引上海巨盈的“法宝”之一。

上海巨盈实业有限公司负责人表示：“海泰克ERP在外贸业务和制造流程两大方面都有完善的功能模块，同时还具有人性化的界面和灵活的使用设置，我们将利用它流畅的业务管理流程、强大的功能体系以及先进的管理方法，搭建公司的信息化平台，为我们公司的生产、出口业务全面提速。”

三、ERP总体规划及实施过程

在接受该项目后,海泰克在仔细分析研究上海巨盈实业有限公司的组织结构、部门职能、业务流程和经营运作模式等方面的详细情况后,提出符合上海巨盈实业有限公司特点和需求的信息化管理整体解决方案。本方案本着以改善上海巨盈实业有限公司的业务流程/优化内部管理,提高企业核心竞争力为目的,力争做到满足上海巨盈实业有限公司在业务中的实际需求。

四、软件应用方案

海泰克Easytrade外贸ERP管理信息系统, 应用模块包括基础信息、报价合同、单证储运、财务管理、核销退税、库存管理、领导通道、电子政务、系统管理等主要9大模块及附属模块,例如:短信消息、邮件管理、通知留言等。

应用方案：

基础信息

客户管理:存贮国内外客户信息，如国别、地区、联系方式并分级别管理

供应商管理: 存贮国内外供应商信息，包括供应商生产的产品列表并分级别管理

商品库管理: 存贮商品信息，分级别管理

代码维护: 存贮国别地区、国内省份、港口、价格术语、贸易方式等基础信息

计量单位: 存贮计量单位信息，如数量、长度、面积、体积

银行信息: 存储银行的信息，如银行名称、地址等

信息分类定义: 客户、供应商等的分类，如分为重要、普通、一般客户及供应商等

财务科目定义: 定义财务常用的科目，如差旅费、交通费、通讯费等

海关编码: 可以查找到商品名称的海关编码同时提供网络搜寻

我的通讯录: 我的通讯录、客户、供应商、朋友往来联系信息，同时提供从供应商、客户资料中导入

报价与合同

报价单-出口报价: 主要处理业务前期的报价工作，可以根据已有的商品及客户信息快速生成相应的报价单，可以电子邮件方式报送给国外客户

报价单-进口报价: 主要处理业务前期的报价工作，可以根据已有的商品及客户信息快速生成相应的报价单，可以电子邮件方式报送给国内客户

询价单-出口询价: 主要是处理业务前期向国内供应商寻求价格

询价单-进口询价: 主要是处理业务前期向国外供应商寻求价格

出口合同: 主要是跟国外客户签订的一种协议，合同的建立可以自我复制或从报价单快速录入，合同需要上报审核

国内采购合同: 主要是跟国内供应商签订的一种协议，合同的建立可以自我复制或从出口合同复制快速录入，合同需要上报审核

成本测算单: 外贸业务至关重点就是成本计算，也是降低风险关键所在，该功能模块通过成本与销售收入两方面，根据外贸业务规范计算规则，自动形成衡量业务利润的各项指标，如：每美元换汇成本和实际盈亏额等

进口合同: 主要是跟国外供应商签订的一种协议，合同的建立可以自我复制或从询价单快速录入，合同需要上报审核

国内销售合同: 主要是跟国内客户签订的一种协议，合同的建立可以自我复制或从进口合同快速录入，合同需要上报审核

进口成本结算单: 进口也要考虑成本费用的问题，该模块记录了进口中涉及到的各项外部费用

进口费用: 进口中针对每票合同，业务员实际发生费用

单证储运

验货记录: 详细记录登记了每次验货的地点、验货情况等基本信息，同时支持打印发货通知

装船通知: 添写装船信息并支持打印，以便通知国外客户

收到样品: 登记收到样品后样品的信息，可导入样品图片方便查询

寄送样品: 登记寄送样品的信息，可导入样品图片方便查询

样品查询: 查询样品变化情况，并支持样品出入库单打印

信用证管理:为出口登记信用证详细信息和进口开据信用证申请，并支持打印，以便发送给银行

单证打印: 根据终审通过的出口合同打印相关单据，同时提供分单功能

财务管理

报关议付: 根据发票号登记记录出口业务中报关时间、金额，议付时间、金额等情况

付款管理: 登记记录出口业务中的付款情况，含佣金、货款等

到款结汇管理: 登记记录出口业务中到款结汇时间、金额等

财务查询: 查询出口业务合同中的付款情况和结汇情况

核销退税

核销管理: 对出口业务的核销单的新单领用、回单、核销、注销单、逾期单等进行登记管理

退税管理: 根据发票号查询业务核销及三单返回情况，同时对退税的时间、金额进行相关登记查询

退税查询: 根据发票号查询实际退税金额和时间

库存管理

入库管理: 根据产品的进口情况作入库处理，包含其他如调入等产生的入库处理，并上报审批支持打印

出库管理: 根据具体的货物流向作出库处理并上报审批支持打印

库存查询: 查询当前库存中商品的库存情况同时自动加入提醒日程

领导通道

进出口业务综合分析: 自定义任意组合查询调节、自定义任意统计方式统计分析出口业务情况，例如：可以查询不同客户的盈利情况或是不同商品的销售总金额

进出口金额利润分析: 根据每票业务审核后的实际盈亏情况，生成相关图标，为决策层提供直观决策依据。例如：领导可以选定具体某个业务员查询一定时间段内其业务盈亏状况，随时掌握业务最新动态数据

电子政务

电子报检: 向商检局报送相关数据，同时提供与九城单证的接口

服务平台: 海泰克技术支持平台为您解决产品相关技术疑问

系统管理

数据维护:适时对系统的数据库进行备份,并根据需要对系统数据库进行及时的恢复

系统设置:填入公司相关信息与标识，方便合同与单据的打印

数据初始化: 数据初始化后方便用户输入自定义信息

用户权限: 自定义设置公司部门和人员，并给相关部门所属人员按职务分配权限，方便管理

审核流程定义: 用户可根据公司内部流程设定出口合同、国内采购合同、进口合同、国内销售合同、核销退税、出入库管理的自定义审核流程

密码修改: 用户可以自己输入个性化密码进行双重加密，避免业务数据泄漏

工作进度

根据合同情况,对各种业务进展进行分析显示

日程提醒

登记个人计划并提醒,同时对以往登记计划进行查询

合同审核

对出口采购合同、国内采购合同、进口合同、国内销售合同、核销退税、出入库登记进行自定义审核，同时相关合同会自动显示其所处审核阶段

邮件管理

对公司内部邮件集中管理,邮件备份数据库避免业务数据流失

通知留言

向指定用户或部门、整个公司发送通知或留言，保证公司内部信息传输的快捷、准确、方便

短信消息

在公司内部使用避免私聊现象,方便企业管理

五、ERP应用效果 高效的运作

1、转变了管理思想,增强了企业应变能力

海泰克ERP外贸管理系统是一种先进的贸易管理思想载体,能够提供集多方优势于一身的管理思路,对传统企业的一些”疑难杂症”有着较好的”疗效”。上海巨盈公司通过本系统的相关培训和上线操作,凭借海泰克外贸业务管理系统这座”桥梁”,力争逐步适应迅速变化的国际社会环境和国际市场环境,最终达成与全球经济的无缝接轨。

2、优化了企业的组织结构和业务流程

系统在企业运作流程中增加了风险控制点,每个控制点的控制内容和责任人都落实到位,责任明确。

3、规范企业的运作,进一步提高工作效率

系统应用的最基本管理目的就是减少重复劳动,提高工作效率。。系统中广泛利用读取、自动生成等功能,实现了数据一次性输入,反复利用。使广大业务人员从繁杂/单调的单据操作事务性工作中摆脱出来,将更多的精力投入到客户挖掘,业务谈判中去。

4、提升了管理效率和管理层的决策能力

海泰克ERP外贸管理信息系统在上海巨盈实业有限公司的成功应用达成了高效、便捷、经济地进行地域信息互动。只要在电脑终端就可以实时/快速地了解业务的运作状况。另外,海泰克ERP外贸管理系统中的图形显示功能,给管理层的正确决策提供更多的科学依据。

5、降低了系统的总成本

由于海泰克ERP外贸管理系统有良好的灵活性和扩展性,上海巨盈公司在面对未来几年的业务扩展时也能应付自如,这就提升了该系统的可用性,并降低了总运营成本。

六、成功的感悟

巨盈ERP项目的成功实施，证明海泰克ERP的活力和适应性。只要产品适合，而双方又高度重视，方法得当，密切配合，ERP系统的成功应用并非难事。另外，海泰克也深切地体会到中型制造企业对ERP的迫切需求，特别是正处于快速发展中的企业，迫切地需要一套先进的管理思想和管理工具代替手工管理以解决经营管理中的瓶颈，而ERP恰恰可以做到。

ERP项目是一项庞大的系统工程，它涉及到企业管理的方方面面，企业的管理绝不是一个ERP软件能够解决的问题，企业实施ERP就是要应用ERP先进管理思想和方法，彻底革除一切不适应市场经济发展的落后管理模式，全面提升企业的管理水平，增强企业的整体素质。巨盈联合牵手海泰克，将有助于其在现有良性发展的基础上，汲取先进的管理思想、采用先进的管理模式，进一步有效提升综合竞争力并与国际经济接轨！

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